技術文件分發(fā)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司技術文件的分發(fā)管理，確保技術文件的準確、及時、安全地分發(fā)到相關部門和人員手中，提高技術文件的使用效率，保障公司的技術安全和生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有技術文件的分發(fā)管理，包括但不限于產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、檢驗標準、操作規(guī)程等。三、職責分工1.技術部門負責技術文件的編制、審核、修訂和歸檔管理，確保技術文件的準確性和完整性。同時，負責技術文件的分發(fā)申請和分發(fā)記錄的維護。2.質(zhì)量管理部門負責對技術文件的分發(fā)過程進行監(jiān)督和檢查，確保技術文件的分發(fā)符合公司的相關規(guī)定和要求。3.檔案管理部門負責技術文件的歸檔管理，確保技術文件的安全保存和易于檢索。4.各使用部門負責接收和使用技術文件，按照規(guī)定的權限和程序進行使用和保管，并及時反饋技術文件的使用情況和問題。四、技術文件的分類和編號1.技術文件的分類根據(jù)技術文件的性質(zhì)和用途，可將其分為以下幾類：（1）產(chǎn)品設計文件：包括產(chǎn)品圖紙、技術規(guī)范、設計變更通知等。（2）工藝文件：包括工藝流程、作業(yè)指導書、檢驗規(guī)程等。（3）檢驗文件：包括檢驗標準、檢驗計劃、檢驗報告等。（4）其他技術文件：包括技術協(xié)議、技術備忘錄、技術培訓資料等。2.技術文件的編號為了便于技術文件的管理和檢索，對每一份技術文件進行編號。技術文件的編號由文件類別代碼、年份、部門代碼、文件序號組成，具體格式如下：[文件類別代碼][年份][部門代碼][文件序號]例如：PD2023T001表示產(chǎn)品設計文件，2023年編制，技術部門，文件序號為001。五、技術文件的編制和審核1.技術文件的編制技術文件的編制應遵循國家和行業(yè)的相關標準和規(guī)范，結(jié)合公司的實際情況進行編制。編制人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，確保技術文件的準確性和完整性。2.技術文件的審核技術文件編制完成后，應進行審核。審核人員應具備相應的專業(yè)知識和經(jīng)驗，對技術文件的內(nèi)容進行全面審查，確保技術文件的合理性和可行性。審核人員應在審核意見中明確指出技術文件存在的問題和改進建議，并簽字確認。六、技術文件的審批和發(fā)布1.技術文件的審批經(jīng)審核通過的技術文件，應提交相關領導進行審批。審批人員應根據(jù)公司的相關規(guī)定和要求，對技術文件的內(nèi)容進行審查，確保技術文件符合公司的戰(zhàn)略和發(fā)展需求。審批人員應在審批意見中明確指出技術文件的審批結(jié)果，并簽字確認。2.技術文件的發(fā)布經(jīng)審批通過的技術文件，由技術部門負責發(fā)布。發(fā)布時應填寫《技術文件發(fā)布通知單》，并將技術文件發(fā)送至相關部門和人員手中。同時，應在公司內(nèi)部網(wǎng)站或辦公系統(tǒng)上發(fā)布技術文件，以便相關人員及時獲取。七、技術文件的分發(fā)和接收1.技術文件的分發(fā)技術文件的分發(fā)應根據(jù)相關部門和人員的需求進行，確保技術文件的準確、及時分發(fā)。分發(fā)時應填寫《技術文件分發(fā)記錄表》，記錄技術文件的分發(fā)對象、分發(fā)時間、分發(fā)數(shù)量等信息。2.技術文件的接收接收技術文件的部門和人員應在《技術文件接收登記表》上簽字確認，確保技術文件的接收無誤。接收后應及時對技術文件進行歸檔管理，確保技術文件的安全保存。八、技術文件的使用和保管1.技術文件的使用使用技術文件的部門和人員應嚴格按照規(guī)定的權限和程序進行使用，不得擅自更改或復制技術文件。如確需更改或復制技術文件，應經(jīng)相關領導批準，并填寫《技術文件更改申請表》或《技術文件復制申請表》。2.技術文件的保管保管技術文件的部門和人員應妥善保管技術文件，防止技術文件的丟失、損壞或泄露。應定期對技術文件進行檢查和維護，確保技術文件的完好性。如發(fā)現(xiàn)技術文件存在問題，應及時報告相關部門進行處理。九、技術文件的更改和修訂1.技術文件的更改當技術文件需要更改時，應由技術部門提出更改申請，并填寫《技術文件更改申請表》。更改申請應經(jīng)相關領導批準后，由技術部門負責更改。更改后的技術文件應重新進行審核、審批和發(fā)布，并填寫《技術文件更改通知單》，通知相關部門和人員。2.技術文件的修訂當技術文件需要進行重大修訂時，應由技術部門提出修訂申請，并填寫《技術文件修訂申請表》。修訂申請應經(jīng)相關領導批準后，由技術部門負責修訂。修訂后的技術文件應重新進行審核、審批和發(fā)布，并填寫《技術文件修訂通知單》，通知相關部門和人員。十、技術文件的歸檔和銷毀1.技術文件的歸檔技術文件使用完畢后，應及時進行歸檔管理。歸檔時應按照技術文件的類別和編號進行分類整理，并填寫《技術文件歸檔登記表》。歸檔的技術文件應存放在安全、干燥、通風的地方，便于檢索和查閱。2.技術文件的銷毀對于過期或無用的技術文件，應及時進行銷毀。銷毀時應填寫《技術文件銷毀申請表》，經(jīng)相關領導批準后，由檔案管理部門負責銷毀。銷毀過程應嚴格按照公司的相關規(guī)定進行，確保技術文件的安全銷毀。附則一、本制度由技術