建筑公司證章管理制度總則1.目的為加強公司證章管理，維護公司證章的權(quán)威性、嚴肅性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司涉及的各類證章管理，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、項目部章等。3.定義證章：本制度所指證章包括公司依法登記注冊后取得的各類法定證照，以及公司內(nèi)部使用的具有特定用途和法律效力的印章。保管人：負責(zé)證章日常保管、使用登記等工作的人員。證章的種類及用途1.營業(yè)執(zhí)照是公司合法經(jīng)營的憑證，用于證明公司的主體資格和經(jīng)營范圍。主要用途包括辦理各類業(yè)務(wù)登記、稅務(wù)申報、銀行開戶、簽訂合同等。2.資質(zhì)證書是公司具備從事特定建筑業(yè)務(wù)能力的法定證明文件。用于參與工程投標、承接工程項目、辦理工程相關(guān)手續(xù)等。3.安全生產(chǎn)許可證表明公司具備安全生產(chǎn)條件，是從事建筑施工活動的必備證書。用于證明公司符合安全生產(chǎn)要求，可正常開展施工業(yè)務(wù)。4.合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確公司與外部單位或個人的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。確保合同簽訂的合法性、有效性和嚴肅性。5.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。是公司財務(wù)管理的重要印鑒，保障財務(wù)工作的規(guī)范運作。6.法人章代表公司法定代表人行使職權(quán)，用于特定的財務(wù)和法律文件簽署。如支票背書、重要合同的法定代表人簽字等。7.項目部章用于項目部與外部單位或個人簽訂與項目相關(guān)的協(xié)議、文件等。明確項目部在項目實施過程中的權(quán)利義務(wù)，但使用范圍僅限于本項目相關(guān)業(yè)務(wù)。證章的申請與審批1.申請流程各部門或項目部如需新辦證章或使用已有的證章，應(yīng)填寫《證章使用申請表》，詳細說明證章使用的事項、用途、時間、范圍等內(nèi)容。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，涉及重要事項或大額資金交易的，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批。2.審批原則審批部門應(yīng)嚴格審查申請事項的必要性、合法性和真實性，確保證章使用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。對于不符合規(guī)定或存在風(fēng)險的申請，應(yīng)予以駁回，并說明理由。證章的制作與領(lǐng)取1.制作要求證章的制作應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準進行，確保證章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合規(guī)定要求。證章制作單位應(yīng)具備合法資質(zhì)，公司應(yīng)與其簽訂制作合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.領(lǐng)取程序證章制作完成后，由行政部門負責(zé)領(lǐng)取。領(lǐng)取時需核對證章的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與制作合同一致，并進行詳細登記。行政部門應(yīng)及時將新領(lǐng)證章移交至保管人，并辦理交接手續(xù)。交接雙方需在《證章交接登記表》上簽字確認。證章的保管1.保管人員職責(zé)證章保管人應(yīng)妥善保管證章，確保證章安全存放，防止丟失、損壞或被盜用。嚴格按照規(guī)定的使用范圍和程序使用證章，不得擅自將證章轉(zhuǎn)借他人或用于非規(guī)定用途。定期對證章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)證章有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時報告并申請更換。做好證章使用登記工作，詳細記錄每次證章使用的時間、事項、使用人等信息。2.保管方式各類證章應(yīng)分別存放于專門的保險柜或安全的保管場所，確保存放環(huán)境安全可靠。對于重要證章，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等，應(yīng)實行雙人保管制度，由兩名保管人分別持有保險柜鑰匙，共同開啟保險柜進行證章使用。3.保管場所安全要求保管場所應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如監(jiān)控攝像頭、防盜報警裝置等，確保證章存放安全。保管場所應(yīng)保持整潔、干燥，避免證章因受潮、生銹等原因損壞。證章的使用1.使用流程使用證章時，使用人應(yīng)填寫《證章使用申請表》，經(jīng)審批通過后，到保管人處領(lǐng)取證章。保管人應(yīng)認真核對申請表與審批意見，確認無誤后，將證章交予使用人，并在《證章使用登記表》上記錄使用情況。使用人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還證章，并在《證章使用登記表》上簽字確認。2.使用范圍限制證章必須嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得超出規(guī)定范圍使用。嚴禁使用證章為其他單位或個人提供擔(dān)保、抵押等。項目部章只能用于本項目相關(guān)業(yè)務(wù)，不得用于與項目無關(guān)的事項。3.用印審批權(quán)限一般事項的用印，由部門負責(zé)人審批；涉及重要事項、大額資金交易或合同簽訂等，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批。財務(wù)專用章和法人章的使用，必須按照財務(wù)管理制度的規(guī)定，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后使用。證章的停用與銷毀1.停用情形證章因損壞、遺失、過期等原因不再使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，需要停用相關(guān)證章的，應(yīng)按照規(guī)定程序進行處理。2.停用手續(xù)辦理保管人應(yīng)填寫《證章停用申請表》，詳細說明證章停用的原因、時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報行政部門備案。行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，停止使用已停用的證章。3.銷毀程序?qū)τ谝淹Ｓ们覠o需留存的證章，由行政部門組織進行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《證章銷毀申請表》，經(jīng)審批通過后，由兩名以上人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《證章銷毀登記表》上簽字確認。證章銷毀方式應(yīng)符合環(huán)保要求，可采用切割、粉碎等方式進行銷毀。證章的掛失與補辦1.掛失程序如發(fā)現(xiàn)證章丟失或被盜用，保管人應(yīng)立即向行政部門報告，并填寫《證章掛失申請表》。行政部門應(yīng)及時采取措施，如在公司內(nèi)部發(fā)布掛失通知、向相關(guān)部門和單位通報等，防止證章被非法使用。同時，應(yīng)向公安機關(guān)報案，并配合公安機關(guān)進行調(diào)查處理。2.補辦流程證章掛失后，如需補辦，應(yīng)按照證章申請與審批流程重新辦理申請手續(xù)。補辦證章時，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如掛失證明、公安機關(guān)報案回執(zhí)等。經(jīng)審批通過后，按照證章制作與領(lǐng)取程序進行補辦。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門負責(zé)定期對證章管理情況進行檢查，包括證章保管、使用登記、審批手續(xù)等方面。檢查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.審計監(jiān)督公司審計部門應(yīng)定期對證章管理情況進行審計，重點審查證章使用的合規(guī)性、資金往來的真實性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)依法依規(guī)進行處理，并督促相關(guān)部門進行整改。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用證章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同