汽車(chē)公司合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，確定合同條款。公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)公平公正，不得損害公司及對(duì)方的合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門(mén)及職責(zé)1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對(duì)合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見(jiàn)和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律活動(dòng)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。配合法務(wù)部門(mén)處理合同糾紛，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和證據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)參與合同的審核，對(duì)合同的付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，確保資金安全。定期與業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。4.行政部門(mén)負(fù)責(zé)合同文本的編號(hào)、歸檔、保管工作，建立合同管理臺(tái)賬。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)辦理合同簽訂所需的相關(guān)手續(xù)，如蓋章、登記等。負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保合同信息的安全和準(zhǔn)確。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額等信息。審批：合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。談判：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，形成談判紀(jì)要。談判紀(jì)要應(yīng)包括談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)等信息。起草：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，條款清晰、明確、完整。審核：合同文本起草完成后，依次提交法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)進(jìn)行審核。各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并提出審核意見(jiàn)。簽訂：經(jīng)審核通過(guò)的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。合同簽訂后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本編號(hào)、歸檔，并建立合同管理臺(tái)賬。2.合同文本要求格式規(guī)范：合同文本應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括合同封面、目錄、正文、附件等。條款清晰：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清、歧義或漏洞。權(quán)利義務(wù)對(duì)等：合同雙方的權(quán)利義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害公司利益。違約責(zé)任明確：合同應(yīng)明確約定雙方的違約責(zé)任，以便在合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)追究責(zé)任。3.授權(quán)委托管理公司法定代表人可以書(shū)面授權(quán)他人代表公司簽訂合同。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限、代理人的權(quán)限等內(nèi)容。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行事。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)妥善保管，如有變更或終止，應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方。四、合同履行管理1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)了解合同對(duì)方的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況、交付情況等信息。2.變更管理合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更情況通知法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。3.解除管理合同履行過(guò)程中如需解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將解除情況通知法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。合同解除后，雙方應(yīng)按照解除協(xié)議的約定履行各自的義務(wù)，如清理合同款項(xiàng)、返還財(cái)產(chǎn)、賠償損失等。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防業(yè)務(wù)部門(mén)在合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保合同對(duì)方具有良好的信譽(yù)和履行能力。合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司合同進(jìn)行審查和風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.糾紛處理流程糾紛發(fā)生：合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并會(huì)同法務(wù)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和分析，了解糾紛的原因、經(jīng)過(guò)、雙方的爭(zhēng)議焦點(diǎn)等情況。協(xié)商解決：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如協(xié)商記錄、往來(lái)函件等。第三方調(diào)解：如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門(mén)可以根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請(qǐng)第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解過(guò)程中應(yīng)遵守調(diào)解機(jī)構(gòu)的相關(guān)規(guī)定，積極配合調(diào)解工作。仲裁或訴訟：如調(diào)解不成，業(yè)務(wù)部門(mén)可以根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合法務(wù)部門(mén)，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、合同檔案管理1.檔案收集行政部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交行政部門(mén)。合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判紀(jì)要、審核意見(jiàn)、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)函件、訴訟或仲裁文件等資料。2.檔案整理行政部門(mén)應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)歸檔。合同檔案應(yīng)編制目錄，便于查找和使用。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜中。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期、長(zhǎng)期和永久保管。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還行政部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。監(jiān)督檢查可以采取自查、抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。2.考核評(píng)價(jià)公司建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的