廣告公司文檔管理制度總則目的為加強公司文檔管理，確保公司各類文檔的安全、完整、有效，提高文檔的利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在文檔管理方面的活動。定義1.文檔：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括但不限于文件、合同、報告、圖紙、數(shù)據(jù)、電子郵件等。2.文檔管理：指對文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲、檢索、利用、保管和銷毀等全過程的管理。文檔管理職責總經(jīng)理1.負責審批重要文檔的管理制度、流程和標準。2.對公司文檔管理工作進行宏觀指導和監(jiān)督。人事總監(jiān)1.負責制定和完善公司文檔管理制度，并組織實施。2.定期檢查各部門文檔管理工作的執(zhí)行情況，對存在的問題提出改進意見。3.負責公司文檔管理工作的培訓和考核。4.協(xié)調(diào)解決文檔管理工作中的重大問題。各部門負責人1.負責本部門文檔管理工作的組織和實施，確保本部門文檔的安全、完整和有效。2.督促本部門員工按照文檔管理制度的要求進行文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲等工作。3.定期對本部門文檔管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。文檔管理人員1.負責公司文檔的日常管理工作，包括文檔的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、借閱等。2.對文檔進行定期檢查和維護，確保文檔的質(zhì)量和安全。3.協(xié)助各部門做好文檔的利用工作，提供必要的支持和服務。其他員工1.按照文檔管理制度的要求，及時創(chuàng)建、收集、整理和提交本崗位工作中形成的各類文檔。2.妥善保管個人使用的文檔，不得擅自銷毀或泄露公司機密文檔。3.在工作中需要使用文檔時，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。文檔分類與編號文檔分類1.行政文件：包括公司的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀要等。2.人事文件：包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。3.財務文件：包括財務報表、預算報告、審計報告、合同發(fā)票等。4.業(yè)務文件：包括廣告策劃方案、創(chuàng)意設計稿、客戶資料、項目合同、業(yè)務報告等。5.技術文件：包括技術方案、設計圖紙、技術標準、測試報告等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文檔。文檔編號1.文檔編號采用“年份+部門代碼+流水號”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示文檔形成的年份。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設置，為每個部門分配一個兩位代碼，具體如下：總經(jīng)理辦公室：01人力資源部：02財務部：03市場部：04創(chuàng)意部：05策劃部：06客戶部：07媒介部：08制作部：09其他部門：104.流水號：按照文檔形成的先后順序，為每個文檔分配一個四位流水號。例如，總經(jīng)理辦公室2023年形成的第10份文檔編號為：2023010010。文檔創(chuàng)建與收集文檔創(chuàng)建1.各部門員工在工作中應及時創(chuàng)建各類文檔，確保文檔內(nèi)容真實、準確、完整。2.文檔創(chuàng)建應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板，確保文檔的規(guī)范性和一致性。3.重要文檔在創(chuàng)建過程中應進行必要的審核和審批，確保文檔質(zhì)量。文檔收集1.各部門應指定專人負責本部門文檔的收集工作，定期對本部門員工創(chuàng)建的文檔進行收集和整理。2.文檔收集應確保全面、及時，不得遺漏重要文檔。3.對于外部單位發(fā)送給公司的文檔，應及時進行登記和收集，并按照要求進行處理。文檔整理與歸檔文檔整理1.文檔管理人員對收集到的文檔進行整理，按照文檔分類標準進行分類。2.對每份文檔進行編號，并編制文檔目錄。3.對文檔進行裝訂、編頁碼等處理，確保文檔的整齊和美觀。文檔歸檔1.整理后的文檔應及時歸檔到相應的檔案柜或電子存儲設備中。2.檔案柜應按照文檔類別進行分類存放，并標注清晰的標識。3.電子文檔應按照規(guī)定的文件夾結構進行存儲，并建立相應的索引目錄，以便快速檢索。文檔存儲與保管存儲方式1.公司文檔存儲分為紙質(zhì)文檔存儲和電子文檔存儲兩種方式。2.紙質(zhì)文檔應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.電子文檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，備份存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。保管期限1.公司文檔的保管期限根據(jù)文檔的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期三種。永久保管的文檔：包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、重要合同協(xié)議等。長期保管的文檔：保管期限為10年以上的文檔，如年度財務報表、重要業(yè)務文件等。短期保管的文檔：保管期限為110年的文檔，如一般性的業(yè)務文件、日常辦公文件等。2.文檔保管期限屆滿后，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。安全管理1.檔案管理人員應嚴格遵守公司的安全保密制度，確保文檔的安全。2.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案存放區(qū)域。3.定期對文檔存儲環(huán)境進行檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備的正常運行。4.對電子文檔應采取加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。文檔檢索與利用檢索方式1.公司文檔檢索分為紙質(zhì)文檔檢索和電子文檔檢索兩種方式。2.紙質(zhì)文檔檢索通過查閱文檔目錄和檔案柜標識進行。3.電子文檔檢索通過公司內(nèi)部的文檔管理系統(tǒng)進行，可根據(jù)文檔編號、標題、關鍵詞等進行檢索。利用流程1.員工因工作需要查閱文檔時，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文檔借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人審批后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，為借閱人提供相應的文檔，并做好借閱登記。4.借閱人應妥善保管借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或銷毀。5.借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還文檔，檔案管理人員應對歸還的文檔進行檢查，如有損壞或丟失，應按照規(guī)定進行處理。6.如需長期借閱文檔，應經(jīng)人事總監(jiān)批準，并簽訂《文檔長期借閱協(xié)議》。文檔保密與銷毀保密規(guī)定1.公司員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等重要文檔予以保密。2.未經(jīng)公司批準，不得擅自將公司文檔帶出公司或泄露給外部人員。3.在文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲、檢索、利用等過程中，應采取必要的保密措施，防止文檔泄露。銷毀流程1.文檔保管期限屆滿或已失去保存價值時，由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》。2.《文檔銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人審核、人事總監(jiān)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀紙質(zhì)文檔時，應采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀電子文檔時，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行徹底銷毀，并做好備份數(shù)據(jù)的刪除記錄。5.銷毀記錄應包括文檔名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、批準人等信息，保存期限為2年。文檔管理監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.人事總監(jiān)定期對各部門文檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔管理制度的執(zhí)行情況、文檔的收集整理情況、存儲保管情況、檢索利用情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達《整改通知書》，要求相關部門限期整改。考核評價1.將各部門文檔管理工作納入公司績效考核體系，對文檔管理工作成績突出的部門和個人給予