機關(guān)文件工作管理制度總則目的為加強機關(guān)文件工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理，提高文件處理效率和質(zhì)量，確保文件的安全與完整，充分發(fā)揮文件在機關(guān)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機關(guān)各部門在工作中形成、處理、管理的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等?；驹瓌t1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件的格式、內(nèi)容、處理程序等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及機關(guān)內(nèi)部規(guī)定，確保文件準(zhǔn)確無誤。2.及時高效原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時限要求進行，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文件的保密管理，防止文件泄露、丟失或被篡改。4.精簡實用原則：文件應(yīng)注重內(nèi)容的針對性和實用性，精簡文件數(shù)量，避免冗長繁瑣，切實提高文件質(zhì)量。文件的起草與審核文件起草1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，指定專人負(fù)責(zé)文件的起草工作。起草人員應(yīng)深入了解工作實際情況，收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言簡潔、格式規(guī)范。內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等要素。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關(guān)部門配合，共同研究確定文件內(nèi)容。文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、可行性等方面。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，確保文件質(zhì)量。對于重要文件，還應(yīng)組織相關(guān)人員進行討論研究，充分聽取各方意見。3.文件審核通過后，起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改完善，形成送審稿，提交辦公室進行核稿。文件的簽發(fā)與印發(fā)文件簽發(fā)1.文件送審稿經(jīng)辦公室核稿后，報機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。機關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等進行全面把關(guān)，簽署明確的意見。2.涉及重大事項、重要政策、敏感問題等文件，應(yīng)經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)后的文件不得擅自修改。如確需修改，應(yīng)重新履行簽發(fā)程序。文件印發(fā)1.辦公室根據(jù)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)意見，對文件進行編號、排版、校對等工作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要嚴(yán)格控制，避免浪費。對于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行印制和發(fā)放。3.文件印制完成后，辦公室應(yīng)及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放登記工作。文件的收發(fā)與傳閱文件收發(fā)1.機關(guān)設(shè)立文件收發(fā)室，負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一收發(fā)工作。收發(fā)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)登記制度，對收到的文件進行詳細登記，包括文件名稱、文號、來文機關(guān)、日期、份數(shù)等信息。2.對于機要文件，收發(fā)人員應(yīng)按照機要文件管理規(guī)定進行簽收、登記、保管和傳遞，確保機要文件的安全。3.收到文件后，收發(fā)人員應(yīng)及時將文件送辦公室進行分辦。辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照職責(zé)分工將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。文件傳閱1.需要傳閱的文件，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定傳閱范圍和順序。傳閱文件應(yīng)使用專用的文件傳閱夾，確保文件傳遞的安全和有序。2.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱夾上簽字，注明傳閱日期。傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)及時閱讀文件，并按照規(guī)定的時間和順序?qū)⑽募鬟f給下一位傳閱人員，不得積壓或擅自橫傳。3.對于緊急文件或重要文件，傳閱人員應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件及時傳達和辦理。傳閱完畢后，傳閱人員應(yīng)及時將文件退回辦公室。文件的辦理與催辦文件辦理1.承辦部門和人員收到文件后，應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時辦理相關(guān)事項。辦理過程中，應(yīng)明確責(zé)任，落實措施，確保文件辦理工作按時、高質(zhì)量完成。2.文件辦理結(jié)果應(yīng)及時反饋給辦公室。對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和時限要求起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.涉及多個部門的文件辦理事項，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進文件辦理工作。協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，按時完成協(xié)辦任務(wù)。文件催辦1.辦公室負(fù)責(zé)對文件辦理情況進行跟蹤催辦。對于重要文件或緊急文件，應(yīng)建立催辦臺賬，及時掌握文件辦理進度，對逾期未辦理的事項進行催辦。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。催辦時，應(yīng)明確催辦事項、要求和期限，督促承辦部門和人員加快辦理進度。3.承辦部門和人員應(yīng)及時向辦公室反饋文件辦理情況，對于因特殊原因不能按時辦理的，應(yīng)說明原因并提出延期辦理申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。文件的歸檔與保管文件歸檔1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序，便于查找和利用。2.文件歸檔范圍包括上級機關(guān)文件、本機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、平行機關(guān)文件等。歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理。3.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，注明文件的編號、名稱、日期、來源等信息。歸檔文件目錄應(yīng)一式兩份，一份隨文件裝訂成冊，一份單獨保存。文件保管1.機關(guān)設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)文件的集中保管。檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保文件的安全保管。2.歸檔文件應(yīng)按照保管期限進行分類存放，定期進行清查核對，確保文件的完整和安全。對于超過保管期限的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。文件的保密與銷毀文件保密1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文件保密管理。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行標(biāo)識、保管和傳遞。2.涉密文件的起草、審核、簽發(fā)、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保涉密文件不泄露。3.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致文件泄露。文件銷毀1.文件銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行。對于超過保管期限、已失去保存價值的文件，由各部門提出銷毀申請，經(jīng)辦公室審核后，報機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行登記，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.涉及重要機密或敏感信息的文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀徹底。電子文件管理電子文件的形成與收集1.各部門在工作中應(yīng)積極推行電子文件的形成與使用，提高工作效率和信息化水平。電子文件的內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)文件一致，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。2.電子文件形成后，應(yīng)及時進行收集和整理。收集范圍包括各類辦公軟件生成的文檔、電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等。3.電子文件應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行命名和存儲，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立電子文件目錄，注明文件的名稱、日期、來源等信息。電子文件的存儲與備份1.機關(guān)應(yīng)建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進行集中存儲和管理。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全保護功能，防止電子文件丟失、損壞或被篡改。2.定期對電子文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和使用頻率確定，一般為每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。3.加強對電子文件存儲系統(tǒng)的維護和管理，定期進行檢查和清理，確保存儲系統(tǒng)的正常運行。電子文件的利用與安全1.嚴(yán)格遵守電子文件查閱利用制度，查閱電子文件應(yīng)履行審批手續(xù)。查閱人員應(yīng)使用專用的電子設(shè)備進行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播電子文件。2.加強電子文件的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問電子文件。定期對電子文件存儲系統(tǒng)進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全