車輛費(fèi)用臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司車輛費(fèi)用的管理與控制，規(guī)范車輛費(fèi)用的核算與報(bào)銷流程，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，確保車輛費(fèi)用支出的合理性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛的費(fèi)用管理，包括但不限于公務(wù)用車、業(yè)務(wù)用車等。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：車輛費(fèi)用支出應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：車輛費(fèi)用的報(bào)銷應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。3.真實(shí)性原則：費(fèi)用報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效，嚴(yán)禁虛報(bào)、假報(bào)費(fèi)用。4.審批流程原則：嚴(yán)格執(zhí)行車輛費(fèi)用報(bào)銷審批流程，確保每一筆費(fèi)用支出都經(jīng)過授權(quán)審批。二、車輛費(fèi)用臺賬管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部1.負(fù)責(zé)建立和完善車輛費(fèi)用臺賬管理制度，明確臺賬記錄的內(nèi)容、格式和要求。2.負(fù)責(zé)審核車輛費(fèi)用報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期對車輛費(fèi)用臺賬進(jìn)行核對和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議。4.配合其他部門進(jìn)行車輛費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)和分析工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）行政部1.負(fù)責(zé)車輛的日常管理，包括車輛調(diào)度、維修保養(yǎng)、保險購買等。2.負(fù)責(zé)收集和整理車輛費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行初審。3.定期對車輛使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理安排車輛使用，提高車輛使用效率。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部進(jìn)行車輛費(fèi)用臺賬的核對和分析工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門車輛費(fèi)用的申請和報(bào)銷工作，確保費(fèi)用支出的合理性和必要性。2.按照規(guī)定填寫車輛費(fèi)用報(bào)銷申請表，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的費(fèi)用明細(xì)和相關(guān)證明材料。3.配合財(cái)務(wù)部和行政部進(jìn)行車輛費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)和分析工作，接受監(jiān)督和檢查。三、車輛費(fèi)用臺賬記錄內(nèi)容（一）車輛基本信息包括車輛型號、車牌號、購置時間、購置價格、使用部門等。（二）費(fèi)用明細(xì)1.燃油費(fèi)：記錄每次加油的時間、地點(diǎn)、金額、加油量等信息。2.過路費(fèi)：記錄每次過路過橋的時間、地點(diǎn)、金額等信息。3.停車費(fèi)：記錄每次停車的時間、地點(diǎn)、金額等信息。4.維修保養(yǎng)費(fèi)：記錄每次維修保養(yǎng)的時間、地點(diǎn)、維修保養(yǎng)項(xiàng)目、金額等信息。5.保險費(fèi)：記錄車輛保險的險種、保費(fèi)金額、繳費(fèi)時間等信息。6.其他費(fèi)用：記錄與車輛使用相關(guān)的其他費(fèi)用，如洗車費(fèi)、違章罰款等。（三）費(fèi)用報(bào)銷信息1.報(bào)銷日期：記錄費(fèi)用報(bào)銷的日期。2.報(bào)銷金額：記錄實(shí)際報(bào)銷的費(fèi)用金額。3.報(bào)銷憑證號碼：記錄費(fèi)用報(bào)銷憑證的號碼。4.審批人：記錄費(fèi)用報(bào)銷審批流程中各級審批人的姓名。四、車輛費(fèi)用報(bào)銷流程（一）費(fèi)用申請1.使用部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。2.行政部根據(jù)車輛使用情況進(jìn)行調(diào)度安排，并在《車輛使用申請表》上注明車輛安排情況。（二）費(fèi)用發(fā)生1.車輛使用過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用，由使用人或駕駛員負(fù)責(zé)收集相關(guān)報(bào)銷憑證，如加油發(fā)票、過路費(fèi)發(fā)票、停車費(fèi)發(fā)票、維修保養(yǎng)發(fā)票等。2.報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票上應(yīng)注明車輛車牌號、日期、金額等信息，且與實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用相符。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.使用人或駕駛員將收集好的報(bào)銷憑證整理粘貼后，填寫《車輛費(fèi)用報(bào)銷申請表》，詳細(xì)注明費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷金額、報(bào)銷事由等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《車輛費(fèi)用報(bào)銷申請表》及報(bào)銷憑證提交至行政部進(jìn)行初審。行政部審核人員應(yīng)核對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，以及費(fèi)用是否與車輛使用情況相符，審核通過后簽字確認(rèn)。3.行政部將初審?fù)ㄟ^的《車輛費(fèi)用報(bào)銷申請表》及報(bào)銷憑證提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)審。財(cái)務(wù)部審核人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用的合理性、報(bào)銷金額是否準(zhǔn)確、審批流程是否完整等，審核通過后簽字確認(rèn)。4.財(cái)務(wù)部將復(fù)審?fù)ㄟ^的《車輛費(fèi)用報(bào)銷申請表》及報(bào)銷憑證提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審批，審批通過后簽字確認(rèn)。（四）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，將報(bào)銷費(fèi)用支付給報(bào)銷人。2.對于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時通知報(bào)銷人，并說明原因。報(bào)銷人應(yīng)按照要求進(jìn)行整改或補(bǔ)充相關(guān)資料，重新提交報(bào)銷申請。五、車輛費(fèi)用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和車輛使用情況，編制車輛費(fèi)用年度預(yù)算。2.車輛費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)、保險費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。3.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的車輛使用計(jì)劃，對車輛費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行細(xì)化和分解，并提交至財(cái)務(wù)部匯總。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照車輛費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，控制費(fèi)用支出，確保不超出預(yù)算范圍。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對車輛費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。（三）預(yù)算調(diào)整1.如因特殊情況需要調(diào)整車輛費(fèi)用預(yù)算，各部門應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部提交預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的預(yù)算調(diào)整申請，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時調(diào)整車輛費(fèi)用預(yù)算，并通知各部門按照新的預(yù)算執(zhí)行。六、車輛費(fèi)用分析與控制（一）定期分析1.財(cái)務(wù)部每月應(yīng)編制車輛費(fèi)用分析報(bào)告，對車輛費(fèi)用的支出情況進(jìn)行分析，包括費(fèi)用構(gòu)成、費(fèi)用變動趨勢、與預(yù)算的對比情況等。2.行政部應(yīng)定期對車輛使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，包括車輛行駛里程、使用頻率、油耗情況等，為車輛費(fèi)用分析提供數(shù)據(jù)支持。（二）費(fèi)用控制措施1.根據(jù)車輛費(fèi)用分析報(bào)告，找出費(fèi)用控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，制定相應(yīng)的控制措施。2.加強(qiáng)對車輛使用的管理，合理安排車輛使用，提高車輛使用效率，減少不必要的車輛費(fèi)用支出。3.建立車輛維修保養(yǎng)管理制度，規(guī)范車輛維修保養(yǎng)流程，嚴(yán)格控制維修保養(yǎng)費(fèi)用。4.加強(qiáng)對駕駛員的培訓(xùn)和管理，提高駕駛員的節(jié)約意識和安全意識，減少因駕駛員原因?qū)е碌能囕v費(fèi)用增加。七、車輛費(fèi)用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對車輛費(fèi)用的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查車輛費(fèi)用報(bào)銷流程是否合規(guī)、費(fèi)用支出是否合理、預(yù)算執(zhí)行情況是否良好等。2.對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對車輛費(fèi)用臺賬進(jìn)行核對和檢查，確保臺賬記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.對車輛費(fèi)用報(bào)銷憑證進(jìn)行抽查，檢查報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。