電廠技術部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強電廠技術部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在技術工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電廠技術部在生產、技術研發(fā)、設備維護等各項工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映技術工作實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）技術部檔案管理員職責1.負責技術部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查詢。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，確保檔案安全。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）技術部各崗位人員職責1.在工作過程中及時形成并整理相關檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。2.主動配合檔案管理員做好檔案的收集、歸檔工作，按照要求提交各類檔案材料。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。4.根據工作需要，經批準后可借閱相關檔案，并按時歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產運行記錄：包括運行日志、操作記錄、設備運行參數記錄等。2.技術研發(fā)資料：項目立項報告、研究方案、實驗數據、技術總結等。3.設備維護檔案：設備臺賬、維修記錄、保養(yǎng)計劃及記錄、設備技術資料等。4.技術改造文件：改造方案、施工圖紙、驗收報告等。5.技術標準與規(guī)范：國家及行業(yè)相關標準、企業(yè)內部技術標準等。6.對外技術交流資料：與其他單位的技術合作協(xié)議、交流會議資料等。7.其他與技術工作有關的文件、資料。（二）收集要求1.各崗位人員應在工作完成后及時將形成的檔案資料移交檔案管理員，確保檔案的時效性。2.檔案資料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對于電子文件，應確保其存儲格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，如分為生產運行類、技術研發(fā)類、設備維護類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對每份檔案編制詳細的目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.日常形成的檔案資料應在每月底前集中歸檔。2.重大項目、技術改造等完成后，相關檔案應在項目驗收后一個月內歸檔。（二）歸檔流程1.檔案形成部門或人員將整理好的檔案資料移交檔案管理員。2.檔案管理員對移交的檔案進行核對、檢查，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄中登記。3.將歸檔后的檔案按照分類順序存放于檔案庫房。五、檔案的保管（一）庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序排列檔案，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數據安全。3.對于重要的紙質檔案，可采取復印、掃描等方式進行數字化處理，建立電子副本，同時保留紙質原件。（三）檔案清查1.檔案管理員應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。3.對清查結果進行詳細記錄，形成檔案清查報告，歸檔保存。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要，技術部內部人員可借閱相關檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須經技術部負責人批準。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、編號、借閱時間、用途等信息。2.經檔案管理員審核，技術部負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人憑借閱申請表到檔案管理員處領取檔案，并在借閱登記簿上簽字確認。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，確需長期使用的，須經技術部負責人批準。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、摘錄檔案內容。2.檔案必須在規(guī)定期限內歸還，如需延期應提前辦理手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理員應認真檢查檔案的完整性和保密性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案利用1.鼓勵技術人員利用檔案開展技術研究、經驗總結等工作，充分發(fā)揮檔案的作用。2.檔案管理員應積極為檔案利用提供便利條件，協(xié)助查閱、復制相關檔案資料。3.對于利用檔案形成的成果，如技術報告、論文等，應注明檔案資料的出處。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由技術部負責人、檔案管理員及相關技術人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定內容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實價值和科研價值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，判斷其保存價值。2.綜合分析法：結合檔案形成的背景、來源、利用情況等進行綜合分析，確定其保存價值。（五）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經技術部負責人審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的電廠技術部檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和網絡化查詢。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的利用和共享。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案檢索數據庫。3.系統(tǒng)功能開發(fā)：檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的需要。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案