加強收發(fā)文管理制度總則一、目的為規(guī)范公司收發(fā)文管理工作，確保公司文件的及時、準確、安全傳遞和處理，提高工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的收發(fā)文管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的收發(fā)文工作由人事行政部統(tǒng)一負責，各部門應積極配合。2.及時處理原則：對收到的文件應及時登記、傳遞、處理，不得拖延積壓。3.準確無誤原則：在文件的傳遞、處理過程中，應確保信息的準確無誤，避免出現錯誤。4.安全保密原則：對涉及公司機密的文件，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件的安全。四、管理機構及職責1.人事行政部（1）負責公司收發(fā)文的統(tǒng)一管理，包括文件的收發(fā)、登記、傳遞、歸檔等工作。（2）制定公司收發(fā)文管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（3）負責公司文件的打印、復印、裝訂等工作。（4）對各部門的收發(fā)文工作進行指導和監(jiān)督。2.各部門（1）負責本部門文件的起草、審核、報送等工作。（2）及時領取本部門應接收的文件，并按規(guī)定進行處理。（3）對本部門的收發(fā)文工作進行記錄和歸檔。收文管理一、文件的接收1.人事行政部設立專門的文件收發(fā)室，負責接收外部文件和內部文件的傳遞。2.接收文件時，應認真核對文件的文號、標題、密級、份數等信息，確保文件的準確性。3.對收到的文件，應及時在文件收發(fā)登記表上進行登記，注明文件的來源、文號、標題、日期、簽收人等信息。4.如發(fā)現文件有破損、缺頁等情況，應及時向發(fā)文單位聯(lián)系更換。二、文件的登記1.文件收發(fā)登記表應按照文號、日期等順序進行登記，確保登記的準確性和完整性。2.登記內容應包括文件的來源、文號、標題、日期、簽收人、密級、份數等信息。3.對于重要文件，應在文件收發(fā)登記表上注明重要程度，以便及時處理。三、文件的傳遞1.人事行政部應根據文件的性質和緊急程度，及時將文件傳遞給相關部門或人員。2.傳遞文件時，應填寫文件傳遞單，注明文件的文號、標題、接收部門或人員、傳遞日期等信息，并由傳遞人和接收人簽字確認。3.對于緊急文件，應優(yōu)先傳遞，確保文件的及時處理。四、文件的簽收1.接收文件的部門或人員應在文件傳遞單上簽字確認，表明文件已收到。2.如接收文件的部門或人員不在，應指定專人代為簽收，并注明代為簽收人的姓名和聯(lián)系方式。3.簽收人應及時將收到的文件送交相關部門或人員處理，不得拖延積壓。五、文件的分類1.人事行政部應將收到的文件按照性質進行分類，如行政文件、財務文件、人事文件等。2.對于重要文件，應單獨分類存放，以便及時處理。六、文件的傳閱1.對于需要傳閱的文件，人事行政部應填寫文件傳閱單，注明文件的文號、標題、傳閱范圍、傳閱期限等信息，并由傳閱人和接收人簽字確認。2.傳閱文件時，應按照傳閱范圍依次傳閱，不得遺漏。3.傳閱文件的期限一般為3個工作日，如因特殊情況需要延長傳閱期限，應經人事行政部經理批準。七、文件的催辦1.對于需要辦理的文件，人事行政部應及時催辦，確保文件的及時處理。2.催辦文件時，應填寫文件催辦單，注明文件的文號、標題、催辦事由、催辦期限等信息，并由催辦人和接收人簽字確認。3.催辦期限一般為3個工作日，如因特殊情況需要延長催辦期限，應經人事行政部經理批準。發(fā)文管理一、文件的起草1.各部門需要發(fā)文時，應指定專人負責文件的起草工作。2.文件起草人員應根據文件的性質和內容，嚴格按照公司的公文格式和要求進行起草，確保文件的規(guī)范性和準確性。3.文件起草完成后，應進行認真審核，確保文件的內容符合公司的政策和規(guī)定，語言表達準確、簡潔、明了。二、文件的審核1.各部門起草的文件應先經本部門負責人審核，確保文件的內容符合部門的工作要求和公司的政策規(guī)定。2.經本部門負責人審核通過的文件，應報送人事行政部進行審核。3.人事行政部應根據公司的公文格式和要求，對報送的文件進行審核，確保文件的規(guī)范性和準確性。4.對于重要文件，人事行政部應組織相關部門進行會審，確保文件的內容符合公司的整體利益和發(fā)展要求。三、文件的簽發(fā)1.經人事行政部審核通過的文件，應報送公司領導進行簽發(fā)。2.公司領導應根據文件的性質和內容，認真審核文件的內容和格式，確保文件的準確性和規(guī)范性。3.對于重要文件，公司領導應簽署意見，并注明簽發(fā)日期。四、文件的編號1.公司的文件應按照一定的規(guī)則進行編號，以便于文件的管理和查詢。2.文件編號應包括文號、年份、部門代碼等信息，確保文件編號的唯一性和準確性。3.對于重要文件，應在文件編號中注明重要程度，以便于及時處理。五、文件的打印、復印、裝訂1.經公司領導簽發(fā)的文件，應由人事行政部負責打印、復印、裝訂等工作。2.打印、復印文件時，應嚴格按照公司的公文格式和要求進行，確保文件的規(guī)范性和準確性。3.裝訂文件時，應使用公司統(tǒng)一的文件裝訂夾，確保文件的整齊、美觀。六、文件的發(fā)放1.人事行政部應根據文件的發(fā)放范圍，將文件發(fā)放給相關部門或人員。2.發(fā)放文件時，應填寫文件發(fā)放登記表，注明文件的文號、標題、發(fā)放范圍、發(fā)放日期等信息，并由發(fā)放人和接收人簽字確認。3.對于重要文件，應采取專人送達的方式，確保文件的安全和及時送達。文件的歸檔一、文件的歸檔范圍1.公司的各類文件，包括行政文件、財務文件、人事文件等。2.公司的各類報表、報告、紀要等。3.公司的各類合同、協(xié)議等。二、文件的歸檔時間1.對于一般文件，應在文件處理完畢后的3個工作日內進行歸檔。2.對于重要文件，應在文件處理完畢后的1個工作日內進行歸檔。三、文件的歸檔要求1.歸檔的文件應按照文號、日期等順序進行排列，確保歸檔的準確性和完整性。2.歸檔的文件應填寫文件歸檔登記表，注明文件的文號、標題、日期、歸檔部門、歸檔人等信息。3.歸檔的文件應使用公司統(tǒng)一的檔案夾進行存放，確保文件的整齊、美觀。四、文件的查閱1.公司內部人員需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱的文件名稱、查閱原因、查閱期限等信息，并經人事行政部經理批準。2.查閱檔案時，應在檔案查閱登記表上注明查閱的文件名稱、查閱人、查閱