企業(yè)掛賬管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司掛賬行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，保障公司資金安全，維護(hù)公司正常經(jīng)濟(jì)秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的外部單位和個(gè)人。3.定義本制度所稱掛賬，是指公司因銷售商品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，應(yīng)向客戶收取的款項(xiàng)，在確認(rèn)收入時(shí)未及時(shí)收到現(xiàn)金或銀行存款，而暫時(shí)記錄在應(yīng)收賬款等相關(guān)科目中的行為。4.基本原則合法性原則：掛賬業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。真實(shí)性原則：掛賬記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。及時(shí)性原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行掛賬處理，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性。風(fēng)險(xiǎn)可控原則：加強(qiáng)對掛賬業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評估和控制，防范壞賬風(fēng)險(xiǎn)。二、掛賬審批流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確付款方式、付款期限等條款。對于需要掛賬的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)填寫《掛賬申請表》，詳細(xì)注明客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、預(yù)計(jì)掛賬期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)，并將《掛賬申請表》提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門收到《掛賬申請表》后，對客戶信用狀況、以往交易記錄、掛賬金額及期限等進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)人員可通過信用評估系統(tǒng)、客戶檔案等渠道獲取客戶信用信息，評估客戶的還款能力和信用風(fēng)險(xiǎn)。對于信用狀況不佳或存在較高風(fēng)險(xiǎn)的客戶，財(cái)務(wù)部門有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門提供額外的擔(dān)保措施或拒絕掛賬申請。財(cái)務(wù)部門審核通過后，在《掛賬申請表》上簽字，并將其轉(zhuǎn)交給分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)對掛賬申請進(jìn)行最終審批。審批時(shí)應(yīng)綜合考慮公司資金狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、風(fēng)險(xiǎn)承受能力等因素。對于重大掛賬業(yè)務(wù)或存在較大風(fēng)險(xiǎn)的掛賬申請，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究后再行審批。4.審批結(jié)果反饋審批通過的《掛賬申請表》由財(cái)務(wù)部門留存一份，作為掛賬依據(jù)，并將一份返回業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門據(jù)此與客戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)手續(xù)。審批未通過的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門，并說明原因。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)反饋意見與客戶協(xié)商解決，如需重新申請掛賬，應(yīng)按照上述流程重新辦理。三、掛賬賬務(wù)處理1.憑證制作財(cái)務(wù)人員根據(jù)審核通過的《掛賬申請表》及相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)，按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，及時(shí)制作記賬憑證。記賬憑證應(yīng)清晰反映掛賬業(yè)務(wù)的內(nèi)容，包括客戶名稱、業(yè)務(wù)摘要、金額、掛賬科目等信息。同時(shí)，應(yīng)注明相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議的編號(hào)，以便日后查詢核對。2.賬簿登記將掛賬業(yè)務(wù)準(zhǔn)確登記到應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款等相關(guān)賬簿中。登記時(shí)應(yīng)確保賬賬相符、賬實(shí)相符，及時(shí)更新客戶的往來賬目信息。定期對應(yīng)收賬款等掛賬科目進(jìn)行核對，與客戶進(jìn)行賬目核對，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.壞賬準(zhǔn)備計(jì)提財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司會(huì)計(jì)政策的規(guī)定，定期對應(yīng)收賬款等掛賬款項(xiàng)進(jìn)行減值測試，合理計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對于預(yù)計(jì)可能發(fā)生的壞賬損失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減壞賬準(zhǔn)備，并將實(shí)際發(fā)生的壞賬損失計(jì)入當(dāng)期損益。同時(shí)，應(yīng)建立壞賬核銷管理制度，明確壞賬核銷的審批流程和相關(guān)責(zé)任。四、掛賬跟蹤與催收1.跟蹤管理業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行日常跟蹤管理，及時(shí)了解客戶的經(jīng)營狀況、付款能力等變化情況。財(cái)務(wù)部門定期向業(yè)務(wù)部門提供掛賬客戶的余額清單和賬齡分析表，協(xié)助業(yè)務(wù)部門掌握掛賬業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)信息。對于掛賬期限較長的客戶，業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，共同分析原因，制定相應(yīng)的催收措施。2.催收措施業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)客戶的實(shí)際情況，采取多種方式進(jìn)行催收，如電話催收、郵件催收、上門催收等。催收過程中應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如催收記錄、客戶回復(fù)等。對于逾期未付款的客戶，財(cái)務(wù)部門可在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，采取暫停供貨、加收逾期利息等措施，以促使客戶盡快付款。對于惡意拖欠款項(xiàng)的客戶，公司應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，通過訴訟、仲裁等方式維護(hù)公司的合法權(quán)益。在采取法律措施前，應(yīng)充分評估法律風(fēng)險(xiǎn)和成本，并制定相應(yīng)的應(yīng)對策略。3.催收記錄與報(bào)告業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立催收記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次催收的時(shí)間、方式、對象、結(jié)果等信息。催收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。財(cái)務(wù)部門定期對掛賬催收情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司管理層提交催收報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括掛賬總體情況、催收進(jìn)展、存在問題及建議等。五、掛賬清理1.清理周期公司定期對掛賬款項(xiàng)進(jìn)行清理，原則上每季度末進(jìn)行一次全面清理。對于掛賬期限較長、金額較大或存在風(fēng)險(xiǎn)的掛賬款項(xiàng)，應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行清理。2.清理流程財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織掛賬清理工作，根據(jù)掛賬臺(tái)賬和賬齡分析表，篩選出需要清理的掛賬款項(xiàng)，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門對需要清理的掛賬款項(xiàng)進(jìn)行逐一核實(shí)，查明原因，與客戶協(xié)商解決辦法。對于確實(shí)無法收回的款項(xiàng)，應(yīng)按照公司壞賬核銷管理制度的規(guī)定，準(zhǔn)備相關(guān)證明材料，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門提交的壞賬核銷申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)核銷的壞賬，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。3.清理結(jié)果報(bào)告掛賬清理工作結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)撰寫清理報(bào)告，總結(jié)掛賬清理情況，分析存在問題及原因，提出改進(jìn)措施和建議。清理報(bào)告經(jīng)公司管理層審閱后存檔，作為公司財(cái)務(wù)管理和決策的參考依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查掛賬審批流程是否合規(guī)、賬務(wù)處理是否準(zhǔn)確、催收措施是否有效、壞賬核銷是否符合規(guī)定等。審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)檢查監(jiān)督財(cái)務(wù)部門定期對掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，確保掛賬管理工作符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。財(cái)務(wù)檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善掛賬管理制度。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處