部門章使用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司部門章的使用管理，規(guī)范部門章的使用行為，確保公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門章的使用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：部門章的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.嚴(yán)格審批原則：使用部門章需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。3.登記備案原則：對(duì)部門章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便查詢和追溯。4.專人保管原則：部門章由專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。二、部門章的定義與種類（一）定義部門章是指公司各部門為履行其職責(zé)，在公司內(nèi)部使用的印章，用于證明部門的文件、通知、報(bào)表等的效力。（二）種類1.部門公章：用于部門正式文件、報(bào)告、證明等的蓋章。2.部門業(yè)務(wù)章：用于部門特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、協(xié)議、合同等的蓋章，如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。三、部門章的刻制與啟用（一）刻制1.各部門因工作需要刻制部門章，需填寫《部門章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制原因、印章名稱、使用范圍等內(nèi)容。2.《部門章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門審核。3.行政部門審核通過后，統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。（二）啟用1.新刻制的部門章啟用前，需在公司行政部門進(jìn)行登記備案，登記內(nèi)容包括印章名稱、印章樣式、啟用日期、保管人等。2.行政部門留存印章樣式復(fù)印件，并將印章啟用信息通知相關(guān)部門。3.部門章啟用后，原印章同時(shí)廢止，如有需要，原印章應(yīng)及時(shí)交回行政部門銷毀。四、部門章的保管（一）保管人員1.部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章使用規(guī)定。2.保管人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如因工作變動(dòng)需要更換保管人員，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。（二）保管要求1.部門章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.保管人員不得將部門章隨意帶出辦公室，如因工作需要必須帶出，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借用手續(xù)。3.保管人員應(yīng)妥善保管部門章，防止印章丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章丟失或損壞，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。五、部門章的使用（一）使用范圍1.部門章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格限于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作事項(xiàng)，不得超出規(guī)定范圍使用。2.具體使用范圍包括但不限于：部門文件、通知、報(bào)告、報(bào)表、證明、協(xié)議、合同等。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門章的人員需填寫《部門章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章日期等內(nèi)容。2.審批：《部門章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的用章申請(qǐng)，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.用章：審批通過后，保管人員憑《部門章使用申請(qǐng)表》在用章文件上加蓋部門章，并在《部門章使用登記表》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括用章日期、用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人等。4.蓋章要求：蓋章應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。蓋章位置應(yīng)符合文件格式要求，不得影響文件內(nèi)容的完整性和可讀性。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常流程進(jìn)行審批用章，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，可先電話向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，待領(lǐng)導(dǎo)同意后，在用章文件上加蓋部門章，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件或事項(xiàng)，需使用多個(gè)部門章的，應(yīng)分別按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行審批和用章。六、部門章的停用與銷毀（一）停用1.部門章因部門職責(zé)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因需要停用的，由部門負(fù)責(zé)人填寫《部門章停用申請(qǐng)表》，報(bào)公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，通知相關(guān)部門停止使用該印章，并收回印章。（二）銷毀1.停用的部門章由行政部門統(tǒng)一組織銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、印章名稱、印章樣式、銷毀方式等。2.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無法恢復(fù)使用。3.銷毀記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)部門章的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.部門章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管設(shè)施是否安全可靠等。2.部門章的使用情況，包括用章流程是否規(guī)范、用章文件是否真實(shí)合法、用章登記是否完整等。3.部門章的停用與銷毀情況，包括停用申請(qǐng)是否及時(shí)、銷毀過程是否合規(guī)等。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對(duì)部門章的使用管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]個(gè)月。2.不定期抽查：行政部門不定期對(duì)部門章的使用管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用部門章的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)使用部門章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)