報(bào)關(guān)單證檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范公司報(bào)關(guān)單證的檔案管理，確保報(bào)關(guān)單證的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔，提高報(bào)關(guān)工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有涉及報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員，包括進(jìn)出口部、財(cái)務(wù)部、物流部等。三、管理職責(zé)1.進(jìn)出口部負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)單證的收集、整理、審核和傳遞。確保報(bào)關(guān)單證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。按照規(guī)定的時(shí)間和要求將報(bào)關(guān)單證移交檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)單證的歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作。建立報(bào)關(guān)單證檔案管理制度，制定檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。確保報(bào)關(guān)單證檔案的安全、完整和可追溯性。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)單證涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核對(duì)和記錄。配合檔案管理部門進(jìn)行報(bào)關(guān)單證的歸檔和查閱工作。4.其他相關(guān)部門協(xié)助進(jìn)出口部和檔案管理部門做好報(bào)關(guān)單證的管理工作。提供與報(bào)關(guān)單證相關(guān)的信息和支持。四、報(bào)關(guān)單證的分類1.進(jìn)口報(bào)關(guān)單證進(jìn)口合同進(jìn)口發(fā)票進(jìn)口提單進(jìn)口裝箱單進(jìn)口許可證進(jìn)口報(bào)關(guān)單其他相關(guān)單證2.出口報(bào)關(guān)單證出口合同出口發(fā)票出口提單出口裝箱單出口許可證出口報(bào)關(guān)單其他相關(guān)單證五、報(bào)關(guān)單證的收集1.進(jìn)出口部應(yīng)在報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，收集齊全報(bào)關(guān)所需的各類單證。2.對(duì)于因特殊原因無(wú)法及時(shí)收集齊全的單證，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員催辦，并記錄催辦情況。3.收集到的報(bào)關(guān)單證應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保單證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)單證存在問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，解決問題后再進(jìn)行歸檔。六、報(bào)關(guān)單證的整理1.進(jìn)出口部應(yīng)將收集到的報(bào)關(guān)單證按照規(guī)定的分類進(jìn)行整理，確保單證的歸類準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于同一批次的報(bào)關(guān)單證，應(yīng)按照?qǐng)?bào)關(guān)單的編號(hào)順序進(jìn)行整理，便于查閱和管理。3.整理后的報(bào)關(guān)單證應(yīng)進(jìn)行裝訂或封裝，確保單證的完整性和安全性。七、報(bào)關(guān)單證的審核1.進(jìn)出口部應(yīng)對(duì)整理后的報(bào)關(guān)單證進(jìn)行審核，確保單證的內(nèi)容與實(shí)際報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)相符。2.審核內(nèi)容包括單證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、合法性等方面。如發(fā)現(xiàn)單證存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.審核人員應(yīng)在報(bào)關(guān)單證上簽字確認(rèn)，注明審核日期和審核意見。八、報(bào)關(guān)單證的傳遞1.進(jìn)出口部應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將審核通過的報(bào)關(guān)單證傳遞給檔案管理部門。2.傳遞報(bào)關(guān)單證時(shí)，應(yīng)填寫報(bào)關(guān)單證傳遞清單，注明單證的名稱、編號(hào)、數(shù)量、傳遞時(shí)間等信息。3.檔案管理部門應(yīng)在收到報(bào)關(guān)單證后，及時(shí)進(jìn)行簽收，并將簽收信息反饋給進(jìn)出口部。檔案管理一、檔案的建立1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)報(bào)關(guān)單證的分類，建立相應(yīng)的檔案目錄和檔案編號(hào)規(guī)則。2.對(duì)于每一份報(bào)關(guān)單證，應(yīng)按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并將編號(hào)填寫在單證上。3.建立報(bào)關(guān)單證檔案臺(tái)賬，記錄報(bào)關(guān)單證的檔案編號(hào)、名稱、編號(hào)、數(shù)量、傳遞時(shí)間、歸檔時(shí)間等信息。二、檔案的保管1.報(bào)關(guān)單證檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，確保檔案的安全、完整和可追溯性。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)報(bào)關(guān)單證檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)于重要的報(bào)關(guān)單證檔案，應(yīng)采取備份等措施，確保檔案的安全性。三、檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱報(bào)關(guān)單證檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)單的要求，提供相應(yīng)的報(bào)關(guān)單證檔案，并做好查閱記錄。3.查閱報(bào)關(guān)單證檔案時(shí)，不得涂改、損壞或丟失檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告。4.公司外部人員因工作需要查閱報(bào)關(guān)單證檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱。四、檔案的銷毀1.報(bào)關(guān)單證檔案的保存期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行。2.對(duì)于超過保存期限的報(bào)關(guān)單證檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀報(bào)關(guān)單證檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程中，應(yīng)確保檔案的安全和徹底銷毀，不得將檔案內(nèi)容泄露或留存。附