來訪會(huì)客登記管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司來訪會(huì)客行為，維護(hù)公司正常辦公秩序，保障公司安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工、外來訪客及合作伙伴。3.原則來訪會(huì)客登記管理遵循安全第一、規(guī)范有序、高效便捷的原則。二、來訪預(yù)約1.預(yù)約方式來訪人員應(yīng)提前與公司相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)約，預(yù)約可通過電話、郵件或公司內(nèi)部溝通軟件等方式進(jìn)行。預(yù)約時(shí)需提供來訪人員姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、來訪目的、預(yù)計(jì)來訪時(shí)間等信息。2.預(yù)約審批對(duì)于一般性來訪，由接待部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來訪，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，接待部門應(yīng)及時(shí)將預(yù)約信息告知來訪人員，并做好接待準(zhǔn)備工作。三、來訪登記1.登記地點(diǎn)公司設(shè)立專門的來訪接待室，來訪人員應(yīng)在接待室進(jìn)行登記。2.登記流程來訪人員到達(dá)公司后，應(yīng)先在接待室填寫《來訪會(huì)客登記表》，詳細(xì)填寫來訪人員姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、來訪目的、被訪人姓名及部門、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息。接待人員對(duì)來訪人員填寫的信息進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，將來訪人員的有效身份證件進(jìn)行登記備案。接待人員根據(jù)來訪人員的預(yù)約信息，聯(lián)系被訪人確認(rèn)是否接待。如被訪人同意接待，接待人員應(yīng)在《來訪會(huì)客登記表》上注明，并引導(dǎo)來訪人員前往被訪人辦公室。如被訪人因特殊情況無法接待，接待人員應(yīng)向來訪人員說明情況，并協(xié)助來訪人員重新安排預(yù)約時(shí)間或聯(lián)系其他相關(guān)人員。3.登記要求來訪人員應(yīng)如實(shí)填寫《來訪會(huì)客登記表》，不得虛報(bào)、瞞報(bào)相關(guān)信息。接待人員應(yīng)認(rèn)真審核來訪人員填寫的信息，確保信息準(zhǔn)確無誤?！秮碓L會(huì)客登記表》應(yīng)妥善保存，保存期限為[具體期限]。四、會(huì)客管理1.會(huì)客時(shí)間來訪人員的會(huì)客時(shí)間應(yīng)根據(jù)預(yù)約時(shí)間和公司辦公時(shí)間合理安排，一般不得超過[具體時(shí)長(zhǎng)]。如因特殊情況需要延長(zhǎng)會(huì)客時(shí)間，需經(jīng)被訪人同意，并報(bào)接待部門負(fù)責(zé)人備案。2.會(huì)客地點(diǎn)來訪人員的會(huì)客地點(diǎn)應(yīng)在公司指定的區(qū)域內(nèi)，一般為被訪人辦公室或公司會(huì)議室。如需在其他地點(diǎn)會(huì)客，需經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)。3.會(huì)客紀(jì)律來訪人員應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得在公司內(nèi)吸煙、大聲喧嘩、隨地吐痰等。來訪人員應(yīng)愛護(hù)公司的公共設(shè)施和財(cái)物，不得隨意損壞或帶走。被訪人應(yīng)認(rèn)真接待來訪人員，不得敷衍了事或無故拖延會(huì)客時(shí)間。在會(huì)客過程中，如涉及公司機(jī)密信息，雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露。五、安全管理1.安全檢查來訪人員進(jìn)入公司前，接待人員應(yīng)對(duì)其隨身攜帶的物品進(jìn)行安全檢查，防止攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入公司。安全檢查可采用人工檢查或使用安檢設(shè)備進(jìn)行檢查。2.臨時(shí)出入證管理對(duì)于需要在公司內(nèi)停留較長(zhǎng)時(shí)間的來訪人員，接待人員應(yīng)發(fā)放臨時(shí)出入證。臨時(shí)出入證應(yīng)注明來訪人員姓名、單位、有效期等信息，并加蓋公司公章。來訪人員應(yīng)妥善保管臨時(shí)出入證，不得轉(zhuǎn)借他人。離開公司時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)出入證交回接待人員。3.安全保衛(wèi)措施公司應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，安排專人負(fù)責(zé)來訪人員的接待和管理。安全保衛(wèi)人員應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部進(jìn)行巡查，確保公司安全。如發(fā)現(xiàn)來訪人員有異常行為或違反公司規(guī)定的情況，安全保衛(wèi)人員應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告相關(guān)部門。六、特殊情況處理1.緊急來訪對(duì)于緊急來訪人員，接待人員應(yīng)先進(jìn)行登記，并及時(shí)聯(lián)系被訪人。如被訪人無法及時(shí)接待，接待人員應(yīng)安排臨時(shí)休息區(qū)域，并提供必要的服務(wù)。2.未預(yù)約來訪對(duì)于未預(yù)約來訪人員，接待人員應(yīng)先了解來訪目的，并聯(lián)系被訪人確認(rèn)是否接待。如被訪人同意接待，接待人員應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行登記和安排；如被訪人不同意接待，接待人員應(yīng)向來訪人員說明情況，并請(qǐng)其離開公司。3.重要來訪接待對(duì)于重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來訪，公司應(yīng)成立專門的接待小組，負(fù)責(zé)接待工作的組織和協(xié)調(diào)。接待小組應(yīng)提前制定接待方案，明確接待流程、責(zé)任分工、接待標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保接待工作的順利進(jìn)行。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)來訪會(huì)客登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括來訪預(yù)約、登記、會(huì)客、安全管理等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的來訪會(huì)客登記管理工作進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.考核機(jī)制公司將來訪會(huì)客登記管理工作納入各部門的績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括來訪預(yù)約率、登記準(zhǔn)確率、會(huì)客規(guī)范率、安全事故發(fā)生率等。對(duì)于在來訪會(huì)客登記管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。八、附則1.解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與廢止本制