建筑公司檔案管理制度總則一、目的為了加強(qiáng)建筑公司檔案管理工作，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等各項(xiàng)工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、工程建設(shè)、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司總部及各項(xiàng)目部的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，公司總部設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理和指導(dǎo)工作；各項(xiàng)目部設(shè)立檔案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的具體管理工作。2.集中管理、分散保存：公司檔案實(shí)行集中管理、分散保存的原則，公司總部檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)公司重要檔案的集中管理，各項(xiàng)目部檔案管理人員負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的分散保存。3.科學(xué)管理、注重利用：公司檔案工作實(shí)行科學(xué)管理、注重利用的原則，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量；同時(shí)，要充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為公司的經(jīng)營(yíng)管理和工程建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。四、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司總部檔案管理部門(mén)（1）負(fù)責(zé)制定公司檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。（2）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等各項(xiàng)工作。（3）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。（4）負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)目部檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對(duì)各項(xiàng)目部檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。（5）負(fù)責(zé)公司重要檔案的移交、保管和利用等工作，確保重要檔案的安全和完整。2.各項(xiàng)目部檔案管理人員（1）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等各項(xiàng)工作。（2）按照公司檔案管理制度的要求，建立本項(xiàng)目部檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。（3）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的信息化建設(shè)，建立本項(xiàng)目部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。（4）負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目部檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高本項(xiàng)目部檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（5）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部重要檔案的移交、保管和利用等工作，確保重要檔案的安全和完整。檔案的分類(lèi)與歸檔范圍一、檔案分類(lèi)根據(jù)建筑公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理的需要，公司檔案分為以下幾類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事任免、勞動(dòng)合同、員工檔案等。2.工程管理類(lèi)：包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更、工程驗(yàn)收、工程結(jié)算等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括合同文件、招投標(biāo)文件、客戶(hù)檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料等。5.技術(shù)資料類(lèi)：包括施工技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)圖集、施工方案、技術(shù)交底、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。6.聲像檔案類(lèi)：包括照片、錄像、錄音等。7.其他類(lèi)：包括印章管理、固定資產(chǎn)管理、安全管理等相關(guān)檔案。二、歸檔范圍1.行政管理類(lèi)（1）公司規(guī)章制度：包括公司章程、各項(xiàng)管理制度、工作流程等。（2）會(huì)議紀(jì)要：包括公司各類(lèi)會(huì)議的紀(jì)要，如董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要等。（3）工作計(jì)劃：包括公司年度工作計(jì)劃、季度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃等。（4）工作總結(jié)：包括公司年度工作總結(jié)、季度工作總結(jié)、月度工作總結(jié)等。（5）人事任免：包括公司人事任免文件、員工調(diào)動(dòng)文件等。（6）勞動(dòng)合同：包括公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同。（7）員工檔案：包括員工的個(gè)人資料、學(xué)歷證明、職稱(chēng)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。2.工程管理類(lèi)（1）工程規(guī)劃：包括工程總體規(guī)劃、項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告等。（2）設(shè)計(jì)文件：包括工程設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更等。（3）施工圖紙：包括工程施工圖紙、圖紙會(huì)審記錄等。（4）工程變更：包括工程變更申請(qǐng)、工程變更通知、工程變更簽證等。（5）工程驗(yàn)收：包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。（6）工程結(jié)算：包括工程結(jié)算報(bào)告、工程結(jié)算清單等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)（1）會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。（2）會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。（3）財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。（4）審計(jì)報(bào)告：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。4.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（1）合同文件：包括公司簽訂的各類(lèi)合同，如工程施工合同、材料采購(gòu)合同、租賃合同等。（2）招投標(biāo)文件：包括公司參與的各類(lèi)招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。（3）客戶(hù)檔案：包括公司的客戶(hù)資料、客戶(hù)投訴記錄等。（4）市場(chǎng)調(diào)研資料：包括公司的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告等。5.技術(shù)資料類(lèi)（1）施工技術(shù)規(guī)范：包括國(guó)家和地方的施工技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)圖集等。（2）施工方案：包括工程施工方案、專(zhuān)項(xiàng)施工方案等。（3）技術(shù)交底：包括工程技術(shù)交底記錄、質(zhì)量交底記錄等。（4）質(zhì)量檢驗(yàn)記錄：包括工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。6.聲像檔案類(lèi)（1）照片：包括公司重要活動(dòng)、工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)、員工活動(dòng)等照片。（2）錄像：包括公司重要活動(dòng)、工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)、員工活動(dòng)等錄像。（3）錄音：包括公司重要會(huì)議、電話(huà)錄音等。7.其他類(lèi)（1）印章管理：包括公司印章的使用登記、保管等相關(guān)檔案。（2）固定資產(chǎn)管理：包括公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置、折舊、清查等相關(guān)檔案。（3）安全管理：包括公司安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理記錄等相關(guān)檔案。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門(mén)和項(xiàng)目部應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案的歸檔范圍和要求，及時(shí)收集本部門(mén)和本項(xiàng)目部形成的檔案材料。2.檔案管理人員應(yīng)定期到各部門(mén)和項(xiàng)目部收集檔案材料，確保檔案材料的及時(shí)歸檔。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行歸檔；對(duì)于零散的檔案材料，應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔。4.檔案材料的收集應(yīng)做到齊全、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏或丟失。二、檔案的整理1.檔案的整理應(yīng)按照檔案的分類(lèi)和歸檔范圍，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、整理和裝訂。2.檔案的整理應(yīng)做到規(guī)范、整齊、美觀(guān)，不得隨意涂改或損壞檔案材料。3.檔案的整理應(yīng)按照檔案的保管期限，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、整理和裝訂。4.檔案的整理應(yīng)按照檔案的編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)和歸檔。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.公司總部檔案管理部門(mén)和各項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、檔案架、空調(diào)、除濕機(jī)等，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫(kù)房的安全和衛(wèi)生。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得擅自將檔案借給他人使用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容的準(zhǔn)確無(wú)誤。二、檔案的利用1.公司總部檔案管理部門(mén)和各項(xiàng)目部應(yīng)建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)單，經(jīng)檔案管理人員審核同意后，方可查閱檔案。3.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改或損壞檔案。4.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，不得將檔案用于非法用途或泄露檔案內(nèi)容。5.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，確保檔案的利用效率和質(zhì)量。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀一、檔案的鑒定1.公司總部檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.檔案的鑒定應(yīng)按照檔案的分類(lèi)和歸檔范圍，對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定。3.檔案的鑒定應(yīng)遵循歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀(guān)點(diǎn)，客觀(guān)、公正地確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。4.檔案的鑒定應(yīng)形成鑒定報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施。二、檔案的銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案的銷(xiāo)毀