技術(shù)文件外發(fā)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文件的外發(fā)行為，確保技術(shù)信息的安全、準(zhǔn)確和及時(shí)傳遞，防止技術(shù)秘密的泄露，提高公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有合作關(guān)系的外部單位和個(gè)人在技術(shù)文件外發(fā)過程中的管理。三、管理原則1.安全第一原則：技術(shù)文件的外發(fā)必須以確保公司技術(shù)秘密的安全為首要前提，采取嚴(yán)格的保密措施。2.合法合規(guī)原則：技術(shù)文件的外發(fā)必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得違反保密協(xié)議和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)條款。3.審批授權(quán)原則：技術(shù)文件的外發(fā)必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批授權(quán)程序，確保外發(fā)的必要性和合理性。4.責(zé)任追究原則：對(duì)于違反本管理制度規(guī)定的行為，將追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括行政責(zé)任、民事責(zé)任和刑事責(zé)任。四、技術(shù)文件的定義本制度所稱技術(shù)文件是指公司在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等過程中形成的各種技術(shù)資料、圖紙、說明書、操作規(guī)程、配方、工藝參數(shù)等，包括但不限于以下類型：1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品圖紙、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)說明、電氣原理圖等。2.工藝文件：包括工藝流程、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。3.技術(shù)報(bào)告：包括研發(fā)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量分析報(bào)告等。4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。5.其他與技術(shù)相關(guān)的文件。技術(shù)文件的分類與分級(jí)一、分類根據(jù)技術(shù)文件的內(nèi)容和用途，可將其分為以下幾類：1.核心技術(shù)文件：涉及公司核心技術(shù)和關(guān)鍵工藝的文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、核心配方等。2.重要技術(shù)文件：對(duì)公司產(chǎn)品的性能、質(zhì)量有重要影響的文件，如關(guān)鍵工藝參數(shù)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。3.一般技術(shù)文件：對(duì)公司產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售等有一定影響的文件，如操作規(guī)程、產(chǎn)品說明書等。二、分級(jí)根據(jù)技術(shù)文件的機(jī)密程度和重要性，可將其分為以下幾級(jí)：1.絕密級(jí)：涉及公司最高級(jí)別的技術(shù)秘密，如尚未公開的研發(fā)成果、核心技術(shù)配方等，只有公司高層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)研發(fā)人員有權(quán)知曉。2.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要的技術(shù)秘密，如關(guān)鍵工藝參數(shù)、重要技術(shù)方案等，只有公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員有權(quán)知曉。3.秘密級(jí)：涉及公司一般的技術(shù)秘密，如操作規(guī)程、產(chǎn)品說明書等，只有公司相關(guān)部門和人員有權(quán)知曉。4.公開級(jí)：不涉及公司技術(shù)秘密的文件，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公開的技術(shù)資料等，可以向外部單位和個(gè)人公開。技術(shù)文件的外發(fā)流程一、外發(fā)申請(qǐng)1.內(nèi)部部門之間的技術(shù)文件外發(fā)，由需求部門填寫《技術(shù)文件外發(fā)申請(qǐng)表》（見附件1），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，交技術(shù)文件管理部門辦理。2.公司與外部單位和個(gè)人之間的技術(shù)文件外發(fā)，由需求部門填寫《技術(shù)文件外發(fā)申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，交技術(shù)文件管理部門審核，再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.《技術(shù)文件外發(fā)申請(qǐng)表》應(yīng)注明外發(fā)文件的名稱、編號(hào)、版本、密級(jí)、數(shù)量、用途、接收單位或個(gè)人等信息。二、審核與審批1.技術(shù)文件管理部門收到《技術(shù)文件外發(fā)申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，包括外發(fā)文件的密級(jí)、用途、接收單位或個(gè)人等是否符合規(guī)定。2.技術(shù)文件管理部門審核通過后，將《技術(shù)文件外發(fā)申請(qǐng)表》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)收到《技術(shù)文件外發(fā)申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，決定是否批準(zhǔn)外發(fā)。4.對(duì)于涉及絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)技術(shù)文件的外發(fā)申請(qǐng)，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)報(bào)公司總經(jīng)理審批。三、簽訂保密協(xié)議1.對(duì)于公司與外部單位和個(gè)人之間的技術(shù)文件外發(fā)，在批準(zhǔn)外發(fā)前，應(yīng)與接收單位或個(gè)人簽訂保密協(xié)議（見附件2），明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。四、文件復(fù)制與交付1.技術(shù)文件管理部門根據(jù)《技術(shù)文件外發(fā)申請(qǐng)表》的審批結(jié)果，安排專人對(duì)需要外發(fā)的技術(shù)文件進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上注明外發(fā)文件的名稱、編號(hào)、版本、密級(jí)、數(shù)量、用途、接收單位或個(gè)人等信息。2.技術(shù)文件管理部門將復(fù)制好的技術(shù)文件交付給需求部門，并辦理交接手續(xù)。3.需求部門將技術(shù)文件交付給接收單位或個(gè)人，并辦理交接手續(xù)。五、跟蹤與反饋1.技術(shù)文件管理部門應(yīng)對(duì)外發(fā)的技術(shù)文件進(jìn)行跟蹤，了解其使用情況和效果。2.接收單位或個(gè)人在使用技術(shù)文件過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或有建議，應(yīng)及時(shí)反饋給技術(shù)文件管理部門。3.技術(shù)文件管理部門應(yīng)根據(jù)接收單位或個(gè)人的反饋意見，及時(shí)對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行修訂和完善。技術(shù)文件的回收與銷毀一、回收1.當(dāng)外發(fā)的技術(shù)文件使用完畢或需要收回時(shí)，由需求部門填寫《技術(shù)文件回收申請(qǐng)表》（見附件3），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，交技術(shù)文件管理部門辦理。2.技術(shù)文件管理部門收到《技術(shù)文件回收申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)安排專人到接收單位或個(gè)人處回收技術(shù)文件，并辦理交接手續(xù)。3.對(duì)于需要銷毀的技術(shù)文件，技術(shù)文件管理部門應(yīng)在回收后及時(shí)進(jìn)行銷毀。二、銷毀1.對(duì)于需要銷毀的技術(shù)文件，技術(shù)文件管理部門應(yīng)填寫《技術(shù)文件銷毀申請(qǐng)表》（見附件4），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)技術(shù)文件的銷毀，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.技術(shù)文件管理部門應(yīng)在批準(zhǔn)的銷毀范圍內(nèi)，對(duì)需要銷毀的技術(shù)文件進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄（見附件5）。4.銷毀技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)采取安全可靠的方式，確保技術(shù)文件的內(nèi)容無法恢復(fù)。技術(shù)文件外發(fā)的保密措施一、技術(shù)文件的存儲(chǔ)與管理1.公司應(yīng)建立專門的技術(shù)文件存儲(chǔ)場(chǎng)所，采取嚴(yán)格的門禁、監(jiān)控等安全措施，確保技術(shù)文件的安全存儲(chǔ)。2.技術(shù)文件管理部門應(yīng)建立技術(shù)文件管理臺(tái)賬，對(duì)技術(shù)文件的名稱、編號(hào)、版本、密級(jí)、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息進(jìn)行登記和管理。3.技術(shù)文件的借閱、復(fù)制等操作應(yīng)嚴(yán)格按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。二、技術(shù)文件的傳輸與交接1.公司在傳輸技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式，如加密傳輸、專人送達(dá)等，確保技術(shù)文件的安全傳輸。2.技術(shù)文件的交接應(yīng)在雙方指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.對(duì)于涉及絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)技術(shù)文件的交接，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，如安排專人護(hù)送、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督等。三、技術(shù)文件的使用與保管1.接收單位或個(gè)人在使用技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)定和保密協(xié)議，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露技術(shù)文件的內(nèi)容。2.接收單位或個(gè)人應(yīng)妥善保管技術(shù)文件，不得遺失、損壞或篡改技術(shù)文件的內(nèi)容。3.對(duì)于涉及絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)技術(shù)文件的使用，接收單位或個(gè)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并采取更加嚴(yán)格的保密措施。技術(shù)文件外發(fā)的監(jiān)督與檢查一、內(nèi)部監(jiān)督1.技術(shù)文件管理部門應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部技術(shù)文件的外發(fā)情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門技術(shù)文件外發(fā)工作的管理，確保外發(fā)行為符合公司的相關(guān)規(guī)定。3.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司技術(shù)文件外發(fā)工作進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、外部監(jiān)督1.公司應(yīng)與接收單位或個(gè)人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任，并定期對(duì)接收單位或個(gè)人的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對(duì)于違反保密協(xié)議的接收單位或個(gè)人，公司應(yīng)及時(shí)采取措施，要求其停止侵權(quán)行為，并追究其法律責(zé)任。附則一、本制度由技術(shù)文件管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、