房屋合同規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房屋合同管理，規(guī)范房屋合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司涉及的各類房屋租賃合同、房屋買賣合同、房屋抵押合同等與房屋相關(guān)的合同管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：房屋合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：在合同簽訂前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行充分審查，確保合同條款合法、明確、完整。3.全程管控原則：對房屋合同的全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在房屋合同管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對房屋合同進(jìn)行法律審查，提出法律意見和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。2.參與重大房屋合同的談判、起草、簽訂等工作。3.處理房屋合同糾紛，提供法律支持和解決方案。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)房屋合同的前期調(diào)研、談判、起草等工作。2.按照合同約定履行相關(guān)義務(wù)，及時(shí)反饋合同履行情況。3.配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)資料和信息。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核房屋合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同款項(xiàng)收付的合理性和安全性。2.按照合同約定進(jìn)行款項(xiàng)收付，并做好財(cái)務(wù)記錄和核算。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門處理與合同款項(xiàng)相關(guān)的問題。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)房屋合同檔案的建立、保管和歸檔工作。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理房屋合同簽訂所需的相關(guān)手續(xù)，如產(chǎn)權(quán)證明等。3.對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。三、房屋合同簽訂管理（一）合同對方主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂房屋合同前，應(yīng)對合同對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等主體資格文件進(jìn)行審查，并留存復(fù)印件。2.對于自然人作為合同對方的，應(yīng)審查其身份證原件，并留存復(fù)印件。3.核實(shí)合同對方是否具有簽訂合同的授權(quán)，如為授權(quán)代表簽訂，應(yīng)審查授權(quán)委托書原件，并留存復(fù)印件。（二）合同條款審查1.法務(wù)部門應(yīng)對房屋合同的主要條款進(jìn)行審查，包括但不限于房屋基本情況、租賃期限或買賣價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、違約責(zé)任等。2.審查合同條款是否符合法律法規(guī)及公司利益，是否存在模糊不清、歧義或潛在風(fēng)險(xiǎn)的條款。3.對合同中的特殊條款或重大事項(xiàng)，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行討論和研究，確保合同條款合理、可行。（三）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門起草房屋合同初稿后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。2.法務(wù)部門審查通過后，業(yè)務(wù)部門將合同初稿提交給相關(guān)部門會簽，會簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出意見和建議。3.根據(jù)會簽意見，業(yè)務(wù)部門對合同進(jìn)行修改完善，再次提交法務(wù)部門審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方簽訂合同，并加蓋公司公章或合同專用章。（四）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用非統(tǒng)一文本的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。2.合同簽訂過程中，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽字或蓋章，不得由他人代簽或代蓋。3.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容和各自職責(zé)。四、房屋合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)房屋合同約定，制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送相關(guān)部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃定期跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.行政部門應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)收付款項(xiàng)，對款項(xiàng)收付情況進(jìn)行記錄和核算，并定期與業(yè)務(wù)部門核對。（三）變更與解除管理1.房屋合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和審批。3.如因不可抗力或其他原因需要解除房屋合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同對方，并按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.解除合同的相關(guān)文件和資料應(yīng)及時(shí)歸檔保存。（四）糾紛處理1.房屋合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料和信息。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況制定解決方案，組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商或通過法律途徑解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、房屋合同檔案管理（一）檔案建立1.行政部門負(fù)責(zé)建立房屋合同檔案，對合同簽訂、履行、變更、終止等過程中的相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括合同文本、對方主體資格文件、授權(quán)委托書、法律審查意見、會簽記錄、履行計(jì)劃、款項(xiàng)收付憑證、變更協(xié)議、解除合同文件、糾紛處理記錄等。（二）檔案保管1.房屋合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。3.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件，防止檔案損壞或丟失。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱房屋合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查閱。2.如需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。六、合同管理考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.合同簽訂的合規(guī)性和準(zhǔn)確性，包括主體資格審查、條款審查等。2.合同履行情況，如是否按時(shí)履行義務(wù)、是否出現(xiàn)違約行為等。3.合同糾紛處理情況，如糾紛解決的及時(shí)性、有效性等。4.合同檔案管理情況，如檔案建立的完整性、保管的安全性等。（二）考核方式1.定期考核：每季度對各部門的房屋合同管理工作進(jìn)行一次考核。2.不定期抽查：行政部門不定期對合同管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并納入考核。（三）獎懲措施1.對于在房屋合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎