系統(tǒng)erp管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司系統(tǒng)ERP的使用與管理，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用系統(tǒng)ERP進(jìn)行業(yè)務(wù)操作、管理決策等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：系統(tǒng)ERP的使用與管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確反映公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中記錄，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以便為管理決策提供及時(shí)有效的支持。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)系統(tǒng)ERP中的各類(lèi)數(shù)據(jù)信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生，涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)系統(tǒng)ERP的整體規(guī)劃、選型、實(shí)施和日常維護(hù)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.制定系統(tǒng)ERP的操作規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)及存儲(chǔ)管理，保障數(shù)據(jù)安全。4.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在系統(tǒng)ERP中的業(yè)務(wù)流程梳理和優(yōu)化，確保業(yè)務(wù)操作符合系統(tǒng)要求。2.組織本部門(mén)員工進(jìn)行系統(tǒng)ERP的操作培訓(xùn)，確保員工熟悉并正確使用系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，及時(shí)向信息管理部門(mén)反饋系統(tǒng)功能優(yōu)化建議。（三）系統(tǒng)管理員1.負(fù)責(zé)系統(tǒng)ERP的日常操作管理，包括用戶權(quán)限設(shè)置、賬號(hào)管理等。2.監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)異常情況，記錄系統(tǒng)操作日志。3.協(xié)助信息管理部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)工作，配合完成相關(guān)測(cè)試任務(wù)。（四）公司管理層1.審批系統(tǒng)ERP的重大決策，如選型、升級(jí)等。2.監(jiān)督系統(tǒng)ERP的使用情況，確保其有效支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策。3.根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)，指導(dǎo)系統(tǒng)ERP的功能優(yōu)化和應(yīng)用拓展。三、系統(tǒng)ERP使用規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.員工入職時(shí)，由系統(tǒng)管理員根據(jù)其崗位權(quán)限為其創(chuàng)建系統(tǒng)ERP賬號(hào)，并分配初始密碼。員工應(yīng)及時(shí)修改初始密碼，確保賬號(hào)安全。2.員工離職時(shí)，所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員在確認(rèn)離職手續(xù)辦理完畢后，立即停用該員工的系統(tǒng)ERP賬號(hào)，并刪除相關(guān)數(shù)據(jù)（按照公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定執(zhí)行）。3.嚴(yán)禁員工將自己的系統(tǒng)ERP賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)授權(quán)他人使用，必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在使用完畢后及時(shí)收回授權(quán)。（二）業(yè)務(wù)操作流程1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況，梳理并優(yōu)化在系統(tǒng)ERP中的業(yè)務(wù)操作流程，確保流程清晰、規(guī)范、高效。2.員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程在系統(tǒng)中進(jìn)行錄入、審批等操作，不得擅自跳過(guò)或簡(jiǎn)化流程。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，各部門(mén)應(yīng)密切配合，及時(shí)傳遞相關(guān)信息，確保業(yè)務(wù)操作的連貫性和準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行自我檢查，必要時(shí)可請(qǐng)他人協(xié)助復(fù)核。2.對(duì)于重要數(shù)據(jù)的錄入，應(yīng)進(jìn)行雙人錄入核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的一致性。3.數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理、更新和備份，保證數(shù)據(jù)的完整性和時(shí)效性。對(duì)于錯(cuò)誤或過(guò)期的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正或刪除。4.在數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在疑問(wèn)或異常情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)溝通核實(shí)，不得擅自處理。（四）查詢與報(bào)表1.員工因工作需要查詢系統(tǒng)ERP數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，不得越權(quán)查詢。2.對(duì)于系統(tǒng)生成的各類(lèi)報(bào)表，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀和分析，確保報(bào)表數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)情況。如發(fā)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與信息管理部門(mén)聯(lián)系核實(shí)。3.如需對(duì)報(bào)表進(jìn)行進(jìn)一步加工或分析，應(yīng)遵循公司數(shù)據(jù)使用和管理規(guī)定，確保數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。四、系統(tǒng)安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)進(jìn)行有效的隔離，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。2.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備，定期進(jìn)行更新和維護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.員工不得在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)，如下載非法軟件、訪問(wèn)不良網(wǎng)站等，嚴(yán)禁通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行任何形式的網(wǎng)絡(luò)賭博、詐騙等違法犯罪行為。（二）數(shù)據(jù)安全1.建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)ERP中的數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份和增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，異地存放。2.對(duì)數(shù)據(jù)備份進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工崗位和業(yè)務(wù)需求，合理分配數(shù)據(jù)訪問(wèn)級(jí)別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)相關(guān)數(shù)據(jù)。4.對(duì)涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并采取嚴(yán)格的訪問(wèn)控制措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）系統(tǒng)安全審計(jì)1.建立系統(tǒng)ERP安全審計(jì)機(jī)制，記錄和監(jiān)控系統(tǒng)操作日志，包括用戶登錄、數(shù)據(jù)修改、權(quán)限變更等操作。2.定期對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行審計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和異常操作行為，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)系統(tǒng)ERP安全情況進(jìn)行檢查和審計(jì)，提供相關(guān)資料和信息。五、系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，制定系統(tǒng)ERP年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋系統(tǒng)ERP的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程應(yīng)用等方面，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法。3.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織本部門(mén)員工按時(shí)參加培訓(xùn)，并積極配合信息管理部門(mén)完成培訓(xùn)工作。（二）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：針對(duì)系統(tǒng)ERP的通用功能和業(yè)務(wù)流程，定期組織全體員工進(jìn)行集中培訓(xùn)，由信息管理部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行授課。2.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：在員工實(shí)際操作過(guò)程中，信息管理部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)的系統(tǒng)管理員應(yīng)提供現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，及時(shí)解決員工遇到的問(wèn)題。3.在線學(xué)習(xí)：建立系統(tǒng)ERP在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供相關(guān)的培訓(xùn)資料、視頻教程等，方便員工隨時(shí)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。4.專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和員工崗位特點(diǎn)，針對(duì)特定的系統(tǒng)功能或業(yè)務(wù)模塊，組織專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，提高員工的專(zhuān)業(yè)技能。（三）培訓(xùn)效果評(píng)估1.在每次培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估方式可包括考試、實(shí)際操作考核、問(wèn)卷調(diào)查等。2.根據(jù)培訓(xùn)效果評(píng)估結(jié)果，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，確保培訓(xùn)質(zhì)量。3.將員工的培訓(xùn)成績(jī)和表現(xiàn)記錄在個(gè)人培訓(xùn)檔案中，作為員工績(jī)效考核和職業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)。（四）系統(tǒng)支持1.信息管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立系統(tǒng)ERP支持熱線或在線服務(wù)渠道，及時(shí)解答員工在使用系統(tǒng)過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.對(duì)于員工反饋的系統(tǒng)故障或問(wèn)題，信息管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，進(jìn)行故障排查和修復(fù)，并記錄問(wèn)題處理情況。3.定期收集員工對(duì)系統(tǒng)ERP的功能需求和改進(jìn)建議，對(duì)合理的建議進(jìn)行評(píng)估和采納，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能和用戶體驗(yàn)。六、系統(tǒng)升級(jí)與優(yōu)化（一）升級(jí)計(jì)劃1.信息管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)ERP的技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)、公司業(yè)務(wù)需求變化以及供應(yīng)商提供的升級(jí)信息，制定系統(tǒng)升級(jí)年度計(jì)劃。2.升級(jí)計(jì)劃應(yīng)明確升級(jí)的目標(biāo)、內(nèi)容、時(shí)間安排、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施等，確保升級(jí)工作的順利進(jìn)行。3.在制定升級(jí)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分征求各業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)和建議，確保升級(jí)后的系統(tǒng)能夠更好地滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。（二）升級(jí)實(shí)施1.在系統(tǒng)升級(jí)前，信息管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試和準(zhǔn)備工作，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)測(cè)試、用戶培訓(xùn)等，確保升級(jí)過(guò)程中數(shù)據(jù)的安全性和系統(tǒng)的穩(wěn)定性。2.升級(jí)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照升級(jí)計(jì)劃和操作手冊(cè)進(jìn)行操作，密切監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理升級(jí)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.升級(jí)完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的系統(tǒng)測(cè)試和驗(yàn)收工作，確保系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，組織相關(guān)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉升級(jí)后的系統(tǒng)操作。（三）優(yōu)化改進(jìn)1.定期對(duì)系統(tǒng)ERP的運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)估和分析，收集用戶反饋和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問(wèn)題和不足之處。2.根據(jù)評(píng)估分析結(jié)果，制定系統(tǒng)優(yōu)化改進(jìn)方案，明確優(yōu)化的目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施步驟和責(zé)任人等。3.系統(tǒng)優(yōu)化改進(jìn)工作應(yīng)在不影響公司正常業(yè)務(wù)運(yùn)行的前提下進(jìn)行，確保優(yōu)化后的系統(tǒng)能夠提高公司運(yùn)營(yíng)效率和管理水平。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：考核員工錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率，以系統(tǒng)記錄的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)數(shù)量為依據(jù)進(jìn)行評(píng)估。2.操作規(guī)范性：檢查員工在系統(tǒng)ERP中的業(yè)務(wù)操作是否符合規(guī)定的流程和操作規(guī)范，通過(guò)系統(tǒng)操作日志和實(shí)際業(yè)務(wù)檢查進(jìn)行考核。3.系統(tǒng)應(yīng)用能力：評(píng)估員工對(duì)系統(tǒng)ERP的功能掌握程度和應(yīng)用能力，可通過(guò)實(shí)際業(yè)務(wù)操作考核、系統(tǒng)問(wèn)題解決能力等方面進(jìn)行考核。4.培訓(xùn)參與度：考核員工參加系統(tǒng)ERP培訓(xùn)的出勤率、培訓(xùn)成績(jī)以及對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握情況。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在系統(tǒng)ERP使用過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性高、操作規(guī)范、能夠積極提出系統(tǒng)優(yōu)化建議并被采納等，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式可包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)積極參與系統(tǒng)ERP培訓(xùn)，成績(jī)優(yōu)異且在實(shí)際工作中能夠有效運(yùn)用所學(xué)知識(shí)的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)員工不斷提升系統(tǒng)應(yīng)用能力。（三）懲罰措施1.對(duì)于因操作失誤導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)流程混亂的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績(jī)效扣分等處罰。2.對(duì)于違反系統(tǒng)ERP使用規(guī)范和安全管理制度的員工，如擅自越權(quán)操作、泄露數(shù)據(jù)等，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理