活動由誰主辦管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司活動主辦主體的確定，確?；顒硬邉潯⒔M織與執(zhí)行的高效性、專業(yè)性和責(zé)任明確性，保障活動的順利開展并達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類會議、培訓(xùn)、團(tuán)建、慶典、營銷推廣等活動。（三）基本原則1.職責(zé)明確原則：明確各部門在活動主辦中的職責(zé)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的工作推諉和效率低下。2.專業(yè)匹配原則：根據(jù)活動的性質(zhì)和專業(yè)要求，由最具相關(guān)專業(yè)能力和經(jīng)驗的部門主辦，以確?；顒淤|(zhì)量。3.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)原則：活動主辦部門應(yīng)與其他相關(guān)部門密切配合，共同完成活動的各項任務(wù)，同時公司層面進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，保障活動順利推進(jìn)。二、活動主辦部門職責(zé)（一）活動發(fā)起部門1.提出活動發(fā)起需求，填寫《活動發(fā)起申請表》，詳細(xì)說明活動的目的、主題、時間、地點、參與人員、預(yù)計規(guī)模、活動內(nèi)容、預(yù)算等信息。2.對活動的必要性和可行性進(jìn)行初步評估，確?；顒优c公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求相符。3.在申請表中明確建議的主辦部門，并闡述理由。（二）主辦部門1.全面負(fù)責(zé)活動的策劃、組織、實施和總結(jié)工作。2.制定活動詳細(xì)計劃，包括活動流程、任務(wù)分工、時間節(jié)點、資源需求等，并確保計劃的合理性和可操作性。3.負(fù)責(zé)活動宣傳推廣工作，制定宣傳方案，確定宣傳渠道和方式，制作宣傳資料，吸引相關(guān)人員參與活動。4.組織活動所需資源的籌備，如場地租賃、設(shè)備采購、物資準(zhǔn)備、餐飲安排、嘉賓邀請等，確保資源的及時到位和質(zhì)量符合要求。5.負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的布置、組織和協(xié)調(diào)，保障活動的順利進(jìn)行，處理現(xiàn)場突發(fā)情況。6.活動結(jié)束后，及時進(jìn)行總結(jié)評估，撰寫活動總結(jié)報告，分析活動效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。7.負(fù)責(zé)活動相關(guān)費用的預(yù)算編制、費用控制和報銷工作，確保費用支出合理合規(guī)。（三）協(xié)辦部門1.根據(jù)主辦部門的要求，提供必要的協(xié)助和支持，如人員調(diào)配、專業(yè)技術(shù)支持、信息資源共享等。2.配合主辦部門完成活動籌備和實施過程中的相關(guān)工作任務(wù)，積極參與活動現(xiàn)場的組織和協(xié)調(diào)。3.協(xié)助主辦部門進(jìn)行活動宣傳推廣，擴(kuò)大活動影響力。（四）其他相關(guān)部門1.根據(jù)活動需求，在各自職責(zé)范圍內(nèi)提供支持和配合，如行政部門負(fù)責(zé)提供辦公場地、車輛等資源；財務(wù)部門負(fù)責(zé)活動費用的審核和支付；人力資源部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)人員安排等。2.對活動主辦部門的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確?；顒臃瞎疽?guī)定和要求。三、活動主辦部門確定流程（一）活動發(fā)起活動發(fā)起部門按照要求填寫《活動發(fā)起申請表》，提交至公司管理層或指定的活動統(tǒng)籌管理部門。（二）初步審核1.公司管理層或活動統(tǒng)籌管理部門對活動發(fā)起申請表進(jìn)行初步審核，重點審查活動的必要性、可行性、預(yù)算合理性等。2.對于不符合要求的活動申請，及時反饋給發(fā)起部門并說明原因，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充完善。（三）主辦部門建議評估1.發(fā)起部門在申請表中建議的主辦部門，由活動統(tǒng)籌管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行評估。2.評估內(nèi)容包括建議主辦部門的專業(yè)能力、資源狀況、過往活動經(jīng)驗、與活動主題和內(nèi)容的匹配度等。3.根據(jù)評估結(jié)果，如認(rèn)為建議主辦部門不合適，活動統(tǒng)籌管理部門可與發(fā)起部門溝通，提出調(diào)整建議。（四）主辦部門確定1.在綜合考慮活動性質(zhì)、專業(yè)要求、部門職責(zé)、資源狀況等因素后，由公司管理層或活動統(tǒng)籌管理部門最終確定活動主辦部門。2.將確定的主辦部門通知活動發(fā)起部門和相關(guān)部門，并明確各部門在活動中的職責(zé)和任務(wù)。四、活動籌備管理（一）計劃制定1.主辦部門根據(jù)活動要求和確定的時間節(jié)點，制定詳細(xì)的活動籌備計劃，明確各項籌備工作的責(zé)任人、完成時間和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.籌備計劃應(yīng)包括但不限于活動策劃方案、宣傳推廣計劃、資源籌備計劃、現(xiàn)場布置方案、活動執(zhí)行流程、應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。3.將活動籌備計劃提交至活動統(tǒng)籌管理部門審核，審核通過后按照計劃組織實施。（二）資源籌備1.主辦部門根據(jù)籌備計劃，負(fù)責(zé)活動所需資源的籌備工作。2.對于場地租賃，應(yīng)提前考察場地，確保場地符合活動要求，并簽訂租賃合同。3.設(shè)備采購應(yīng)根據(jù)活動需求選擇合適的設(shè)備供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價和采購，確保設(shè)備質(zhì)量和按時到貨。4.物資準(zhǔn)備包括活動所需的辦公用品、宣傳資料、禮品、道具等，應(yīng)提前采購、清點和保管。5.餐飲安排應(yīng)根據(jù)活動規(guī)模和預(yù)算，選擇合適的餐飲供應(yīng)商，確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和菜單。6.嘉賓邀請應(yīng)提前確定邀請對象，發(fā)送邀請函或通知，跟進(jìn)嘉賓確認(rèn)情況，確保嘉賓按時出席。（三）宣傳推廣1.主辦部門制定活動宣傳方案，明確宣傳目標(biāo)、宣傳渠道、宣傳內(nèi)容和宣傳時間安排。2.宣傳渠道可包括公司內(nèi)部公告、郵件通知、社交媒體平臺、行業(yè)網(wǎng)站、線下海報等。3.制作宣傳資料，如活動海報、宣傳冊、邀請函等，確保宣傳資料內(nèi)容準(zhǔn)確、吸引人。4.根據(jù)宣傳方案，及時發(fā)布宣傳信息，跟蹤宣傳效果，根據(jù)反饋情況調(diào)整宣傳策略。（四）現(xiàn)場布置1.主辦部門根據(jù)活動主題和內(nèi)容，設(shè)計活動現(xiàn)場布置方案，包括舞臺搭建、背景布置、燈光音響效果、座位安排等。2.組織人員按照布置方案進(jìn)行現(xiàn)場布置，確保布置工作按時完成，且布置效果符合預(yù)期。3.在活動現(xiàn)場設(shè)置指示標(biāo)識、簽到臺、休息區(qū)等功能區(qū)域，方便參與人員活動。（五）活動預(yù)演1.在活動正式舉辦前，主辦部門組織相關(guān)人員進(jìn)行活動預(yù)演，按照活動執(zhí)行流程模擬活動全過程。2.通過預(yù)演，檢查各項籌備工作的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確?；顒赢?dāng)天順利進(jìn)行。3.預(yù)演過程中，對活動流程、人員配合、現(xiàn)場效果等進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議，優(yōu)化活動方案。五、活動執(zhí)行管理（一）現(xiàn)場組織1.活動當(dāng)天，主辦部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任現(xiàn)場總指揮，全面負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的組織和協(xié)調(diào)工作。2.按照活動執(zhí)行流程，有序組織參與人員入場、簽到、就座等，確?；顒訙?zhǔn)時開始。3.協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)工作人員的工作，保障活動順利進(jìn)行，及時處理現(xiàn)場突發(fā)情況。（二）活動流程把控1.嚴(yán)格按照活動策劃方案和執(zhí)行流程推進(jìn)活動，確保活動環(huán)節(jié)緊湊、有序。2.主持人應(yīng)熟悉活動流程和內(nèi)容，把控活動節(jié)奏，引導(dǎo)活動順利進(jìn)行。3.對于活動中的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵內(nèi)容，如領(lǐng)導(dǎo)講話、頒獎儀式、表演節(jié)目等，要提前做好準(zhǔn)備，確保順利完成。（三）人員管理1.對活動現(xiàn)場工作人員進(jìn)行合理分工，明確各自職責(zé)，確保各項工作有人負(fù)責(zé)。2.加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其熟悉活動流程和工作要求，提高工作效率和質(zhì)量。3.關(guān)注工作人員的工作狀態(tài)，及時給予支持和鼓勵，確保工作人員以良好的精神面貌投入工作。（四）后勤保障1.保障活動現(xiàn)場的物資供應(yīng)，如飲用水、文具、應(yīng)急藥品等，及時補(bǔ)充消耗的物資。2.做好活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，確保參與人員的人身安全和財產(chǎn)安全，維護(hù)活動秩序。3.安排專人負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生工作，保持現(xiàn)場環(huán)境整潔。六、活動費用管理（一）預(yù)算編制1.主辦部門根據(jù)活動計劃和資源籌備情況，編制活動費用預(yù)算，預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項費用支出項目和金額。2.活動費用預(yù)算包括但不限于場地租賃費用、設(shè)備采購費用、物資采購費用、餐飲費用、宣傳費用、嘉賓費用、工作人員勞務(wù)費用等。3.將活動費用預(yù)算提交至財務(wù)部門審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和預(yù)算管理要求進(jìn)行審核，提出修改意見。（二）費用控制1.主辦部門在活動籌備和執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制費用支出，確保費用不超支。2.對于因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)提前提交書面申請，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。3.財務(wù)部門定期對活動費用支出情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正費用支出中的問題。（三）費用報銷1.活動結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時整理活動費用報銷憑證，按照公司財務(wù)報銷制度進(jìn)行報銷。2.報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、合同、審批文件等相關(guān)資料，確保報銷憑證真實、合法、有效。3.財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報銷支付。七、活動總結(jié)與評估（一）總結(jié)報告撰寫1.活動結(jié)束后，主辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)撰寫活動總結(jié)報告，總結(jié)報告應(yīng)包括活動基本情況、活動目標(biāo)達(dá)成情況、活動執(zhí)行情況、活動效果評估、經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)、改進(jìn)建議等內(nèi)容。2.活動效果評估可從參與人員滿意度、活動影響力、業(yè)務(wù)目標(biāo)達(dá)成情況等方面進(jìn)行分析評價。3.總結(jié)報告應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容詳實、分析客觀，能夠為今后的活動組織提供參考。（二）評估會議召開1.由活動統(tǒng)籌管理部門組織召開活動評估會議，邀請活動主辦部門、協(xié)辦部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參與人員參加。2.在評估會議上，主辦部門匯報活動總結(jié)報告內(nèi)容，參會人員對活動進(jìn)行評價和討論，提出意見和建議。3.根據(jù)評估會議的討論結(jié)果，對活動主辦部門的工作進(jìn)行評價，肯定成績，指出不足，明確改進(jìn)方向。（三）經(jīng)驗教訓(xùn)分享與改進(jìn)1.主辦部門將活動總結(jié)報告和評估會議結(jié)果進(jìn)行整理，形成活動經(jīng)驗教訓(xùn)分享資料，在公司內(nèi)部進(jìn)行分享，供其他部門參考借鑒。2.根據(jù)活動中發(fā)現(xiàn)的問題和提出的改進(jìn)建議，制定具體的改進(jìn)措施，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，納入公司活動管理的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司管理層和活動統(tǒng)籌管理部門對活動主辦部門的工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保活動按照計劃和要求順利進(jìn)行。2.定期檢查活動籌備和執(zhí)行情況，包括計劃落實情況、資源籌備情況、現(xiàn)場組織情況、費用控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促主辦部門整改。3.設(shè)立活動監(jiān)督舉報渠道，接受公司內(nèi)部員工對活動組織過程中違規(guī)行為的舉報，對舉報情況進(jìn)行調(diào)查核實，嚴(yán)肅處理違規(guī)行為。（二）考核指標(biāo)1.活動目標(biāo)達(dá)成率：考核活動是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，如參與人數(shù)、業(yè)務(wù)目標(biāo)完成情況等。2.活動質(zhì)量：從活動策劃、組織、執(zhí)行、效果等方面對活動質(zhì)量進(jìn)行評價。3.費用控制：考核活動費用是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。4.參與人員滿意度：通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場反饋等方式收集參與人員對活動的滿意度評價。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將活動主辦部門的考核結(jié)果與部門績效掛鉤，作為部門和員工績效