阿壩州檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)阿壩州檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于阿壩州各級(jí)行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等涉及檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門州級(jí)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全州檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各縣（市）、各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和規(guī)范。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和反饋工作。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出處理意見(jiàn)。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)工作方法和提高管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、內(nèi)部文件等。2.會(huì)議材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。5.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料等。7.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。8.實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、紀(jì)念品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在人員變動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備。2.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為5年以下。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足利用者需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案信息的安全保密。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱內(nèi)容、目的、期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、剪裁、污損檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)利用檔案的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。銷毀后，在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立阿壩州檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合阿壩州檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，保障檔案信息化工作的正常開(kāi)展。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體州檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全州檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各縣（市）、各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)、本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：州檔案管理部門每年定期對(duì)各縣（市）、各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，州檔案管理部門不定期對(duì)各縣（市）、各單位檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或突發(fā)事件，開(kāi)展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.