房屋承租相關(guān)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司房屋承租行為，加強房屋租賃管理，保障公司合法權(quán)益，合理控制租賃成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門因辦公、經(jīng)營等需要承租房屋的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：房屋承租活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.經(jīng)濟性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，盡量降低租賃成本，提高資源利用效率。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行房屋承租操作，確保租賃活動規(guī)范有序。二、租賃需求申請與審批（一）需求提出各部門根據(jù)工作需要，提前[X]個月向行政部門提交房屋租賃需求申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括租賃房屋的用途、面積、位置、租賃期限、預(yù)計租金預(yù)算等詳細信息。（二）需求審核行政部門收到申請后，對申請內(nèi)容的合理性、必要性進行初步審核。審核要點包括：1.是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際需求。2.申請面積是否與部門實際業(yè)務(wù)量相匹配。3.預(yù)計租金預(yù)算是否在公司規(guī)定的范圍內(nèi)。對于不符合要求的申請，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求其進行調(diào)整或補充完善。（三）審批流程1.行政部門審核通過后，將申請?zhí)峤恢练止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和部門需求，對申請進行審批，并簽署意見。2.若申請涉及較大金額或重要事項，需提交總經(jīng)理辦公會審議?？偨?jīng)理辦公會根據(jù)公司戰(zhàn)略、財務(wù)狀況等因素進行綜合決策，形成審批意見。（四）審批結(jié)果反饋行政部門負責將審批結(jié)果及時反饋給申請部門。對于審批通過的申請，進入房屋租賃洽談與簽約環(huán)節(jié)；對于審批未通過的申請，應(yīng)向申請部門說明原因。三、房屋租賃洽談（一）洽談準備行政部門根據(jù)審批通過的租賃需求，制定房屋租賃洽談方案。方案內(nèi)容包括洽談目標、洽談策略、參與人員等。同時，收集擬租賃房屋的相關(guān)信息，如房屋產(chǎn)權(quán)情況、周邊環(huán)境、配套設(shè)施等，為洽談提供參考。（二）洽談過程1.行政部門安排專人與出租方進行洽談。洽談過程中，應(yīng)明確租賃雙方的權(quán)利和義務(wù)，重點就租金、租賃期限、租金支付方式、房屋維修責任、違約責任等條款進行協(xié)商。2.對于重要條款的協(xié)商結(jié)果，應(yīng)及時記錄并形成書面文件，雙方簽字確認。在洽談過程中，如發(fā)現(xiàn)出租方存在欺詐、隱瞞重要信息等行為，應(yīng)立即終止洽談，并采取相應(yīng)措施維護公司利益。（三）洽談結(jié)果評估行政部門對洽談結(jié)果進行評估，評估內(nèi)容包括租金價格是否合理、租賃條款是否符合公司利益、租賃房屋是否滿足需求等。如認為洽談結(jié)果不理想，應(yīng)及時與出租方進行溝通協(xié)商，爭取更有利的條件。若無法達成滿意結(jié)果，應(yīng)重新啟動租賃需求申請與審批流程，尋找其他合適的租賃房源。四、房屋租賃合同簽訂（一）合同起草行政部門根據(jù)洽談結(jié)果，起草房屋租賃合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于：1.租賃房屋的基本情況，如地址、面積、用途等。2.租賃期限、租金及支付方式。3.房屋維修責任、裝修及改造規(guī)定。4.違約責任、爭議解決方式等。（二）合同審核1.合同起草完成后，行政部門將合同文本提交至法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性，確保合同不存在法律風(fēng)險。2.法務(wù)部門審核通過后，將合同文本提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門主要審核租金支付方式、費用承擔等條款是否符合公司財務(wù)規(guī)定，是否有利于公司成本控制。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。行政部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，確保合同符合各方要求。（三）合同簽署1.經(jīng)審核無誤的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與出租方簽署。簽署前，應(yīng)確保合同雙方的簽字蓋章齊全，合同文本內(nèi)容清晰、準確。2.合同簽署后，行政部門應(yīng)及時將合同原件進行歸檔保存，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、使用部門等，以便各部門按照合同約定履行職責。五、租金支付與管理（一）租金支付計劃財務(wù)部門根據(jù)租賃合同約定，制定租金支付計劃。租金支付計劃應(yīng)明確每次支付的金額、時間節(jié)點等信息，并提前通知相關(guān)部門。（二）租金支付流程1.使用部門根據(jù)租金支付計劃，在規(guī)定時間內(nèi)填寫租金支付申請單，并附上租賃合同復(fù)印件等相關(guān)資料，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對租金支付申請單進行審核，審核內(nèi)容包括申請金額是否與合同約定一致、支付時間是否符合計劃等。審核通過后，財務(wù)部門辦理租金支付手續(xù)。3.租金支付完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，并將支付憑證復(fù)印件反饋給行政部門備案。（三）租金管理監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對租金支付情況進行核對，確保租金支付準確無誤。同時，對租金支出進行統(tǒng)計分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。2.審計部門不定期對租金支付情況進行審計監(jiān)督，檢查租金支付是否合規(guī)、合理，是否存在違規(guī)操作或浪費現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。六、房屋使用與維護（一）使用規(guī)定1.使用部門應(yīng)按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。如需對房屋進行裝修、改造或增設(shè)他物，應(yīng)事先征得出租方書面同意，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.使用部門應(yīng)妥善保管租賃房屋及附屬設(shè)施設(shè)備，不得損壞或擅自拆除。如因使用不當造成房屋及設(shè)施設(shè)備損壞的，使用部門應(yīng)承擔維修或賠償責任。（二）日常維護1.行政部門負責租賃房屋的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理房屋及設(shè)施設(shè)備存在的問題。對于一般性問題，行政部門應(yīng)安排專人進行維修；對于較大問題，應(yīng)及時通知出租方，并協(xié)商解決方案。2.使用部門應(yīng)積極配合行政部門的房屋巡查和維護工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。同時，在日常使用過程中，應(yīng)注意節(jié)約水電等資源，降低能耗。（三）維修責任劃分1.因自然損耗或非使用部門原因造成的房屋及設(shè)施設(shè)備損壞，由出租方負責維修。出租方未及時履行維修義務(wù)的，使用部門可自行維修，維修費用由出租方承擔。2.因使用部門使用不當或人為造成的房屋及設(shè)施設(shè)備損壞，由使用部門負責維修或賠償。七、租賃期限管理（一）到期續(xù)租1.在租賃期限屆滿前[X]個月，行政部門應(yīng)提前了解出租方是否有續(xù)租意向，并通知使用部門。如使用部門有續(xù)租需求，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交續(xù)租申請。2.行政部門按照租賃需求申請與審批流程，對續(xù)租申請進行審核和審批。審批通過后，與出租方進行續(xù)租洽談，簽訂續(xù)租合同。（二）到期騰退1.如公司不再續(xù)租或因其他原因需要提前終止租賃合同，行政部門應(yīng)提前通知使用部門做好騰退準備。2.使用部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成房屋騰退工作，將租賃房屋及附屬設(shè)施設(shè)備清理干凈，恢復(fù)原狀。如因使用部門原因?qū)е路课菸茨馨磿r騰退，給公司造成損失的，使用部門應(yīng)承擔相應(yīng)賠償責任。八、合同變更與解除（一）變更情形1.經(jīng)租賃雙方協(xié)商一致，可以對租賃合同的部分條款進行變更。變更內(nèi)容應(yīng)簽訂書面補充協(xié)議，并作為原合同的附件。2.因不可抗力或政府行為等原因，導(dǎo)致租賃合同無法繼續(xù)履行的，租賃雙方可協(xié)商變更合同條款或解除合同。（二）解除情形1.租賃雙方協(xié)商一致，可以解除租賃合同。2.出現(xiàn)租賃合同約定的解除情形，如一方嚴重違約等，另一方有權(quán)解除合同。3.因不可抗力或政府行為等原因，導(dǎo)致租賃合同無法繼續(xù)履行，且雙方無法就變更合同條款達成一致的，可解除合同。（三）變更與解除流程1.租賃雙方提出合同變更或解除申請后，行政部門應(yīng)按照合同審核流程，對申請進行審核。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負責與出租方辦理相關(guān)手續(xù)，簽訂變更或解除協(xié)議，并及時通知相關(guān)部門。九、檔案管理（一）檔案收集行政部門負責收集房屋承租過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括租賃需求申請、審批文件、租賃合同、租金支付憑證、維修記錄等。（二）檔案整理行政部門對收集到的文件資料進行分類整理，按照時間順序、重要程度等進行編號、裝訂，確保檔案資料完整、有序。（三）檔案保管檔案資料應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件，確保檔案資料的安全。（四）檔案