修訂會議管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確各類會議的組織、流程、要求等，使會議能夠有效地傳達信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞公司目標和工作重點，注重實際效果，避免形式主義，精簡會議內(nèi)容，提高會議效率。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程等，相關人員做好充分準備，確保會議能夠順利進行并達成預期目標。3.規(guī)范有序原則：會議組織、流程、記錄等應遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保會議的嚴肅性和權威性。4.溝通協(xié)調(diào)原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分溝通，促進信息共享和工作協(xié)調(diào)，形成工作合力。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]舉行一次，如遇節(jié)假日或特殊情況，可根據(jù)實際情況調(diào)整。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人。3.會議主持：由公司總經(jīng)理或其指定人員主持。4.會議內(nèi)容工作匯報：各部門負責人匯報上周工作進展、本周工作計劃以及需要協(xié)調(diào)解決的問題。領導指示：公司領導對上周工作進行總結點評，對本周工作進行安排部署，明確工作重點和要求。溝通協(xié)調(diào)：針對各部門提出的問題，進行溝通協(xié)調(diào)，明確責任人和解決期限。5.會議組織會議通知：行政部門應提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、主題、議程等。會議材料準備：參會人員應提前準備好上周工作總結和本周工作計劃等相關材料，并在會議前提交給行政部門。行政部門負責匯總整理會議材料，并提前發(fā)放給參會人員。會議記錄：行政部門安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容應包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應在會后[X]個工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給參會人員和相關部門。（二）部門會議1.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行確定，原則上每周至少舉行一次。2.參會人員：部門全體員工。3.會議主持：由部門負責人或其指定人員主持。4.會議內(nèi)容工作安排：部門負責人傳達公司例會精神，安排部署本部門本周工作任務，明確工作重點和要求。工作進展匯報：員工匯報個人工作進展、遇到的問題及解決方案。溝通協(xié)調(diào)：針對部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)、員工之間協(xié)作等問題進行溝通交流，確保工作順利開展。5.會議組織會議通知：部門秘書負責提前[X]天向部門員工發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、主題、議程等。會議材料準備：參會人員應根據(jù)會議主題準備好相關工作材料。會議記錄：部門秘書負責會議記錄，記錄內(nèi)容應詳細準確。會議記錄應在會后[X]個工作日內(nèi)整理完畢，并提交給部門負責人審閱。（三）專項工作會議1.會議周期：根據(jù)專項工作需要確定，可定期或不定期召開。2.參會人員：與專項工作相關的部門負責人、工作人員及其他相關人員。3.會議主持：由專項工作負責人或其指定人員主持。4.會議內(nèi)容工作進展匯報：專項工作負責人匯報專項工作的進展情況、取得的成果、存在的問題及下一步工作計劃。討論研究：參會人員針對專項工作中的重點、難點問題進行討論研究，提出解決方案和建議。決策部署：根據(jù)討論結果，明確專項工作的下一步工作方向、目標任務、責任分工及時間節(jié)點等。5.會議組織會議通知：專項工作負責人應提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應詳細說明會議主題、目的、議程、參會人員要求等。會議材料準備：參會人員應提前準備好與專項工作相關的資料，如工作方案、調(diào)研報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。專項工作負責人負責匯總整理會議材料，并提前發(fā)放給參會人員。會議記錄：安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容應全面準確，重點記錄討論過程和決策結果。會議記錄應在會后[X]個工作日內(nèi)整理完畢，并提交給專項工作負責人審核。審核通過后，發(fā)送給參會人員和相關部門。（四）臨時會議1.會議發(fā)起：根據(jù)工作需要，公司領導、部門負責人或其他相關人員可發(fā)起臨時會議。2.參會人員：由發(fā)起者根據(jù)會議主題確定參會人員。3.會議主持：由發(fā)起者或其指定人員主持。4.會議內(nèi)容：根據(jù)會議主題確定，主要針對突發(fā)問題、緊急事項等進行討論研究，提出解決方案和措施。5.會議組織會議通知：發(fā)起者應及時向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應明確會議時間、地點、主題、議程等。如情況緊急，可通過電話、郵件等方式通知參會人員。會議材料準備：參會人員可根據(jù)會議要求準備相關材料。會議記錄：由發(fā)起者指定人員負責會議記錄，記錄內(nèi)容應簡潔明了，重點記錄會議討論結果和決策事項。會議記錄應在會后及時整理，并發(fā)送給參會人員。三、會議流程（一）會前準備1.確定會議主題和議程：會議組織者應根據(jù)工作需要，提前確定會議主題和議程，并報相關領導審批。2.通知參會人員：按照會議分類及組織要求，提前向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員按時參加會議。3.準備會議材料：根據(jù)會議主題和議程，準備相關會議材料，如工作報告、數(shù)據(jù)資料、文件草案等。會議材料應提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。4.安排會議場地：根據(jù)參會人數(shù)和會議類型，選擇合適的會議場地，并提前做好布置，確保會議設施設備正常運行。5.調(diào)試會議設備：會前對會議所需的音響、投影儀、麥克風等設備進行調(diào)試，確保設備正常使用，聲音清晰、圖像顯示正常。（二）會中組織1.簽到入場：參會人員應提前到達會議場地，在簽到處簽到入場。會議組織者應安排專人負責簽到工作，統(tǒng)計參會人員出勤情況。2.會議開場：會議主持人應準時宣布會議開始，介紹會議主題、議程、參會人員等基本情況，并對會議目的和要求進行說明。3.會議發(fā)言：按照會議議程安排，參會人員依次進行發(fā)言。發(fā)言應圍繞會議主題，簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關內(nèi)容。參會人員應尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話。4.討論交流：對于重要議題或需要決策的事項，應組織參會人員進行充分討論交流。討論過程中，應鼓勵參會人員積極發(fā)表意見和建議，充分溝通，形成共識。主持人應引導討論方向，確保討論有序進行。5.會議記錄：會議記錄人員應認真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結果、決策事項等。記錄應準確、完整、清晰，以便會后查閱和落實。6.會議決策：對于需要決策的事項，應在充分討論的基礎上，按照公司決策程序進行決策。決策結果應明確、具體，責任分工清晰，時間節(jié)點明確。（三）會后跟進1.會議紀要整理：會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要。會議紀要應準確概括會議主要內(nèi)容、討論結果、決策事項及責任分工等，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。2.決策事項落實：相關部門和人員應按照會議決策事項，制定具體的工作計劃和措施，明確責任人和時間節(jié)點，認真組織實施。會議組織者應負責跟蹤決策事項的落實情況，及時協(xié)調(diào)解決落實過程中遇到的問題。3.資料歸檔：會議結束后，會議組織者應將會議通知、會議材料、會議記錄、會議紀要等相關資料進行整理歸檔，妥善保存，以備查閱。四、會議紀律（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議期間接打電話、玩手機、隨意走動或交頭接耳。如有緊急情況需要處理，應離開會議場地后進行。3.參會人員應認真聽取他人發(fā)言，尊重他人意見，不得打斷他人講話。在發(fā)言時，應簡潔明了，突出重點，不得偏離會議主題，不得進行與會議無關的討論。4.參會人員應積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議，為解決問題、推動工作貢獻力量。5.參會人員應嚴格遵守會議保密制度，對于會議討論的機密事項、尚未公開的信息等，不得泄露給無關人員。（二）會議組織者紀律1.會議組織者應提前做好會議準備工作，確保會議按時召開。如因組織不力導致會議延誤或無法正常進行，應承擔相應責任。2.會議組織者應認真組織會議，維護會議秩序，引導會議順利進行。對于參會人員提出的問題和建議，應及時進行回應和處理。3.會議組織者應做好會議記錄和紀要整理工作，確保記錄準確、完整，紀要及時發(fā)送。如因記錄或紀要整理失誤導致工作延誤或出現(xiàn)問題，應承擔相應責任。4.會議組織者應負責跟蹤會議決策事項的落實情況，及時向相關領導匯報，并協(xié)調(diào)解決落實過程中遇到的問題。如因跟蹤不力導致決策事項無法落實，應承擔相應責任。五、會議考核與獎懲（一）考核標準1.參會人員考核出勤情況：遲到、早退一次扣[X]分，無故缺席一次扣[X]分。會議紀律：違反會議紀律一次扣[X]分，如接打電話、玩手機、隨意走動、交頭接耳等。發(fā)言質(zhì)量：發(fā)言內(nèi)容與會議主題無關或偏離重點，影響會議效果的，每次扣[X]分；未積極參與會議討論，未發(fā)表任何意見的，每次扣[X]分。2.會議組織者考核會議準備：因組織不力導致會議延誤或無法正常進行的，每次扣[X]分；會議材料準備不充分，影響會議效果的，每次扣[X]分。會議組織：會議秩序混亂，未及時有效維護的，每次扣[X]分；會議記錄不準確、不完整，紀要整理不及時的，每次扣[X]分。跟進落實：未跟蹤會議決策事項落實情況，導致工作延誤的，每次扣[X]分。（二）獎勵措施1.對于在會議中表現(xiàn)優(yōu)秀的參會人員，如發(fā)言精彩、提出創(chuàng)新性建議或對解決問題有突出貢獻的，給予[X]元的獎勵，并在公司內(nèi)部進行通報表揚。2.對于會議組織工作出色的會議組織者，如會議準備充分、組織有序、跟進落實到位，確保會議達到預期效果的，給予[X]元的獎勵，并在公司內(nèi)部進行通報表揚。（三）懲罰措施