淺談公司會議室管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保各類會議及活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大會議室、中會議室、小會議室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：會議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源合理利用。2.先申請先使用：遵循“先申請先使用”的原則，根據(jù)申請時間和會議需求安排會議室。3.高效利用：鼓勵充分利用會議室資源，提高使用效率，避免資源浪費。4.安全規(guī)范：使用會議室時應(yīng)遵守安全規(guī)定，保持會議室整潔衛(wèi)生。二、會議室使用申請（一）申請流程1.填寫申請表：需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前填寫《會議室使用申請表》，詳細(xì)注明會議主題、時間、參會人數(shù)、預(yù)計時長等信息。2.提交申請：將填好的申請表提交至行政部門。提交方式可選擇紙質(zhì)版送至行政辦公室，或通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行線上申請。3.審批：行政部門收到申請后，根據(jù)會議室的使用情況進行審批。審批通過后，申請人會收到通知。（二）申請時間1.常規(guī)會議應(yīng)提前[X]個工作日申請，緊急會議至少提前[X]小時申請。2.跨部門會議或涉及重要領(lǐng)導(dǎo)的會議，建議提前[X]個工作日申請，以便行政部門做好協(xié)調(diào)和準(zhǔn)備工作。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時使用會議室，申請人應(yīng)盡快與行政部門溝通說明情況，行政部門將根據(jù)實際情況進行安排，并做好記錄。三、會議室安排與調(diào)配（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護，包括設(shè)備檢查、清潔衛(wèi)生等。2.根據(jù)申請情況，合理安排會議室，確保各部門會議及活動的順利進行。3.定期對會議室的使用情況進行統(tǒng)計和分析，為優(yōu)化會議室資源提供依據(jù)。（二）會議室安排原則1.根據(jù)會議規(guī)模和需求安排合適的會議室，避免大會議室閑置而小會議室不夠用的情況。2.優(yōu)先滿足重要會議和緊急會議的需求，同時兼顧其他部門的正常使用。3.對于時間沖突的申請，行政部門有權(quán)進行協(xié)調(diào)和調(diào)整，申請人應(yīng)積極配合。（三）臨時變更如因特殊原因需要變更會議室或會議時間，申請人應(yīng)至少提前[X]小時通知行政部門，并重新提交《會議室使用申請表》進行審批。四、會議室使用規(guī)定（一）使用人員要求1.所有使用會議室的人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施設(shè)備，保持會議室整潔衛(wèi)生。2.遵守會議室的使用秩序，不得在會議室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等。3.按照申請的時間使用會議室，如需延長使用時間，應(yīng)提前通知行政部門并獲得批準(zhǔn)。（二）設(shè)備使用1.會議室內(nèi)配備的投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，使用人員應(yīng)在會前熟悉操作方法，如有問題及時聯(lián)系行政部門。2.使用設(shè)備時應(yīng)注意正確操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。如因使用人員原因?qū)е略O(shè)備損壞，應(yīng)照價賠償。3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好會議資料，將會議室恢復(fù)原狀。（三）安全注意事項1.注意會議室的用電安全，不得私自亂拉電線、使用大功率電器等。2.保持會議室的消防通道暢通，不得在通道內(nèi)堆放雜物。3.如遇緊急情況，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案進行處理，確保人員安全。五、會議室衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.行政部門負(fù)責(zé)安排專人定期對會議室進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。2.每次會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將會議室的垃圾帶走，并將桌椅擺放整齊。（二）定期消毒1.行政部門應(yīng)定期對會議室進行全面消毒，特別是在流感高發(fā)期等特殊時期，增加消毒頻次。2.消毒工作應(yīng)使用符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的消毒劑，確保會議室環(huán)境安全衛(wèi)生。六、會議室設(shè)備維護與管理（一）設(shè)備清單行政部門應(yīng)建立會議室設(shè)備清單，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、購置時間、維修記錄等信息。（二）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運行。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、性能、連接等方面。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時安排維修人員進行維修，并做好記錄。（三）維修與更換1.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知行政部門，行政部門根據(jù)故障情況安排維修人員進行維修。2.對于無法修復(fù)或已達到使用年限的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時申請更換，確保會議室設(shè)備的正常使用。七、會議室費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.會議室的使用不收取費用，但因使用會議室產(chǎn)生的水電費等費用由公司統(tǒng)一承擔(dān)。2.如因特殊情況需要使用會議室的設(shè)備或服務(wù)，如租用投影儀、音響等，費用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）費用報銷1.使用會議室產(chǎn)生的水電費等費用，由行政部門定期進行統(tǒng)計和核算，并按照公司財務(wù)制度進行報銷。2.因特殊情況產(chǎn)生的設(shè)備租用等費用，使用人員應(yīng)按照公司報銷流程填寫報銷單，經(jīng)審批后進行報銷。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負(fù)責(zé)對會議室的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司員工有權(quán)對會議室的使用情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可向行政部門舉報。（二）考核辦法1.對于違反會議室管理制度的部門或個人，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告等處理。2.將會議室的使用情況納入部門績效考核體系，對于會議室使用管理規(guī)范、效率高的部門