貨運(yùn)企業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)貨運(yùn)企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在貨運(yùn)業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中所涉及的各類合同，包括但不限于運(yùn)輸合同、倉儲合同、貨運(yùn)代理合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)審議合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事項(xiàng)。（二）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理工作，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與合同的談判、起草、審核、簽訂等工作。3.負(fù)責(zé)合同的登記、歸檔、保管等工作。4.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。5.定期對合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂及履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時起草合同文本，并提交合同管理部門審核。2.負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行談判，協(xié)商合同條款，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求和公司利益。3.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行及變更等工作，并及時向合同管理部門反饋合同履行情況。4.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的資金收付情況進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保合同資金的安全和合規(guī)使用。其主要職責(zé)包括：1.審核合同中的資金條款，確保資金收付方式、金額、時間等符合財務(wù)規(guī)定。2.監(jiān)督合同資金的收付情況，及時核對賬目，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。3.參與合同糾紛的處理，提供財務(wù)方面的意見和建議。（五）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性進(jìn)行審查，為合同管理提供法律支持和風(fēng)險防范建議。其主要職責(zé)包括：1.審查合同文本的合法性、合規(guī)性，確保合同條款不違反法律法規(guī)及政策規(guī)定。2.對合同簽訂、履行過程中涉及的法律問題提供咨詢和建議，協(xié)助處理合同糾紛。3.參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度提出風(fēng)險防范措施。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本，并填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容，提交合同管理部門審核。2.合同管理部門對合同文本進(jìn)行形式審查，重點(diǎn)審查合同格式是否規(guī)范、條款是否完整、表述是否清晰等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。3.財務(wù)部門對合同中的資金條款進(jìn)行審核，確保資金收付符合財務(wù)規(guī)定。4.法務(wù)部門對合同的合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)及政策規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時提出修改意見。5.合同管理部門將審核通過的合同文本提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素，決定是否需要進(jìn)行集體審議。對于重大合同，應(yīng)進(jìn)行集體審議，并形成會議紀(jì)要。6.經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對方進(jìn)行談判，協(xié)商合同條款。談判過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的授權(quán)范圍進(jìn)行，不得擅自變更合同主要條款。7.談判達(dá)成一致后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組的審議意見和談判結(jié)果，修改完善合同文本，并提交公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。8.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔，并將合同履行情況定期反饋給合同管理部門。（二）合同授權(quán)管理1.公司法定代表人是合同簽訂的最高授權(quán)人。公司法定代表人可根據(jù)工作需要，授權(quán)其他人員作為合同簽訂的授權(quán)代表，并簽訂《授權(quán)委托書》。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)代表的姓名、職務(wù)、授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。2.授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行事。如因特殊情況需要變更授權(quán)范圍或延長授權(quán)期限，應(yīng)及時辦理書面變更手續(xù)。3.合同管理部門應(yīng)建立授權(quán)代表臺賬，對授權(quán)代表的授權(quán)情況進(jìn)行登記和管理，定期核對授權(quán)代表的授權(quán)范圍和授權(quán)期限，確保授權(quán)代表在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。（三）合同文本管理1.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式文本。如因業(yè)務(wù)需要，確需使用非格式文本的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門審核同意，并報公司法定代表人批準(zhǔn)。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、詳細(xì)、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義。合同中應(yīng)約定違約責(zé)任、爭議解決方式等條款，以保障合同的順利履行和雙方的合法權(quán)益。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。合同管理部門應(yīng)建立合同檔案管理制度，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、保管，確保合同檔案的安全和完整。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時間、地點(diǎn)、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。同時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤和協(xié)調(diào)工作，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時了解合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。對于重大合同，合同管理部門應(yīng)建立專門的跟蹤臺賬，詳細(xì)記錄合同履行情況。3.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因?qū)е潞贤瑹o法正常履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方，并采取積極有效的措施減少損失。同時，應(yīng)及時向合同管理部門報告情況，按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理合同變更或解除手續(xù)。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明合同變更的原因、內(nèi)容、變更后的履行期限等情況，提交合同管理部門審核。2.合同管理部門對合同變更申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同變更的必要性、合法性、合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。3.財務(wù)部門對合同變更后的資金條款進(jìn)行審核，確保資金收付符合財務(wù)規(guī)定。4.法務(wù)部門對合同變更的合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同變更條款是否符合法律法規(guī)及政策規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時提出修改意見。5.合同管理部門將審核通過的合同變更申請表提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)合同變更的性質(zhì)、金額等因素，決定是否需要進(jìn)行集體審議。對于重大合同變更，應(yīng)進(jìn)行集體審議，并形成會議紀(jì)要。6.經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對方就合同變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂《合同變更協(xié)議》。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。7.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔，并將合同變更后的履行情況定期反饋給合同管理部門。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《合同解除申請表》，詳細(xì)說明合同解除的原因、解除后的處理方式等情況，提交合同管理部門審核。2.合同管理部門對合同解除申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同解除的必要性、合法性、合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。3.財務(wù)部門對合同解除后的資金結(jié)算情況進(jìn)行審核，確保資金結(jié)算符合財務(wù)規(guī)定。4.法務(wù)部門對合同解除的合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同解除條款是否符合法律法規(guī)及政策規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時提出修改意見。5.合同管理部門將審核通過的合同解除申請表提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)合同解除的性質(zhì)、金額等因素，決定是否需要進(jìn)行集體審議。對于重大合同解除，應(yīng)進(jìn)行集體審議，并形成會議紀(jì)要。6.經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對方就合同解除事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂《合同解除協(xié)議》。合同解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及合同解除后的處理方式等內(nèi)容。7.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同解除協(xié)議副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔，并按照合同解除協(xié)議的約定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項(xiàng)、返還財物等。五、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同條款明確、合法、有效，避免因合同條款不清或違法違規(guī)導(dǎo)致合同糾紛。2.加強(qiáng)對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免問題積累導(dǎo)致合同糾紛。3.加強(qiáng)對員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范意識，確保員工在合同簽訂、履行過程中遵守法律法規(guī)及公司制度。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并積極采取措施與合同對方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，尊重事實(shí)和法律，避免情緒化處理。2.合同管理部門應(yīng)及時介入合同糾紛的處理，協(xié)助業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)證據(jù)和資料，分析糾紛原因，提出解決方案。對于重大合同糾紛，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，制定應(yīng)對策略。3.如協(xié)商無法解決合同糾紛，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟等方式解決。在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)積極配合仲裁機(jī)構(gòu)或法院的工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛處理情況向合同管理部門報告，并將相關(guān)資料整理歸檔。合同管理部門應(yīng)定期對合同糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，完善合同管理制度。六、合同檔案管理（一）檔案建立合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本副本提交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。合同管理部門應(yīng)建立合同檔案管理制度，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、授權(quán)委托書、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全和完整。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份等進(jìn)行分類存放，并建立電子檔案，便于查詢和管理。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。3.在合同檔案保管期限屆滿后，如無特殊情況，可按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀合同檔案時，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并做好銷毀記錄。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，未經(jīng)公司書面同意，不得對外提供查閱。如因工作需要確需對外提供查閱的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂流程的規(guī)范情況、合同履行情況、合同糾紛處理情況等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對合同管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、效益性等。審計(jì)部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)合同管理工作中存在的問題，并提出整改建議。3.對于監(jiān)督檢查和審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立合同管理工作考核評價制度，對各部門及相關(guān)人