乳粉追溯管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司乳粉產(chǎn)品質(zhì)量安全管理，規(guī)范乳粉追溯管理工作，保障消費(fèi)者權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司乳粉產(chǎn)品從原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、儲(chǔ)存運(yùn)輸?shù)戒N售等全過程的追溯管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保追溯信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映乳粉產(chǎn)品的來源、流向及相關(guān)質(zhì)量信息。2.及時(shí)性原則：及時(shí)記錄和更新追溯信息，保證在需要時(shí)能夠快速、有效地提供追溯服務(wù)。3.可追溯性原則：建立完善的追溯體系，使每一批次乳粉產(chǎn)品均可追溯到源頭，實(shí)現(xiàn)從原料到成品的全程追蹤。二、職責(zé)分工（一）質(zhì)量控制部門1.負(fù)責(zé)制定和完善乳粉追溯管理制度及相關(guān)流程。2.組織開展乳粉追溯系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理工作。3.對(duì)追溯信息進(jìn)行審核、分析，確保追溯數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。4.定期對(duì)追溯系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)建議。（二）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)乳粉原材料供應(yīng)商的資質(zhì)審核和管理，確保供應(yīng)商提供的原材料信息可追溯。2.收集、整理原材料采購(gòu)信息，包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、采購(gòu)日期、品種、數(shù)量等，并及時(shí)傳遞給質(zhì)量控制部門。3.配合質(zhì)量控制部門做好原材料追溯相關(guān)工作，如提供采購(gòu)合同、檢驗(yàn)報(bào)告等資料。（三）生產(chǎn)部門1.按照追溯管理制度要求，規(guī)范生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)操作記錄，確保生產(chǎn)環(huán)節(jié)信息可追溯。2.負(fù)責(zé)記錄生產(chǎn)設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)班次、操作人員等信息，并及時(shí)上傳至追溯系統(tǒng)。3.對(duì)生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的不合格產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離和記錄，詳細(xì)說明不合格原因、處理措施等，納入追溯體系。（四）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)乳粉產(chǎn)品的出入庫(kù)管理，準(zhǔn)確記錄產(chǎn)品的入庫(kù)時(shí)間、批次、數(shù)量、存放位置等信息，并及時(shí)更新追溯系統(tǒng)。2.定期對(duì)庫(kù)存乳粉進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，同時(shí)將盤點(diǎn)結(jié)果反饋給質(zhì)量控制部門。3.做好倉(cāng)庫(kù)溫濕度等環(huán)境條件的記錄，保證產(chǎn)品儲(chǔ)存環(huán)境符合要求，并與追溯信息相關(guān)聯(lián)。（五）銷售部門1.收集、整理乳粉產(chǎn)品銷售信息，包括客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、銷售日期、品種、數(shù)量等，并及時(shí)傳遞給質(zhì)量控制部門。2.協(xié)助質(zhì)量控制部門處理消費(fèi)者關(guān)于乳粉追溯的查詢和投訴，提供相關(guān)銷售記錄和產(chǎn)品信息。（六）信息管理部門1.負(fù)責(zé)乳粉追溯系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.根據(jù)各部門需求，對(duì)追溯系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化和升級(jí)，保障追溯工作的順利開展。3.負(fù)責(zé)追溯數(shù)據(jù)的備份和存儲(chǔ)管理，按照規(guī)定期限保存追溯數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。三、追溯信息內(nèi)容及采集（一）原材料追溯信息1.供應(yīng)商信息：包括供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式等。2.原材料信息：品種、規(guī)格、產(chǎn)地、采購(gòu)日期、批次、數(shù)量、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)等。3.采購(gòu)合同信息：合同編號(hào)、簽訂日期、采購(gòu)條款等。（二）生產(chǎn)過程追溯信息1.生產(chǎn)計(jì)劃信息：生產(chǎn)批次、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.生產(chǎn)設(shè)備信息：設(shè)備編號(hào)、型號(hào)、運(yùn)行參數(shù)、維護(hù)記錄等。3.生產(chǎn)操作信息：生產(chǎn)班次、操作人員姓名、操作時(shí)間、操作環(huán)節(jié)等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)信息：半成品、成品檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、不合格處理記錄等。（三）倉(cāng)儲(chǔ)信息1.入庫(kù)信息：入庫(kù)日期、批次、數(shù)量、存放倉(cāng)庫(kù)、庫(kù)位等。2.庫(kù)存管理信息：庫(kù)存數(shù)量變化記錄、盤點(diǎn)記錄、溫濕度記錄等。3.出庫(kù)信息：出庫(kù)日期、客戶名稱、銷售訂單編號(hào)、出庫(kù)數(shù)量、運(yùn)輸方式等。（四）銷售信息1.客戶信息：客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、購(gòu)買日期、購(gòu)買產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.銷售訂單信息：訂單編號(hào)、簽訂日期、銷售價(jià)格、付款方式等。（五）追溯信息采集方式1.手工記錄：對(duì)于一些無法通過系統(tǒng)自動(dòng)采集的信息，如生產(chǎn)操作記錄、倉(cāng)庫(kù)溫濕度記錄等，采用手工填寫紙質(zhì)記錄，定期整理后錄入追溯系統(tǒng)。2.系統(tǒng)錄入：采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售等部門在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)及時(shí)錄入相關(guān)追溯信息，確保信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.傳感器采集：在生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)安裝傳感器設(shè)備，自動(dòng)采集溫濕度、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)等信息，并與追溯系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。四、追溯系統(tǒng)建設(shè)與管理（一）系統(tǒng)選型與建設(shè)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和追溯管理要求，選擇合適的乳粉追溯系統(tǒng)軟件。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，能夠滿足從原材料到銷售全過程的追溯需求。2.由信息管理部門負(fù)責(zé)追溯系統(tǒng)的建設(shè)工作，與軟件供應(yīng)商密切合作，確保系統(tǒng)的功能定制開發(fā)符合公司實(shí)際業(yè)務(wù)流程。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，要充分考慮數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性，采取必要的安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、定期備份等，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（二）系統(tǒng)培訓(xùn)與使用1.質(zhì)量控制部門組織對(duì)各部門相關(guān)人員進(jìn)行追溯系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能應(yīng)用。培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)登錄、信息錄入、查詢統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等方面。2.各部門在實(shí)際工作中要嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程使用追溯系統(tǒng)，確保追溯信息的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入。對(duì)于系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給信息管理部門進(jìn)行處理。3.定期對(duì)追溯系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和完善。（三）系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)管理1.信息管理部門負(fù)責(zé)追溯系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)的運(yùn)行監(jiān)控、故障排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的完整性。2.建立健全追溯數(shù)據(jù)管理制度，明確數(shù)據(jù)的錄入、審核、存儲(chǔ)、使用、刪除等流程和權(quán)限。對(duì)追溯數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，按照規(guī)定期限保存相關(guān)數(shù)據(jù)，以便查詢和追溯。3.加強(qiáng)對(duì)追溯數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改追溯數(shù)據(jù)。對(duì)涉及商業(yè)秘密和敏感信息的數(shù)據(jù)，要采取嚴(yán)格的保密措施。五、追溯流程（一）內(nèi)部查詢流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢?nèi)榉圩匪菪畔r(shí)，填寫《乳粉追溯信息查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢產(chǎn)品批次等相關(guān)信息。2.將申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交質(zhì)量控制部門。3.質(zhì)量控制部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在追溯系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果反饋給申請(qǐng)部門。（二）消費(fèi)者查詢流程1.消費(fèi)者通過公司官方網(wǎng)站、客服熱線、微信公眾號(hào)等渠道提出乳粉追溯查詢申請(qǐng)，提供產(chǎn)品批次、購(gòu)買日期、購(gòu)買渠道等相關(guān)信息。2.客服人員收到查詢申請(qǐng)后，進(jìn)行初步登記和核實(shí)，將相關(guān)信息傳遞給質(zhì)量控制部門。3.質(zhì)量控制部門在追溯系統(tǒng)中查詢?cè)摦a(chǎn)品的追溯信息，并整理成詳細(xì)的追溯報(bào)告。4.客服人員將追溯報(bào)告反饋給消費(fèi)者，向消費(fèi)者詳細(xì)說明產(chǎn)品的原材料來源、生產(chǎn)過程、倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的信息，解答消費(fèi)者疑問。（三）政府部門及監(jiān)管機(jī)構(gòu)查詢流程1.當(dāng)政府部門及監(jiān)管機(jī)構(gòu)因監(jiān)管需要查詢公司乳粉追溯信息時(shí)，由公司指定專人負(fù)責(zé)接待，并按照要求提供相關(guān)資料和信息。2.質(zhì)量控制部門協(xié)助專人在追溯系統(tǒng)中查詢所需信息，并按照政府部門及監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求，提供追溯報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等資料。3.對(duì)于政府部門及監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的追溯相關(guān)問題，及時(shí)進(jìn)行溝通和解答，配合做好監(jiān)管工作。六、追溯信息安全與保密（一）信息安全管理1.建立追溯信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)追溯系統(tǒng)及相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。2.采取技術(shù)措施保障追溯信息安全，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)龋乐雇獠烤W(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)追溯系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（二）信息保密措施1.對(duì)涉及乳粉追溯的商業(yè)秘密、敏感信息等進(jìn)行嚴(yán)格保密，制定保密制度和保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制追溯信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查詢和使用相關(guān)信息。對(duì)追溯信息的使用進(jìn)行記錄，確保信息使用的可追溯性。3.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致追溯信息泄露。七、追溯記錄與檔案管理（一）追溯記錄要求1.各部門要按照本制度規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄乳粉追溯相關(guān)信息，記錄應(yīng)清晰、可辨、易于保存。2.追溯記錄應(yīng)使用規(guī)范的格式和術(shù)語，注明記錄日期、記錄人、記錄內(nèi)容等信息。3.對(duì)于紙質(zhì)追溯記錄，應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失；對(duì)于電子追溯記錄，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）追溯檔案管理1.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)建立乳粉追溯檔案，對(duì)追溯記錄進(jìn)行分類整理、歸檔保存。追溯檔案應(yīng)包括原材料追溯檔案、生產(chǎn)過程追溯檔案、倉(cāng)儲(chǔ)追溯檔案、銷售追溯檔案等。2.追溯檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和產(chǎn)品批次進(jìn)行編號(hào)，便于查詢和管理。檔案內(nèi)容應(yīng)包括追溯記錄原件、相關(guān)證明材料、分析報(bào)告等。3.追溯檔案的保存期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，一般不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后[X]年。保存期滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量控制部門定期對(duì)各部門乳粉追溯管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括追溯信息的采集、錄入、存儲(chǔ)、查詢等環(huán)節(jié)。2.采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、系統(tǒng)數(shù)據(jù)比對(duì)等方式，對(duì)追溯工作進(jìn)行全面評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出整改要求。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，責(zé)令相關(guān)部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）考核機(jī)制1.建立乳粉追溯管理工作考核機(jī)制，將追溯