技術(shù)文件分發(fā)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文件的分發(fā)管理，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地分發(fā)到相關(guān)部門和人員手中，提高技術(shù)文件的使用效率，保障公司的技術(shù)安全和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有技術(shù)文件的分發(fā)管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。三、職責(zé)分工1.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、審核、修訂和歸檔管理，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，負(fù)責(zé)技術(shù)文件的分發(fā)申請(qǐng)和分發(fā)記錄的維護(hù)。2.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件的分發(fā)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保技術(shù)文件的分發(fā)符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理，確保技術(shù)文件的安全保存和易于檢索。4.各使用部門負(fù)責(zé)接收和使用技術(shù)文件，按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行使用和保管，并及時(shí)反饋技術(shù)文件的使用情況和問(wèn)題。四、技術(shù)文件的分類和編號(hào)1.技術(shù)文件的分類根據(jù)技術(shù)文件的性質(zhì)和用途，可將其分為以下幾類：（1）產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品圖紙、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)變更通知等。（2）工藝文件：包括工藝流程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)程等。（3）檢驗(yàn)文件：包括檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)計(jì)劃、檢驗(yàn)報(bào)告等。（4）其他技術(shù)文件：包括技術(shù)協(xié)議、技術(shù)備忘錄、技術(shù)培訓(xùn)資料等。2.技術(shù)文件的編號(hào)為了便于技術(shù)文件的管理和檢索，對(duì)每一份技術(shù)文件進(jìn)行編號(hào)。技術(shù)文件的編號(hào)由文件類別代碼、年份、部門代碼、文件序號(hào)組成，具體格式如下：[文件類別代碼][年份][部門代碼][文件序號(hào)]例如：PD2023T001表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件，2023年編制，技術(shù)部門，文件序號(hào)為001。五、技術(shù)文件的編制和審核1.技術(shù)文件的編制技術(shù)文件的編制應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行編制。編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.技術(shù)文件的審核技術(shù)文件編制完成后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)技術(shù)文件的內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保技術(shù)文件的合理性和可行性。審核人員應(yīng)在審核意見(jiàn)中明確指出技術(shù)文件存在的問(wèn)題和改進(jìn)建議，并簽字確認(rèn)。六、技術(shù)文件的審批和發(fā)布1.技術(shù)文件的審批經(jīng)審核通過(guò)的技術(shù)文件，應(yīng)提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)技術(shù)文件的內(nèi)容進(jìn)行審查，確保技術(shù)文件符合公司的戰(zhàn)略和發(fā)展需求。審批人員應(yīng)在審批意見(jiàn)中明確指出技術(shù)文件的審批結(jié)果，并簽字確認(rèn)。2.技術(shù)文件的發(fā)布經(jīng)審批通過(guò)的技術(shù)文件，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)發(fā)布。發(fā)布時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文件發(fā)布通知單》，并將技術(shù)文件發(fā)送至相關(guān)部門和人員手中。同時(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站或辦公系統(tǒng)上發(fā)布技術(shù)文件，以便相關(guān)人員及時(shí)獲取。七、技術(shù)文件的分發(fā)和接收1.技術(shù)文件的分發(fā)技術(shù)文件的分發(fā)應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門和人員的需求進(jìn)行，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確、及時(shí)分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文件分發(fā)記錄表》，記錄技術(shù)文件的分發(fā)對(duì)象、分發(fā)時(shí)間、分發(fā)數(shù)量等信息。2.技術(shù)文件的接收接收技術(shù)文件的部門和人員應(yīng)在《技術(shù)文件接收登記表》上簽字確認(rèn)，確保技術(shù)文件的接收無(wú)誤。接收后應(yīng)及時(shí)對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行歸檔管理，確保技術(shù)文件的安全保存。八、技術(shù)文件的使用和保管1.技術(shù)文件的使用使用技術(shù)文件的部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行使用，不得擅自更改或復(fù)制技術(shù)文件。如確需更改或復(fù)制技術(shù)文件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《技術(shù)文件更改申請(qǐng)表》或《技術(shù)文件復(fù)制申請(qǐng)表》。2.技術(shù)文件的保管保管技術(shù)文件的部門和人員應(yīng)妥善保管技術(shù)文件，防止技術(shù)文件的丟失、損壞或泄露。應(yīng)定期對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保技術(shù)文件的完好性。如發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。九、技術(shù)文件的更改和修訂1.技術(shù)文件的更改當(dāng)技術(shù)文件需要更改時(shí)，應(yīng)由技術(shù)部門提出更改申請(qǐng)，并填寫(xiě)《技術(shù)文件更改申請(qǐng)表》。更改申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)更改。更改后的技術(shù)文件應(yīng)重新進(jìn)行審核、審批和發(fā)布，并填寫(xiě)《技術(shù)文件更改通知單》，通知相關(guān)部門和人員。2.技術(shù)文件的修訂當(dāng)技術(shù)文件需要進(jìn)行重大修訂時(shí)，應(yīng)由技術(shù)部門提出修訂申請(qǐng)，并填寫(xiě)《技術(shù)文件修訂申請(qǐng)表》。修訂申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)修訂。修訂后的技術(shù)文件應(yīng)重新進(jìn)行審核、審批和發(fā)布，并填寫(xiě)《技術(shù)文件修訂通知單》，通知相關(guān)部門和人員。十、技術(shù)文件的歸檔和銷毀1.技術(shù)文件的歸檔技術(shù)文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔管理。歸檔時(shí)應(yīng)按照技術(shù)文件的類別和編號(hào)進(jìn)行分類整理，并填寫(xiě)《技術(shù)文件歸檔登記表》。歸檔的技術(shù)文件應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，便于檢索和查閱。2.技術(shù)文件的銷毀對(duì)于過(guò)期或無(wú)用的技術(shù)文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保技術(shù)文件的安全銷毀。附則一、本制度由技術(shù)