數(shù)字檔案資產管理制度一、總則（一）目的為加強公司數(shù)字檔案資產管理，確保數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在數(shù)字檔案資產的形成、收集、整理、存儲、保管、利用、銷毀等過程中的管理活動。（三）定義1.數(shù)字檔案資產：指公司在各項業(yè)務活動中形成的，具有保存價值的電子文件、電子數(shù)據、數(shù)字化檔案等，以數(shù)字形式存在并通過計算機系統(tǒng)進行管理和利用的資產。2.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸?shù)奈募?.電子數(shù)據：指公司在業(yè)務活動中產生的各類數(shù)據信息，包括但不限于業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據、客戶資料、技術文檔等。4.數(shù)字化檔案：指將傳統(tǒng)紙質檔案或其他載體檔案通過數(shù)字化手段轉化而成的數(shù)字檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司數(shù)字檔案資產實行統(tǒng)一領導、分級管理。由公司檔案管理部門負責數(shù)字檔案資產的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，各部門負責本部門數(shù)字檔案資產的具體管理工作。2.全程管理原則：對數(shù)字檔案資產的形成、收集、整理、存儲、保管、利用、銷毀等全過程進行管理，確保數(shù)字檔案資產在各個環(huán)節(jié)的質量和安全。3.規(guī)范標準原則：遵循國家和行業(yè)有關數(shù)字檔案管理的規(guī)范標準，制定公司統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標準和流程，確保數(shù)字檔案資產的規(guī)范化管理。4.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，保障數(shù)字檔案資產的安全，防止數(shù)字檔案資產的泄露、篡改和丟失。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司數(shù)字檔案資產管理制度、標準和流程，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司數(shù)字檔案資產的存儲架構和管理系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案資產的集中存儲和有效管理。3.指導和監(jiān)督各部門數(shù)字檔案資產的形成、收集、整理、存儲、保管、利用等工作，定期進行檢查和評估。4.負責公司數(shù)字檔案資產的數(shù)字化轉換工作，組織對重要檔案進行數(shù)字化處理，并確保數(shù)字化質量。5.建立和維護公司數(shù)字檔案資產目錄數(shù)據庫，實現(xiàn)數(shù)字檔案資產的快速檢索和利用。6.負責公司數(shù)字檔案資產的安全管理，制定安全策略和應急預案，保障數(shù)字檔案資產的安全存儲和傳輸。7.組織開展數(shù)字檔案資產的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序對已過保管期限或失去保存價值的數(shù)字檔案資產進行銷毀處理。8.負責與外部相關機構進行溝通協(xié)調，開展數(shù)字檔案資產的交流與合作，推動數(shù)字檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。（二）各部門職責1.負責本部門數(shù)字檔案資產的形成、收集、整理、存儲、保管和利用工作，確保數(shù)字檔案資產的真實、完整和及時歸檔。2.按照公司數(shù)字檔案資產管理制度和標準，對本部門數(shù)字檔案資產進行分類、編號、著錄等工作，建立本部門數(shù)字檔案資產的明細清單。3.定期向公司檔案管理部門移交本部門形成的數(shù)字檔案資產，并協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)字檔案資產的整理、存儲和利用工作。4.負責本部門數(shù)字檔案資產存儲設備的日常維護和管理，確保設備的正常運行和數(shù)據安全。5.嚴格遵守公司數(shù)字檔案資產安全保密規(guī)定，對涉及本部門的數(shù)字檔案資產嚴格保密，防止泄露。6.根據工作需要，向公司檔案管理部門提出數(shù)字檔案資產利用申請，并配合檔案管理部門做好相關利用工作。（三）員工職責1.嚴格遵守公司數(shù)字檔案資產管理制度，在工作中積極主動地做好數(shù)字檔案資產的形成、收集和整理工作。2.妥善保管個人在工作中使用的數(shù)字檔案資產存儲設備，不得擅自將存儲設備帶出公司或轉借他人，確保設備和數(shù)據的安全。3.在使用數(shù)字檔案資產時，嚴格按照規(guī)定的權限和流程進行操作，不得擅自修改、刪除或傳播數(shù)字檔案資產。4.發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案資產存在問題或安全隱患時，及時向所在部門負責人或公司檔案管理部門報告，并配合做好相關處理工作。三、數(shù)字檔案資產的形成與收集（一）數(shù)字檔案資產的形成1.公司各部門在業(yè)務活動中應按照國家和行業(yè)有關規(guī)定，及時、準確地形成各類數(shù)字檔案資產。數(shù)字檔案資產的形成應遵循真實、完整、規(guī)范的原則，確保其能夠準確反映公司業(yè)務活動的全過程。2.數(shù)字檔案資產的形成應采用電子文件生成系統(tǒng)或其他數(shù)字化手段，確保數(shù)字檔案資產的原始性和可讀性。電子文件生成系統(tǒng)應具備電子簽名、版本控制、元數(shù)據記錄等功能，以保證電子文件的真實性和完整性。3.在數(shù)字檔案資產形成過程中，應明確文件的責任者、形成時間、內容摘要、密級等信息，并按照規(guī)定進行分類和編號。（二）數(shù)字檔案資產的收集1.各部門應定期對本部門形成的數(shù)字檔案資產進行收集和整理，確保數(shù)字檔案資產的及時歸檔。收集的數(shù)字檔案資產應包括電子文件的原始數(shù)據、相關元數(shù)據以及數(shù)字化檔案的數(shù)字化副本等。2.對于業(yè)務活動中產生的零散數(shù)字檔案資產，各部門應指定專人負責收集，并按照規(guī)定的分類和編號規(guī)則進行整理。收集過程中應注意檢查數(shù)字檔案資產的完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。3.涉及多個部門的業(yè)務項目，由項目牽頭部門負責組織相關部門對項目過程中形成的數(shù)字檔案資產進行統(tǒng)一收集和整理，并按照項目檔案管理的要求進行歸檔。四、數(shù)字檔案資產的整理與存儲（一）數(shù)字檔案資產的整理1.檔案管理部門應按照公司數(shù)字檔案資產分類方案，對收集到的數(shù)字檔案資產進行分類整理。分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，便于數(shù)字檔案資產的管理和利用。2.對數(shù)字檔案資產進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號應包括全宗號、分類號、年度號、保管期限號、件號等要素，確保數(shù)字檔案資產在整個管理系統(tǒng)中的準確標識。3.對數(shù)字檔案資產進行著錄，著錄內容應包括文件題名、責任者、形成時間、保管期限、密級、格式、來源等信息。著錄應準確、完整，以便于數(shù)字檔案資產的檢索和利用。4.建立數(shù)字檔案資產目錄數(shù)據庫，將整理好的數(shù)字檔案資產目錄信息錄入數(shù)據庫，實現(xiàn)數(shù)字檔案資產目錄的電子化管理和快速檢索。（二）數(shù)字檔案資產的存儲1.公司應建立專門的數(shù)字檔案資產存儲系統(tǒng)，采用先進的存儲技術和設備，確保數(shù)字檔案資產的安全存儲。存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據備份、存儲擴展、數(shù)據恢復等功能，以應對可能出現(xiàn)的數(shù)據丟失或損壞情況。2.數(shù)字檔案資產應進行分級存儲，根據數(shù)字檔案資產的重要性、使用頻率等因素，將其存儲在不同級別的存儲設備上。對于重要的數(shù)字檔案資產，應采用多種存儲介質進行備份，并分別存儲在不同的地理位置。3.定期對數(shù)字檔案資產存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。檢查內容包括存儲設備的硬件狀態(tài)、存儲容量、數(shù)據完整性等。發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理，確保數(shù)字檔案資產的安全存儲。4.建立數(shù)字檔案資產存儲環(huán)境的安全管理制度，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，保障數(shù)字檔案資產存儲環(huán)境的安全。五、數(shù)字檔案資產的保管與利用（一）數(shù)字檔案資產的保管1.檔案管理部門應指定專人負責數(shù)字檔案資產的保管工作，明確保管人員的職責和權限。保管人員應定期對數(shù)字檔案資產進行檢查和核對，確保數(shù)字檔案資產的安全和完整。2.建立數(shù)字檔案資產保管臺賬，詳細記錄數(shù)字檔案資產的入庫時間、保管期限、存儲位置、利用情況等信息。保管臺賬應定期進行更新，確保賬物相符。3.對數(shù)字檔案資產的存儲介質進行標識和管理，注明存儲的數(shù)字檔案資產內容、保管期限、密級等信息。存儲介質應存放在安全、干燥、通風的環(huán)境中，并定期進行盤點。4.嚴格遵守數(shù)字檔案資產的保管期限規(guī)定，對已過保管期限的數(shù)字檔案資產，應按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀處理。（二）數(shù)字檔案資產的利用1.公司員工因工作需要利用數(shù)字檔案資產時，應填寫《數(shù)字檔案資產利用申請表》，注明利用目的、利用內容、利用期限等信息，并提交所在部門負責人審批。2.檔案管理部門根據審批后的《數(shù)字檔案資產利用申請表》，為利用者提供相應的數(shù)字檔案資產，并按照規(guī)定的利用方式和權限進行操作。利用方式包括查閱、借閱、復制等。3.對于涉及公司機密或敏感信息的數(shù)字檔案資產，利用者應嚴格遵守公司保密規(guī)定，不得擅自傳播或泄露。檔案管理部門應在利用過程中進行監(jiān)督，確保數(shù)字檔案資產的安全。4.利用者應在規(guī)定的利用期限內歸還數(shù)字檔案資產，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案資產有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。5.檔案管理部門應定期對數(shù)字檔案資產的利用情況進行統(tǒng)計和分析，總結利用規(guī)律和存在的問題，為數(shù)字檔案資產的管理和優(yōu)化提供依據。六、數(shù)字檔案資產的安全管理（一）安全策略制定1.檔案管理部門應制定數(shù)字檔案資產安全策略，明確安全管理目標、安全管理措施、安全責任等內容。安全策略應根據公司業(yè)務特點和數(shù)字檔案資產的重要性進行制定，確保數(shù)字檔案資產的安全。2.安全策略應包括網絡安全策略、數(shù)據安全策略、系統(tǒng)安全策略等方面。網絡安全策略應采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)却胧?，防止外部網絡攻擊；數(shù)據安全策略應包括數(shù)據備份、數(shù)據加密、數(shù)據訪問控制等措施，保障數(shù)據的安全；系統(tǒng)安全策略應定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和修復，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（二）安全技術措施1.采用先進的安全技術手段，對數(shù)字檔案資產存儲系統(tǒng)進行安全防護。如安裝防病毒軟件、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止病毒、黑客等攻擊。2.對數(shù)字檔案資產進行加密處理，確保數(shù)據在傳輸和存儲過程中的保密性。加密算法應符合國家相關標準和規(guī)定，加密密鑰應妥善保管。3.建立數(shù)字檔案資產訪問控制機制，根據用戶的角色和權限，對數(shù)字檔案資產的訪問進行嚴格控制。只有經過授權的用戶才能訪問相應的數(shù)字檔案資產，防止未經授權的訪問和數(shù)據泄露。4.定期對數(shù)字檔案資產存儲系統(tǒng)進行安全審計，記錄和分析系統(tǒng)操作日志，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。安全審計應包括用戶登錄、數(shù)據訪問、系統(tǒng)配置更改等方面的審計。（三）安全應急處置1.制定數(shù)字檔案資產安全應急預案，明確應急處置流程、應急處置責任、應急處置資源等內容。應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.建立應急處置團隊，明確團隊成員的職責和分工。應急處置團隊應具備應急響應能力，能夠在數(shù)字檔案資產安全事件發(fā)生時迅速采取措施進行處置。3.定期對數(shù)字檔案資產進行備份，并將備份數(shù)據存儲在不同的地理位置。在發(fā)生安全事件時，能夠及時恢復數(shù)據，減少損失。4.及時報告數(shù)字檔案資產安全事件，按照應急預案進行處置。安全事件報告應包括事件發(fā)生的時間、地點、影響范圍、事件性質等信息，并采取相應的措施進行調查和處理。七、數(shù)字檔案資產的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.數(shù)字檔案資產的鑒定應遵循全面審查、客觀公正、注重效益的原則。全面審查數(shù)字檔案資產的內容、來源、形成時間、保管期限等因素，客觀公正地判斷其保存價值。2.鑒定工作應充分考慮公司業(yè)務發(fā)展的需要和數(shù)字檔案資產的歷史價值，確保具有重要保存價值的數(shù)字檔案資產得到妥善保管。（二）鑒定組織與程序1.檔案管理部門負責組織數(shù)字檔案資產的鑒定工作，成立鑒定小組。鑒定小組應由檔案管理部門、業(yè)務部門、技術部門等相關人員組成，確保鑒定工作的全面性和專業(yè)性。2.鑒定小組按照公司數(shù)字檔案資產鑒定標準和流程，對數(shù)字檔案資產進行逐一審查。審查內容包括數(shù)字檔案資產的完整性、準確性、真實性、關聯(lián)性、時效性等方面。3.根據審查結果，鑒定小組對數(shù)字檔案資產的保存價值進行評估，提出鑒定意見。鑒定意見應明確數(shù)字檔案資產是否具有保存價值，如需繼續(xù)保存，應確定其保管期限；如失去保存價值，應提出銷毀建議。4.鑒定意見經檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領導審批。經審批同意的鑒定意見作為數(shù)字檔案資產鑒定和銷毀的依據。（三）銷毀程序1.對于已過保管期限或失去保存價值的數(shù)字檔案資產，檔案管理部門應按照審批后的鑒定意見組織銷毀。銷毀前應制定銷毀清單，詳細記錄數(shù)字檔案資產的名稱、數(shù)量、存儲位置等信息。2.銷毀數(shù)字檔案資產應采用安全可靠的方式進行，確保數(shù)據無法恢復。銷毀方式可包括物理銷毀（如粉碎存儲介質）、邏輯銷毀（如格式化存儲設備）等。3.銷毀過程應進行