車輛費用臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司車輛費用的管理與控制，規(guī)范車輛費用的核算與報銷流程，提高公司財務管理水平，確保車輛費用支出的合理性、真實性和準確性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛的費用管理，包括但不限于公務用車、業(yè)務用車等。（三）基本原則1.預算控制原則：車輛費用支出應納入公司年度預算管理，嚴格按照預算執(zhí)行，確保費用支出在預算范圍內。2.合規(guī)性原則：車輛費用的報銷應符合國家法律法規(guī)及公司相關財務制度的規(guī)定。3.真實性原則：費用報銷憑證必須真實、合法、有效，嚴禁虛報、假報費用。4.審批流程原則：嚴格執(zhí)行車輛費用報銷審批流程，確保每一筆費用支出都經過授權審批。二、車輛費用臺賬管理職責分工（一）財務部1.負責建立和完善車輛費用臺賬管理制度，明確臺賬記錄的內容、格式和要求。2.負責審核車輛費用報銷憑證的真實性、合法性和完整性，按照財務制度進行賬務處理。3.定期對車輛費用臺賬進行核對和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議。4.配合其他部門進行車輛費用的統(tǒng)計和分析工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）行政部1.負責車輛的日常管理，包括車輛調度、維修保養(yǎng)、保險購買等。2.負責收集和整理車輛費用報銷憑證，按照規(guī)定的審批流程進行初審。3.定期對車輛使用情況進行統(tǒng)計和分析，合理安排車輛使用，提高車輛使用效率。4.協(xié)助財務部進行車輛費用臺賬的核對和分析工作，提供相關資料和數(shù)據(jù)。（三）使用部門1.負責本部門車輛費用的申請和報銷工作，確保費用支出的合理性和必要性。2.按照規(guī)定填寫車輛費用報銷申請表，提供真實、準確的費用明細和相關證明材料。3.配合財務部和行政部進行車輛費用的統(tǒng)計和分析工作，接受監(jiān)督和檢查。三、車輛費用臺賬記錄內容（一）車輛基本信息包括車輛型號、車牌號、購置時間、購置價格、使用部門等。（二）費用明細1.燃油費：記錄每次加油的時間、地點、金額、加油量等信息。2.過路費：記錄每次過路過橋的時間、地點、金額等信息。3.停車費：記錄每次停車的時間、地點、金額等信息。4.維修保養(yǎng)費：記錄每次維修保養(yǎng)的時間、地點、維修保養(yǎng)項目、金額等信息。5.保險費：記錄車輛保險的險種、保費金額、繳費時間等信息。6.其他費用：記錄與車輛使用相關的其他費用，如洗車費、違章罰款等。（三）費用報銷信息1.報銷日期：記錄費用報銷的日期。2.報銷金額：記錄實際報銷的費用金額。3.報銷憑證號碼：記錄費用報銷憑證的號碼。4.審批人：記錄費用報銷審批流程中各級審批人的姓名。四、車輛費用報銷流程（一）費用申請1.使用部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人審批后提交行政部。2.行政部根據(jù)車輛使用情況進行調度安排，并在《車輛使用申請表》上注明車輛安排情況。（二）費用發(fā)生1.車輛使用過程中產生的各項費用，由使用人或駕駛員負責收集相關報銷憑證，如加油發(fā)票、過路費發(fā)票、停車費發(fā)票、維修保養(yǎng)發(fā)票等。2.報銷憑證應真實、合法、有效，發(fā)票上應注明車輛車牌號、日期、金額等信息，且與實際發(fā)生的費用相符。（三）費用報銷1.使用人或駕駛員將收集好的報銷憑證整理粘貼后，填寫《車輛費用報銷申請表》，詳細注明費用明細、報銷金額、報銷事由等信息，并簽字確認。2.將《車輛費用報銷申請表》及報銷憑證提交至行政部進行初審。行政部審核人員應核對報銷憑證的真實性、合法性和完整性，以及費用是否與車輛使用情況相符，審核通過后簽字確認。3.行政部將初審通過的《車輛費用報銷申請表》及報銷憑證提交至財務部進行復審。財務部審核人員應按照財務制度對報銷憑證進行審核，重點審核費用的合理性、報銷金額是否準確、審批流程是否完整等，審核通過后簽字確認。4.財務部將復審通過的《車輛費用報銷申請表》及報銷憑證提交至公司領導進行審批。公司領導根據(jù)審批權限對費用報銷進行審批，審批通過后簽字確認。（四）費用支付1.財務部根據(jù)公司領導的審批意見，將報銷費用支付給報銷人。2.對于不符合報銷規(guī)定的費用，財務部應及時通知報銷人，并說明原因。報銷人應按照要求進行整改或補充相關資料，重新提交報銷申請。五、車輛費用預算管理（一）預算編制1.財務部應根據(jù)公司年度經營計劃和車輛使用情況，編制車輛費用年度預算。2.車輛費用預算應包括燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費、保險費等各項費用明細。3.各部門應根據(jù)本部門的車輛使用計劃，對車輛費用預算進行細化和分解，并提交至財務部匯總。（二）預算執(zhí)行1.各部門應嚴格按照車輛費用預算執(zhí)行，控制費用支出，確保不超出預算范圍。2.財務部應定期對車輛費用預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應的措施進行調整。（三）預算調整1.如因特殊情況需要調整車輛費用預算，各部門應提前向財務部提交預算調整申請，說明調整原因、調整金額及調整后的預算安排。2.財務部應根據(jù)公司實際情況對預算調整申請進行審核，并提交至公司領導審批。3.經公司領導審批通過的預算調整申請，財務部應及時調整車輛費用預算，并通知各部門按照新的預算執(zhí)行。六、車輛費用分析與控制（一）定期分析1.財務部每月應編制車輛費用分析報告，對車輛費用的支出情況進行分析，包括費用構成、費用變動趨勢、與預算的對比情況等。2.行政部應定期對車輛使用情況進行統(tǒng)計和分析，包括車輛行駛里程、使用頻率、油耗情況等，為車輛費用分析提供數(shù)據(jù)支持。（二）費用控制措施1.根據(jù)車輛費用分析報告，找出費用控制的關鍵點和存在的問題，制定相應的控制措施。2.加強對車輛使用的管理，合理安排車輛使用，提高車輛使用效率，減少不必要的車輛費用支出。3.建立車輛維修保養(yǎng)管理制度，規(guī)范車輛維修保養(yǎng)流程，嚴格控制維修保養(yǎng)費用。4.加強對駕駛員的培訓和管理，提高駕駛員的節(jié)約意識和安全意識，減少因駕駛員原因導致的車輛費用增加。七、車輛費用監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對車輛費用的管理情況進行審計，檢查車輛費用報銷流程是否合規(guī)、費用支出是否合理、預算執(zhí)行情況是否良好等。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務檢查1.財務部應定期對車輛費用臺賬進行核對和檢查，確保臺賬記錄的準確性和完整性。2.對車輛費用報銷憑證進行抽查，檢查報銷憑證的真實性、合法性和完整性。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。