建設(shè)集公司會(huì)議管理制度總則一、目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保公司決策的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，特制定本制度。本制度旨在明確會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄、決議執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，促進(jìn)公司內(nèi)部信息的流通和溝通，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議，包括高層會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議等。無(wú)論會(huì)議的規(guī)模大小、形式如何，都應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。三、會(huì)議分類(lèi)1.高層會(huì)議：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，如董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等，主要討論公司重大戰(zhàn)略決策、重要事項(xiàng)安排等。2.部門(mén)會(huì)議：各部門(mén)內(nèi)部召開(kāi)的會(huì)議，如部門(mén)周會(huì)、部門(mén)月度會(huì)等，主要用于部門(mén)內(nèi)部工作溝通、任務(wù)分配、問(wèn)題解決等。3.項(xiàng)目會(huì)議：針對(duì)特定項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)等，主要圍繞項(xiàng)目的進(jìn)展情況、存在問(wèn)題及解決方案進(jìn)行討論。4.專(zhuān)題會(huì)議：為解決特定問(wèn)題或推進(jìn)特定工作而召開(kāi)的會(huì)議，如成本控制專(zhuān)題會(huì)、人力資源專(zhuān)題會(huì)等，會(huì)議內(nèi)容聚焦于專(zhuān)題相關(guān)的事宜。四、會(huì)議組織與召開(kāi)1.會(huì)議組織高層會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織，各部門(mén)應(yīng)按照要求提供相關(guān)會(huì)議資料和參會(huì)人員名單。部門(mén)會(huì)議由各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議程，并通知部門(mén)成員參加。項(xiàng)目會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況適時(shí)召開(kāi)，相關(guān)部門(mén)人員應(yīng)參加。專(zhuān)題會(huì)議由相關(guān)部門(mén)或業(yè)務(wù)單位提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由指定部門(mén)負(fù)責(zé)組織。2.會(huì)議召開(kāi)會(huì)議應(yīng)提前通知參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程和要求，確保參會(huì)人員有足夠的準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議應(yīng)按時(shí)召開(kāi)，如因特殊情況需要推遲或取消，應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員并說(shuō)明原因。會(huì)議應(yīng)按照預(yù)定的議程進(jìn)行，主持人應(yīng)掌控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議高效進(jìn)行。如有需要，可以安排專(zhuān)人進(jìn)行會(huì)議記錄。參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如因特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假并說(shuō)明原因。未經(jīng)批準(zhǔn)缺席會(huì)議視為曠工。五、會(huì)議記錄與紀(jì)要1.會(huì)議記錄會(huì)議記錄應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并提交給會(huì)議主持人審核。主持人應(yīng)在審核后簽字確認(rèn)，作為會(huì)議紀(jì)要的依據(jù)。2.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)撰寫(xiě)，主要包括會(huì)議基本情況、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人、完成時(shí)間等。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)，確保信息及時(shí)傳達(dá)。參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議紀(jì)要，如有異議應(yīng)在收到紀(jì)要后的一個(gè)工作日內(nèi)提出，經(jīng)協(xié)商后進(jìn)行修改。六、決議執(zhí)行與跟蹤1.決議執(zhí)行會(huì)議決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議決議的要求，制定具體的實(shí)施計(jì)劃和時(shí)間表，并認(rèn)真組織實(shí)施。相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合責(zé)任部門(mén)的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保決議事項(xiàng)的順利執(zhí)行。2.決議跟蹤總經(jīng)理辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，定期向總經(jīng)理匯報(bào)決議的執(zhí)行進(jìn)度和存在的問(wèn)題。責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期向總經(jīng)理辦公室匯報(bào)決議的執(zhí)行情況，如遇重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告。對(duì)于未能按時(shí)完成或執(zhí)行不到位的決議事項(xiàng)，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)。會(huì)議準(zhǔn)備一、會(huì)議議題準(zhǔn)備1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，提前提出會(huì)議議題，并提交給會(huì)議組織者。議題應(yīng)明確、具體，具有針對(duì)性和可操作性。2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)提交的議題進(jìn)行篩選和整理，確定會(huì)議的主要議程和討論內(nèi)容。對(duì)于重要議題，應(yīng)提前組織相關(guān)人員進(jìn)行研究和準(zhǔn)備。3.如需在會(huì)議上提交書(shū)面材料，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前將材料發(fā)送給會(huì)議組織者和參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間閱讀和準(zhǔn)備。二、會(huì)議資料準(zhǔn)備1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程，提前準(zhǔn)備好相關(guān)的會(huì)議資料，如會(huì)議文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)等。資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠?yàn)闀?huì)議討論提供有力的支持。2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前認(rèn)真閱讀會(huì)議資料，了解會(huì)議的背景和相關(guān)情況，做好發(fā)言準(zhǔn)備。3.對(duì)于需要在會(huì)議上進(jìn)行演示或講解的資料，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試和準(zhǔn)備，確保演示或講解的順利進(jìn)行。三、會(huì)議場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和要求，提前選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地，并確保場(chǎng)地的設(shè)施設(shè)備齊全、完好。2.會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明、音響等條件，能夠滿(mǎn)足會(huì)議的需要。3.對(duì)于需要使用多媒體設(shè)備的會(huì)議，應(yīng)提前檢查設(shè)備的運(yùn)行情況，確保設(shè)備的正常使用。如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)安排維修或更換。4.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行布置，如擺放桌椅、懸掛橫幅、設(shè)置簽到臺(tái)等，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。會(huì)議進(jìn)行一、會(huì)議主持1.高層會(huì)議由總經(jīng)理或其指定人員主持，部門(mén)會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，項(xiàng)目會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持，專(zhuān)題會(huì)議由相關(guān)部門(mén)或業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人主持。2.主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，掌握會(huì)議的進(jìn)展情況，及時(shí)引導(dǎo)會(huì)議討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。3.主持人應(yīng)尊重參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，鼓勵(lì)大家積極發(fā)言，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。對(duì)于爭(zhēng)議較大的問(wèn)題，應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，達(dá)成共識(shí)。4.主持人應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議按時(shí)結(jié)束。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，應(yīng)征得參會(huì)人員的同意。二、會(huì)議發(fā)言1.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程的安排，依次進(jìn)行發(fā)言。發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出，不得偏離會(huì)議主題。2.對(duì)于重要問(wèn)題或有爭(zhēng)議的問(wèn)題，參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，支持自己的觀點(diǎn)。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)他人的發(fā)言，尊重他人的意見(jiàn)和觀點(diǎn)，不得打斷他人發(fā)言或進(jìn)行人身攻擊。如對(duì)他人的發(fā)言有不同意見(jiàn)，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行發(fā)言。4.主持人應(yīng)及時(shí)對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行總結(jié)和歸納，確保會(huì)議討論的重點(diǎn)和結(jié)論清晰明確。三、會(huì)議決策1.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制的原則，充分聽(tīng)取參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，經(jīng)過(guò)充分討論后做出決策。2.對(duì)于重要決策，應(yīng)進(jìn)行投票表決或書(shū)面征求意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性和公正性。3.會(huì)議決策應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，明確決策的內(nèi)容、責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人、完成時(shí)間等。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)主持人簽字確認(rèn)后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。4.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決策，如有異議應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出，經(jīng)協(xié)商后進(jìn)行調(diào)整。會(huì)議結(jié)束一、會(huì)議總結(jié)1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，回顧會(huì)議的主要內(nèi)容和討論結(jié)果，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的重要性和執(zhí)行要求。2.主持人應(yīng)感謝參會(huì)人員的參與和支持，對(duì)會(huì)議的組織和安排進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議總結(jié)，如有意見(jiàn)和建議可在會(huì)后與主持人或會(huì)議組織者進(jìn)行溝通。二、會(huì)議紀(jì)要發(fā)送與存檔1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者或指定人員在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。發(fā)送方式可采用電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司檔案的重要組成部分進(jìn)行存檔，保存期限為五年。存檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議紀(jì)要的原件、相關(guān)的會(huì)議資料和附件等。附則一、本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制