苗木采購流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司苗木采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購苗木的質(zhì)量符合公司需求，控制采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有苗木采購活動，包括但不限于綠化工程、景觀建設(shè)等項目所需苗木的采購。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購苗木必須符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保苗木的成活率、品種純度等。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。3.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購過程的合法性。4.公開透明原則：采購流程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購計劃制定（一）需求部門提出申請1.綠化工程、景觀建設(shè)等項目的負(fù)責(zé)部門根據(jù)項目規(guī)劃和實(shí)際需求，填寫《苗木采購申請表》。2.申請表應(yīng)詳細(xì)注明苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息。（二）采購部門審核1.采購部門收到申請表后，對需求的合理性進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括項目進(jìn)度是否需要該批苗木、需求數(shù)量是否準(zhǔn)確、規(guī)格是否符合項目要求等。（三）計劃匯總與審批1.采購部門將審核通過的申請表進(jìn)行匯總，形成月度或季度苗木采購計劃。2.采購計劃報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后作為采購執(zhí)行的依據(jù)。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門通過多種渠道收集苗木供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。2.對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、苗木質(zhì)量等。3.建立供應(yīng)商名錄，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、主營產(chǎn)品等。（二）供應(yīng)商評估1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期為每年一次。2.評估內(nèi)容包括苗木質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂1.對于長期合作的供應(yīng)商，采購部門與其簽訂《苗木采購合作協(xié)議》。2.協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括苗木質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等。四、采購詢價與報價（一）詢價1.采購部門根據(jù)采購計劃，向多家供應(yīng)商發(fā)送《苗木采購詢價單》。2.詢價單應(yīng)注明苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。（二）報價1.供應(yīng)商收到詢價單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行報價。2.報價應(yīng)包括苗木單價、總價、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等所有費(fèi)用。（三）報價分析與比較1.采購部門對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行分析和比較。2.比較內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。五、采購合同簽訂（一）合同起草1.采購部門根據(jù)與候選供應(yīng)商的談判結(jié)果，起草《苗木采購合同》。2.合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。（二）合同審核1.《苗木采購合同》起草完成后，提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面。（三）合同簽訂1.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如需求部門、財務(wù)部門等。六、采購訂單下達(dá)（一）訂單生成1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，生成《苗木采購訂單》。2.訂單應(yīng)明確苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。（二）訂單審核1.《苗木采購訂單》生成后，提交采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括訂單信息與合同是否一致、交貨時間是否合理等。（三）訂單下達(dá)1.經(jīng)審核通過的訂單，采購部門及時下達(dá)給供應(yīng)商。2.訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。七、苗木驗收（一）驗收準(zhǔn)備1.需求部門在苗木到貨前，應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括組建驗收小組、準(zhǔn)備驗收工具等。2.驗收小組應(yīng)由需求部門、采購部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員組成。（二）到貨檢驗1.苗木到貨后，驗收小組根據(jù)采購合同和訂單要求，對苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗。2.檢驗內(nèi)容包括苗木的胸徑、高度、冠幅、土球大小、病蟲害情況等。（三）驗收結(jié)果處理1.如驗收合格，驗收小組應(yīng)出具《苗木驗收報告》，并辦理入庫手續(xù)。2.如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。3.因驗收不合格給公司造成損失的，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。八、付款管理（一）付款申請1.采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《苗木采購付款申請表》。2.申請表應(yīng)注明供應(yīng)商名稱、合同編號、付款金額、付款方式、付款理由等信息。（二）付款審核1.《苗木采購付款申請表》提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財務(wù)部門重點(diǎn)審核付款金額是否與合同約定一致、發(fā)票是否齊全等。（三）付款審批1.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的付款申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款。九、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集苗木采購過程中的各類文件和資料，包括采購申請表、詢價單、報價單、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款申請表等。（二）檔案整理1.采購部門對收集到的文件和資料進(jìn)行整理，按照時間順序和類別進(jìn)行分類歸檔。2.檔案應(yīng)裝訂成冊，并編制目錄，便于查閱。（三）檔案保管1.采購檔案由采購部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管期限為[X]年。2.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)安全、干燥、通風(fēng)，防止檔案損壞、丟失。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管地點(diǎn)。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。十、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對苗木采購流程進(jìn)行審計，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報苗木采購工作進(jìn)展情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括苗木質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。3.對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（三）采購人員考核1.人力資源部門會同采購部門對采