2025年廣東省涉外經(jīng)濟合同檔案管理規(guī)定本合同（以下簡稱"本合同"）由以下雙方于廣東省市區(qū)簽訂，共同遵守：甲方（合同甲方）：名稱：地址：法定代表人：聯(lián)絡方式：乙方（合同乙方）：名稱：地址：法定代表人：聯(lián)絡方式：鑒于甲乙雙方在廣東省境內(nèi)開展經(jīng)濟活動，并涉及跨境或境外經(jīng)濟交往，為規(guī)范涉外經(jīng)濟合同檔案的管理，確保檔案的完整性和安全性，根據(jù)相關法律法規(guī)和政策，特制定本合同。第一章總則第一條目的和依據(jù)本合同旨在規(guī)范廣東省涉外經(jīng)濟合同檔案的管理，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用。本合同的制定依據(jù)包括但不限于《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國涉外經(jīng)濟合同法》等相關法律法規(guī)，以及廣東省檔案管理相關規(guī)定。第二條適用范圍本合同適用于廣東省境內(nèi)所有涉外經(jīng)濟合同的檔案管理。涉外經(jīng)濟合同是指中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)、自然人等與境外企業(yè)、自然人或其他經(jīng)濟組織簽訂的具有法律效力的經(jīng)濟合同。第三條檔案管理原則合同雙方應共同遵守國家和地方關于檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。檔案管理應堅持真實、完整、安全、高效的原則，確保檔案的準確性和可用性。檔案的管理應符合合同雙方的共同利益，兼顧社會公共利益。第二章檔案管理要求與規(guī)范第四條檔案的歸檔范圍涉外經(jīng)濟合同的正本和副本；合同訂立過程中形成的各類文件，包括但不限于洽商記錄、會議紀要、意向書、備忘錄等；合同履行過程中形成的文件，包括但不限于通知、函件、驗收單、結算單、支付憑證等；合同變更、解除或終止的文件；其他與合同相關的重要文件。第五條檔案的歸檔要求檔案的整理應符合國家和地方檔案管理的相關標準，確保分類科學、編號合理、排列有序；檔案的制作應使用durable（耐久）的書寫材料，確保檔案的長期保存；涉外合同的外文資料應提供準確的中文譯文，并加蓋翻譯機構或雙方確認章；電子檔案應符合國家電子文件管理標準，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性；檔案歸檔應在合同履行完畢后個月內(nèi)完成，特殊情況需報相關部門批準后適當延長。第六條檔案的保存與利用檔案存放在符合安全、防潮、防塵、防蟲、防火、防盜等條件的檔案室或檔案庫房內(nèi)；檔案的借閱需經(jīng)檔案管理員審批，并辦理借閱登記手續(xù)；檔案的利用應遵守相關法律法規(guī)和檔案管理制度，不得損毀、涂改、偽造或擅自復制；涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取必要的保密措施；檔案的保存期限不得少于合同履行期限加年，特殊情況需另行報批。第七條檔案的移交與處置檔案管理員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；檔案的移交應按照相關規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的完整性和交接手續(xù)的完備性；停止使用的檔案應按照相關規(guī)定進行處置，不得隨意丟棄或銷毀；對于達到保存期限的檔案，應按照相關規(guī)定進行鑒定和審批后，方可進行銷毀或轉存。第三章法律責任第八條違反檔案管理規(guī)定的責任合同雙方未按照本合同規(guī)定歸檔、保存、利用或移交檔案的，視為違反合同約定，應承擔相應的違約責任；檔案管理人員因玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊等行為導致檔案損毀、丟失、泄露的，應依法承擔法律責任；違反國家檔案管理法律法規(guī)的，由行政主管部門依法處理；構成犯罪的，依法追究刑事責任。第九條免責條款因不可抗力導致檔案損毀、丟失的，合同雙方可免除相應責任；因第三方原因導致檔案損毀、丟失的，合同雙方應根據(jù)具體情況協(xié)商處理；其他依法可免除責任的情形。第四章附則第十條合同的變更與補充本合同履行過程中，如需變更或補充，應經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。第十一條合同的生效與終止本合同自簽訂之日起生效，至合同雙方履行完畢所有義務且檔案管理無遺留問題后終止；本合同終止后，雙方應根據(jù)相關規(guī)定完成檔案的移交工作。第十二條其他約定本合同未盡事宜，按相關法律法規(guī)和政策執(zhí)行；本合同一式份，甲乙雙方各執(zhí)一份，其余副本用于報備或存檔；本合同的簽訂地為中華人民共和國廣東省市區(qū)，如發(fā)生爭議，雙方應協(xié)商解決；協(xié)商不成的，向人民法院提起訴訟。第十三條合同編號本合同編號為：。第十四條訂立地點本合同訂立地點為：。第十五條訂立日期本合同訂立日期為：年月日。甲方（蓋章）：法定代表人或授權代表簽字：日期：年月日乙方（蓋章）：法定代