考勤資料存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司考勤管理，規(guī)范考勤資料的存檔工作，確?？记谫Y料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)準(zhǔn)確原則：考勤資料應(yīng)如實(shí)記錄員工的出勤情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.及時(shí)歸檔原則：考勤資料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)整理歸檔，不得拖延。3.安全保密原則：妥善保管考勤資料，防止資料丟失、泄露或被篡改。二、考勤資料的分類(lèi)與內(nèi)容（一）考勤記錄1.考勤打卡記錄：包括員工每天的上下班打卡時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.請(qǐng)假記錄：詳細(xì)記錄員工請(qǐng)假的類(lèi)型（如病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假等）、請(qǐng)假時(shí)間、審批情況等。3.加班記錄：記錄員工加班的日期、時(shí)長(zhǎng)、加班原因等。4.遲到、早退、曠工記錄：明確記錄員工遲到、早退、曠工的具體時(shí)間和次數(shù)。（二）考勤報(bào)表1.月度考勤報(bào)表：匯總員工當(dāng)月的出勤情況，包括出勤天數(shù)、請(qǐng)假天數(shù)、加班時(shí)長(zhǎng)等。2.年度考勤報(bào)表：統(tǒng)計(jì)員工全年的考勤數(shù)據(jù)，作為年度考核、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。（三）審批文件1.請(qǐng)假申請(qǐng)單：?jiǎn)T工請(qǐng)假時(shí)填寫(xiě)的申請(qǐng)表格，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。2.加班申請(qǐng)單：?jiǎn)T工申請(qǐng)加班時(shí)提交的申請(qǐng)表格，注明加班原因、時(shí)間等，審批后留存。（四）特殊情況記錄1.調(diào)休記錄：記錄員工調(diào)休的時(shí)間和原因。2.出差記錄：包括出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由等相關(guān)信息。三、考勤資料的收集（一）考勤打卡數(shù)據(jù)收集1.公司采用[具體考勤打卡方式，如指紋打卡、人臉識(shí)別打卡等]進(jìn)行考勤記錄。2.考勤系統(tǒng)應(yīng)每日定時(shí)收集員工的打卡數(shù)據(jù)，并生成打卡記錄報(bào)表。3.如有員工因特殊原因無(wú)法正常打卡，需在當(dāng)天及時(shí)填寫(xiě)《未打卡說(shuō)明》，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交至人力資源部備案。（二）請(qǐng)假、加班等申請(qǐng)資料收集1.員工請(qǐng)假、加班等需提前按照公司規(guī)定填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)單，提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，并將審批后的申請(qǐng)單交至人力資源部。3.人力資源部收到申請(qǐng)單后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，確保申請(qǐng)內(nèi)容符合公司規(guī)定，并將相關(guān)信息錄入考勤系統(tǒng)。四、考勤資料的整理（一）定期整理1.人力資源部應(yīng)每月定期對(duì)考勤資料進(jìn)行整理。2.按照員工姓名、部門(mén)等分類(lèi)，將考勤記錄、報(bào)表、審批文件等資料進(jìn)行排序整理。（二）數(shù)據(jù)核對(duì)1.對(duì)考勤打卡記錄與請(qǐng)假、加班等申請(qǐng)資料進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的一致性。2.如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)員工或部門(mén)進(jìn)行溝通核實(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（三）資料補(bǔ)充與完善1.對(duì)于缺失或不完整的考勤資料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充。2.對(duì)整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行記錄，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。五、考勤資料的存檔（一）存檔方式1.考勤資料采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、月份、員工姓名等順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中。（二）存檔期限1.考勤資料的電子檔案和紙質(zhì)檔案保存期限為[X]年。2.超過(guò)保存期限的考勤資料，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（三）存檔流程1.整理后的考勤資料經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核簽字后，進(jìn)行存檔。2.建立考勤資料存檔臺(tái)賬，記錄存檔資料的名稱(chēng)、日期、存放位置等信息，便于查詢(xún)和管理。六、考勤資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部工作人員因工作需要可查閱全體員工的考勤資料。2.其他部門(mén)因工作需要查閱本部門(mén)員工考勤資料的，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并填寫(xiě)《考勤資料查閱申請(qǐng)表》，報(bào)人力資源部備案后，方可查閱。3.公司高層管理人員因工作需要查閱考勤資料的，可直接查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《考勤資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交至相關(guān)審批人進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，查閱人員到人力資源部按照規(guī)定的查閱方式進(jìn)行查閱。4.查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶走考勤資料，如需留存相關(guān)資料，需經(jīng)人力資源部同意。（三）使用規(guī)定1.考勤資料僅用于公司內(nèi)部管理，不得對(duì)外泄露。2.因工作需要使用考勤資料的，需按照公司規(guī)定的用途進(jìn)行使用，不得用于其他非法目的。七、考勤資料的保密與安全（一）保密措施1.接觸考勤資料的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)考勤資料的內(nèi)容予以保密。2.不得將考勤資料透露給無(wú)關(guān)人員，不得在公共場(chǎng)合談?wù)摽记谫Y料的相關(guān)內(nèi)容。3.如因工作需要對(duì)外提供考勤資料，需經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)考勤資料存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.如發(fā)生考勤資料丟失、泄露或被篡改等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、考勤資料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.考勤資料保存期限屆滿(mǎn)，且已不再具有查閱和使用價(jià)值。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、管理變革等原因，需要銷(xiāo)毀部分考勤資料。（二）銷(xiāo)毀流程1.人力資源部提出考勤資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《考勤資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀資料的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交至公司高層管理人員進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，由人力資源部會(huì)同相關(guān)部門(mén)按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。5.銷(xiāo)毀完成后，在考勤資料存檔臺(tái)賬中注明已銷(xiāo)毀，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)考勤資料的收集、整理、存檔等工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作符合本制度的要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可定期對(duì)考勤資料的管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）考核機(jī)制1.將考勤資料管理工作納入人力資源部工作人員的績(jī)效考核體系，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、資料管理規(guī)范的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致考勤資料出現(xiàn)問(wèn)題的人員，視情節(jié)輕重