房屋租賃合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司房屋租賃管理，規(guī)范房屋租賃行為，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房屋租賃活動，包括辦公用房、員工宿舍等各類房屋的租賃。（三）基本原則1.合法性原則：房屋租賃活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.經(jīng)濟性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制租賃成本，提高房屋使用效益。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行房屋租賃操作，確保租賃行為規(guī)范、有序。二、租賃需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前向行政部門提交房屋租賃需求申請。申請應(yīng)明確租賃房屋的用途、面積、位置、租賃期限等具體要求。2.對于新增業(yè)務(wù)或特殊項目導(dǎo)致的房屋租賃需求，需同時提供詳細的業(yè)務(wù)說明和預(yù)算安排。（二）需求審核1.行政部門收到申請后，對需求的合理性、必要性進行初步審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)需求與公司戰(zhàn)略的契合度、現(xiàn)有房屋資源的可調(diào)配性等。2.對于涉及較大金額或重要業(yè)務(wù)的租賃需求，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審，綜合考慮公司財務(wù)狀況、運營成本、市場環(huán)境等因素，提出審核意見。（三）需求調(diào)整1.在租賃需求執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)變化等原因需要調(diào)整租賃房屋的相關(guān)要求，需求部門應(yīng)及時向行政部門提交變更申請。2.行政部門對變更申請進行審核，評估變更對租賃計劃、成本等方面的影響，并按規(guī)定程序進行審批。三、房屋租賃信息收集與篩選（一）信息收集渠道1.行政部門通過多種渠道收集房屋租賃信息，包括但不限于房產(chǎn)中介機構(gòu)、房地產(chǎn)網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)論壇等。2.與長期合作的房產(chǎn)中介建立良好的合作關(guān)系，定期獲取其提供的優(yōu)質(zhì)房源信息。3.關(guān)注公司周邊區(qū)域的房屋出租動態(tài)，主動與業(yè)主或房東進行溝通聯(lián)系。（二）信息篩選標準1.根據(jù)公司租賃需求，對收集到的房屋租賃信息進行篩選。篩選標準包括房屋位置、面積、戶型、配套設(shè)施、租賃價格、租賃期限、產(chǎn)權(quán)情況等。2.優(yōu)先選擇交通便利、周邊配套完善、符合公司業(yè)務(wù)需求且價格合理的房屋。3.對房屋的產(chǎn)權(quán)情況進行核實，確保租賃房屋產(chǎn)權(quán)清晰，不存在產(chǎn)權(quán)糾紛或抵押等問題。（三）實地考察1.對于篩選出的意向房源，行政部門組織相關(guān)人員進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括房屋的實際狀況、周邊環(huán)境、安全設(shè)施等。2.在實地考察過程中，詳細記錄房屋的各項情況，拍攝照片或視頻資料，作為評估和決策的依據(jù)。3.與業(yè)主或房東進行溝通交流，了解其租賃要求和條件，協(xié)商租賃細節(jié)。四、租賃合同簽訂（一）合同起草與審核1.行政部門根據(jù)實地考察情況和協(xié)商結(jié)果，起草房屋租賃合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、租賃房屋的基本情況、租賃期限、租金及支付方式、押金、房屋維修與保養(yǎng)、違約責任等條款。2.合同起草完成后，提交公司法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、完整性和風險防范措施，提出修改意見。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，行政部門對合同進行修改完善，確保合同符合法律法規(guī)要求和公司利益。（二）合同審批1.修改后的合同提交公司管理層進行審批。審批流程按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，審批內(nèi)容包括合同條款的合理性、租賃成本的控制、對公司業(yè)務(wù)的影響等。2.管理層審批通過后，合同方可正式簽訂。（三）合同簽訂1.合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表與業(yè)主或房東簽訂。簽訂過程中，仔細核對合同條款，確保雙方簽字蓋章齊全，合同生效。2.合同簽訂后，行政部門負責留存合同原件，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、使用部門等，以便各部門按照合同要求履行職責。五、租金支付與管理（一）租金支付方式1.租金支付方式應(yīng)在租賃合同中明確約定。一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付租金，確保支付記錄清晰可查。2.如因特殊情況需要采用其他支付方式，需經(jīng)公司財務(wù)部門審核同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）租金支付流程1.財務(wù)部門根據(jù)租賃合同約定的租金支付時間和金額，提前編制租金支付計劃。2.在租金支付日前，財務(wù)部門向行政部門核實租賃房屋的使用情況及相關(guān)費用結(jié)算情況。3.行政部門確認無誤后，向財務(wù)部門提供租金支付申請及相關(guān)資料。財務(wù)部門審核通過后，按照支付計劃進行租金支付操作。（三）租金發(fā)票管理1.業(yè)主或房東應(yīng)按照租賃合同約定及時提供租金發(fā)票。行政部門負責跟蹤租金發(fā)票的開具情況，確保公司能夠及時取得合法有效的發(fā)票。2.收到租金發(fā)票后，行政部門應(yīng)進行審核，核對發(fā)票內(nèi)容與租賃合同是否一致。審核無誤后，將發(fā)票提交給財務(wù)部門進行入賬處理。六、房屋使用與管理（一）使用部門職責1.使用部門負責租賃房屋的日常使用和管理，確保房屋的安全、整潔和正常使用。2.按照租賃合同約定的用途使用房屋，不得擅自改變房屋用途或進行違規(guī)改造。3.如發(fā)現(xiàn)房屋存在安全隱患或損壞情況，應(yīng)及時向行政部門報告，并配合做好維修和整改工作。（二）行政部門職責1.行政部門負責對租賃房屋進行定期檢查和維護，確保房屋設(shè)施設(shè)備完好，滿足公司使用需求。2.協(xié)調(diào)解決房屋使用過程中出現(xiàn)的問題，如與業(yè)主或房東的溝通協(xié)調(diào)、鄰里糾紛處理等。3.監(jiān)督使用部門的房屋使用情況，對違規(guī)使用行為進行制止和糾正。（三）房屋安全管理1.加強租賃房屋的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.定期組織安全檢查，重點檢查房屋的消防設(shè)施、電氣設(shè)備、門窗鎖具等，確保安全設(shè)施齊全有效。3.對員工進行安全教育培訓，提高員工的安全意識和應(yīng)急處置能力。七、房屋維修與保養(yǎng)（一）維修責任劃分1.租賃合同應(yīng)明確房屋維修責任的劃分。一般情況下，房屋主體結(jié)構(gòu)的維修由業(yè)主或房東負責，室內(nèi)設(shè)施設(shè)備的維修由公司負責。2.對于因公司使用不當導(dǎo)致的房屋損壞，公司應(yīng)承擔維修費用；對于因自然損耗或不可抗力等原因?qū)е碌姆课輷p壞，按照合同約定處理。（二）維修申請與審批1.使用部門發(fā)現(xiàn)房屋需要維修時，應(yīng)填寫維修申請單，詳細說明維修內(nèi)容、維修原因等。2.維修申請單提交給行政部門，行政部門根據(jù)維修情況進行審核。對于一般性維修，行政部門可直接安排維修人員進行維修；對于較大規(guī)?；驈?fù)雜的維修項目，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行評估，提出維修方案和預(yù)算，報公司管理層審批。（三）維修實施1.行政部門根據(jù)審批后的維修方案，選擇合適的維修單位或維修人員進行維修。維修過程中，行政部門應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保維修質(zhì)量和進度。2.維修完成后，使用部門對維修結(jié)果進行驗收。驗收合格后，行政部門辦理維修費用結(jié)算手續(xù)。八、租賃期限管理（一）續(xù)租管理1.在租賃期限屆滿前，行政部門應(yīng)提前了解公司的續(xù)租需求。如公司有續(xù)租意向，行政部門應(yīng)與業(yè)主或房東進行溝通協(xié)商，爭取續(xù)租優(yōu)惠條件。2.根據(jù)協(xié)商結(jié)果，起草續(xù)租合同，按照合同簽訂流程進行審批和簽訂。（二）提前解約管理1.如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要提前解約房屋租賃合同，行政部門應(yīng)提前通知業(yè)主或房東，并按照合同約定承擔相應(yīng)的違約責任。2.提前解約申請需提交公司管理層審批，審批通過后，行政部門負責與業(yè)主或房東辦理解約手續(xù)，妥善處理相關(guān)事宜。九、合同檔案管理（一）檔案收集1.行政部門負責收集房屋租賃合同及相關(guān)資料，包括租賃合同原件、租金支付憑證、發(fā)票、維修記錄、房屋交接清單等。2.對收集到的檔案資料進行整理、分類，確保資料齊全、完整。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對檔案進行編號、登記，建立檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱房屋租賃合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在行政部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對房屋租賃管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括租賃合同執(zhí)行情況、租金支付情況、房屋使用與管理情況、維修與保養(yǎng)情況等。2.行政部門負責組織實施監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。