辦公室使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室的使用，提高辦公效率，確保辦公環(huán)境的安全、整潔與有序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要進(jìn)入公司辦公室區(qū)域的外來人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室的使用由公司行政部門統(tǒng)一規(guī)劃和管理，確保資源合理配置。2.安全第一原則：保障辦公區(qū)域的人員安全和財(cái)產(chǎn)安全，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。3.文明辦公原則：倡導(dǎo)文明辦公，保持良好的辦公秩序和環(huán)境衛(wèi)生。二、辦公室區(qū)域劃分與使用（一）辦公區(qū)域劃分1.公司根據(jù)部門職能和人員數(shù)量，劃分不同的辦公區(qū)域，包括開放式辦公區(qū)、獨(dú)立辦公室、會議室、接待室、公共休息區(qū)等。2.各部門根據(jù)分配的辦公區(qū)域進(jìn)行辦公，不得擅自占用其他部門的辦公空間。（二）開放式辦公區(qū)使用1.開放式辦公區(qū)內(nèi)的辦公桌椅由公司統(tǒng)一配備，員工應(yīng)按照指定位置使用，不得隨意更換。2.員工應(yīng)保持開放式辦公區(qū)內(nèi)的整潔和衛(wèi)生，個(gè)人辦公區(qū)域內(nèi)的文件、資料、辦公用品等應(yīng)擺放整齊，不得隨意堆放。3.開放式辦公區(qū)內(nèi)應(yīng)保持安靜，員工在工作時(shí)間內(nèi)不得大聲喧嘩、播放音樂或進(jìn)行其他影響他人工作的行為。（三）獨(dú)立辦公室使用1.獨(dú)立辦公室由公司根據(jù)職位和工作需要分配給相應(yīng)人員使用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自更換或轉(zhuǎn)讓。2.獨(dú)立辦公室使用者應(yīng)妥善保管辦公室內(nèi)的財(cái)物，離開辦公室時(shí)應(yīng)關(guān)閉門窗、電器設(shè)備等，確保安全。3.獨(dú)立辦公室使用者如需對辦公室進(jìn)行裝修或改造，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（四）會議室使用1.公司會議室分為大會議室、小會議室等，各部門如需使用會議室，應(yīng)提前向行政部門預(yù)約。2.預(yù)約時(shí)應(yīng)說明使用時(shí)間、會議主題、參會人數(shù)等信息，行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。3.使用會議室的部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)清理會議室，保持會議室的整潔和衛(wèi)生。4.會議室的設(shè)備設(shè)施由行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，使用者應(yīng)正確使用，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（五）接待室使用1.接待室用于公司對外接待來訪客人，由行政部門負(fù)責(zé)安排和管理。2.接待人員應(yīng)熱情接待來訪客人，為客人提供必要的服務(wù)，如茶水、咖啡等。3.接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)清理接待室，保持接待室的整潔和衛(wèi)生。（六）公共休息區(qū)使用1.公共休息區(qū)為員工提供休息和交流的場所，員工應(yīng)自覺維護(hù)休息區(qū)的秩序和衛(wèi)生。2.休息區(qū)內(nèi)的設(shè)施設(shè)備由公司統(tǒng)一配備，員工應(yīng)正確使用，不得隨意損壞。3.休息區(qū)內(nèi)禁止吸煙、亂扔垃圾等行為，保持休息區(qū)的整潔和舒適。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.公司辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購，各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，提前向行政部門提交辦公用品采購申請。2.行政部門根據(jù)各部門的申請，結(jié)合辦公用品庫存情況，制定采購計(jì)劃，經(jīng)審批后進(jìn)行采購。3.辦公用品采購應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。（二）辦公用品的發(fā)放1.行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作，根據(jù)各部門的實(shí)際需求，定期發(fā)放辦公用品。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)取和管理，領(lǐng)取時(shí)應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表。3.辦公用品領(lǐng)用登記表應(yīng)記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）辦公用品的使用1.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，愛護(hù)辦公設(shè)備，避免浪費(fèi)。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理和使用，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.辦公用品如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。（四）辦公用品的盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保辦公用品的賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)填寫辦公用品盤點(diǎn)表，記錄辦公用品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息，與辦公用品領(lǐng)用登記表進(jìn)行核對。3.如發(fā)現(xiàn)辦公用品賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整和處理，并將盤點(diǎn)結(jié)果上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。四、辦公設(shè)備管理（一）辦公設(shè)備的配置1.公司根據(jù)工作需要，為員工配置必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。2.辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)由公司行政部門根據(jù)公司實(shí)際情況制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）辦公設(shè)備的使用1.員工應(yīng)正確使用辦公設(shè)備，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。2.辦公設(shè)備如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。3.在使用辦公設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告行政部門，以免造成更大的損失。（三）辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔、檢查、調(diào)試、更換零部件等，具體維護(hù)與保養(yǎng)計(jì)劃由行政部門制定并執(zhí)行。3.員工應(yīng)配合行政部門做好辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)工作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（四）辦公設(shè)備的報(bào)廢與更新1.辦公設(shè)備因使用年限已久、損壞嚴(yán)重或技術(shù)落后等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，由行政部門提出報(bào)廢申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.辦公設(shè)備報(bào)廢后，行政部門應(yīng)及時(shí)清理設(shè)備，并做好相關(guān)記錄。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，行政部門應(yīng)及時(shí)提出辦公設(shè)備的更新計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購和配置。五、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)劃分1.公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任區(qū)劃分制度，各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。2.公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生由行政部門負(fù)責(zé)組織清掃和維護(hù)，各部門應(yīng)積極配合。（二）環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、干凈，地面無垃圾、無污漬，門窗玻璃明亮干凈。2.辦公桌椅、文件柜等辦公家具應(yīng)擺放整齊，表面無灰塵。3.垃圾桶應(yīng)及時(shí)清理，垃圾不得外溢，保持垃圾站內(nèi)清潔衛(wèi)生。4.公共區(qū)域應(yīng)定期進(jìn)行消毒，預(yù)防疾病傳播。（三）環(huán)境衛(wèi)生檢查與考核1.行政部門定期對辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入部門績效考核。2.對于環(huán)境衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的部門，行政部門應(yīng)下達(dá)整改通知，要求其限期整改。3.對在環(huán)境衛(wèi)生管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。六、安全管理（一）安全責(zé)任1.公司實(shí)行安全責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)人為本部門安全管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門的安全工作。2.員工應(yīng)遵守公司安全管理制度，自覺維護(hù)辦公區(qū)域的安全，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（二）安全措施1.辦公區(qū)域應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、應(yīng)急照明等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.員工應(yīng)熟悉消防器材的使用方法和安全疏散通道，掌握基本的消防安全知識和應(yīng)急逃生技能。3.辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，禁止使用明火，如需進(jìn)行動火作業(yè)，應(yīng)提前辦理動火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。4.員工離開辦公室時(shí)應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，妥善保管好個(gè)人財(cái)物，防止被盜。5.行政部門應(yīng)定期組織安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對存在的安全問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。（三）安全事故處理1.發(fā)生安全事故時(shí)，現(xiàn)場人員應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和行政部門，并采取必要的應(yīng)急措施，防止事故擴(kuò)大。2.行政部門應(yīng)及時(shí)組織人員對安全事故進(jìn)行調(diào)查和處理，查明事故原因，分清責(zé)任，提出處理意見。3.對因工作失誤或違反安全管理制度導(dǎo)致安全事故的部門和個(gè)人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。七、保密管理（一）保密范圍1.公司各類文件、資料、檔案、數(shù)據(jù)等涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等均屬于保密范圍。2.員工在工作過程中知悉的公司內(nèi)部信息、業(yè)務(wù)情況、財(cái)務(wù)狀況等也屬于保密范圍。（二）保密措施1.公司對保密信息實(shí)行分級管理，根據(jù)信息的重要程度和保密要求，分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級。2.涉及保密信息的文件、資料等應(yīng)標(biāo)明保密等級，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、專人保管等。3.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露公司保密信息，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將保密信息帶出公司或提供給無關(guān)人員。4.在使用辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)時(shí)，員工應(yīng)遵守相關(guān)的保密規(guī)定，不得在