電廠技術(shù)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強電廠技術(shù)部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在技術(shù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電廠技術(shù)部在生產(chǎn)、技術(shù)研發(fā)、設(shè)備維護(hù)等各項工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映技術(shù)工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）技術(shù)部檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)技術(shù)部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查詢。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）技術(shù)部各崗位人員職責(zé)1.在工作過程中及時形成并整理相關(guān)檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。2.主動配合檔案管理員做好檔案的收集、歸檔工作，按照要求提交各類檔案材料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可借閱相關(guān)檔案，并按時歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)運行記錄：包括運行日志、操作記錄、設(shè)備運行參數(shù)記錄等。2.技術(shù)研發(fā)資料：項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。3.設(shè)備維護(hù)檔案：設(shè)備臺賬、維修記錄、保養(yǎng)計劃及記錄、設(shè)備技術(shù)資料等。4.技術(shù)改造文件：改造方案、施工圖紙、驗收報告等。5.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.對外技術(shù)交流資料：與其他單位的技術(shù)合作協(xié)議、交流會議資料等。7.其他與技術(shù)工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作完成后及時將形成的檔案資料移交檔案管理員，確保檔案的時效性。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為生產(chǎn)運行類、技術(shù)研發(fā)類、設(shè)備維護(hù)類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對每份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.日常形成的檔案資料應(yīng)在每月底前集中歸檔。2.重大項目、技術(shù)改造等完成后，相關(guān)檔案應(yīng)在項目驗收后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.檔案形成部門或人員將整理好的檔案資料移交檔案管理員。2.檔案管理員對移交的檔案進(jìn)行核對、檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄中登記。3.將歸檔后的檔案按照分類順序存放于檔案庫房。五、檔案的保管（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序排列檔案，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要的紙質(zhì)檔案，可采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子副本，同時保留紙質(zhì)原件。（三）檔案清查1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。3.對清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報告，歸檔保存。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要，技術(shù)部內(nèi)部人員可借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、編號、借閱時間、用途等信息。2.經(jīng)檔案管理員審核，技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人憑借閱申請表到檔案管理員處領(lǐng)取檔案，并在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，確需長期使用的，須經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。2.檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期應(yīng)提前辦理手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案利用1.鼓勵技術(shù)人員利用檔案開展技術(shù)研究、經(jīng)驗總結(jié)等工作，充分發(fā)揮檔案的作用。2.檔案管理員應(yīng)積極為檔案利用提供便利條件，協(xié)助查閱、復(fù)制相關(guān)檔案資料。3.對于利用檔案形成的成果，如技術(shù)報告、論文等，應(yīng)注明檔案資料的出處。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實價值和科研價值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案形成的背景、來源、利用情況等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電廠技術(shù)部檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的利用和共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)功能開發(fā)：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的需要。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案