律所辦公設備管理制度總則一、目的為規(guī)范律所辦公設備的管理，提高辦公設備的使用效率，保障辦公設備的安全與正常運行，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于律所內(nèi)所有辦公設備的管理，包括但不限于計算機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀等。三、管理職責1.律所行政部門負責辦公設備的統(tǒng)一管理，包括設備的采購、登記、調配、維修、保養(yǎng)、報廢等工作。2.各部門負責人負責本部門辦公設備的使用管理，督促員工正確使用辦公設備，及時報告設備故障和維修需求。3.設備使用人員負責辦公設備的日常使用和維護，遵守設備使用規(guī)定，保持設備的清潔和完好。四、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：律所辦公設備實行統(tǒng)一管理，由行政部門負責設備的采購、調配、維修等工作，各部門不得自行采購和處置辦公設備。2.合理配置原則：根據(jù)律所的工作需要和人員配備情況，合理配置辦公設備，避免設備閑置和浪費。3.節(jié)約使用原則：鼓勵員工節(jié)約使用辦公設備，合理設置設備參數(shù)，避免不必要的打印、復印等操作，降低辦公成本。4.安全使用原則：要求員工嚴格遵守設備使用規(guī)定，防止因操作不當導致設備損壞或數(shù)據(jù)丟失，保障設備和數(shù)據(jù)的安全。辦公設備的采購與登記一、采購流程1.各部門根據(jù)工作需要提出辦公設備采購申請，填寫《辦公設備采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部門。2.行政部門對采購申請進行審核，根據(jù)律所的預算和設備需求情況，確定是否采購以及采購的數(shù)量和型號。3.行政部門按照采購流程進行采購，選擇信譽良好、質量可靠的供應商，簽訂采購合同，并按照合同約定支付款項。4.采購的辦公設備到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收，填寫《辦公設備驗收單》，確認設備的數(shù)量、型號、規(guī)格等是否與采購合同一致，設備是否完好無損。5.驗收合格的辦公設備由行政部門進行登記，填寫《辦公設備登記表》，記錄設備的基本信息、采購日期、供應商等，并為設備分配唯一的設備編號。二、登記內(nèi)容1.設備基本信息：包括設備名稱、型號、規(guī)格、序列號、購買日期、供應商等。2.設備使用部門：記錄設備所屬的部門。3.設備使用人員：記錄設備的使用人員，如有多人使用，應分別記錄。4.設備存放地點：記錄設備的存放位置，以便管理和維護。5.設備維修記錄：記錄設備的維修情況，包括維修時間、維修人員、維修內(nèi)容等。6.設備報廢記錄：記錄設備的報廢情況，包括報廢時間、報廢原因等。辦公設備的調配與借用一、調配流程1.因工作需要調整辦公設備的使用部門或使用人員時，由需調整的部門或人員填寫《辦公設備調配申請表》，經(jīng)原使用部門負責人和接收部門負責人簽字后提交行政部門。2.行政部門對調配申請進行審核，確認調配的合理性和可行性后，辦理設備的調配手續(xù)。3.調配完成后，行政部門及時更新《辦公設備登記表》，記錄設備的新使用部門和使用人員。二、借用流程1.律所內(nèi)部人員因工作需要借用辦公設備時，需填寫《辦公設備借用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部門。2.行政部門對借用申請進行審核，確認借用的合理性和必要性后，辦理設備的借用手續(xù)。3.借用人員在借用設備時，應辦理設備交接手續(xù)，確認設備的完好情況，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還設備。4.借用人員在借用期間應妥善保管設備，不得損壞或丟失設備，如因使用不當導致設備損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。5.借用期滿后，借用人員應及時歸還設備，并辦理設備交接手續(xù)。行政部門對歸還的設備進行檢查，確認設備完好無損后，辦理設備歸還手續(xù)，并及時更新《辦公設備登記表》。辦公設備的使用與維護一、使用規(guī)定1.設備使用人員應嚴格遵守設備的使用說明和操作規(guī)程，不得私自拆卸、改裝設備或更換設備配件。2.設備使用人員應保持設備的清潔和干燥，避免設備受到灰塵、濕氣、靜電等因素的影響。3.設備使用人員應合理設置設備參數(shù)，避免因設置不當導致設備故障或數(shù)據(jù)丟失。4.設備使用人員應節(jié)約使用設備，避免不必要的打印、復印等操作，降低辦公成本。5.設備使用人員在離開工作崗位時，應關閉設備電源，避免設備長時間待機或運行，浪費電能。二、維護要求1.行政部門應定期對辦公設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。檢查內(nèi)容包括設備的硬件、軟件、網(wǎng)絡連接等方面。2.設備使用人員應及時報告設備故障和維修需求，填寫《辦公設備維修申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部門。行政部門應及時安排維修人員進行維修，確保設備盡快恢復正常運行。3.維修人員在維修設備時，應嚴格遵守維修操作規(guī)程，確保維修質量和安全。維修完成后，應及時填寫《辦公設備維修記錄單》，記錄維修時間、維修人員、維修內(nèi)容等。4.對于無法修復的設備，經(jīng)行政部門確認后，辦理設備報廢手續(xù)。報廢設備應及時清理出律所，避免占用辦公空間。辦公設備的安全管理一、安全制度1.律所應建立健全辦公設備的安全管理制度，加強對辦公設備的安全管理。2.設備使用人員應嚴格遵守安全制度，不得在設備上安裝未經(jīng)授權的軟件或進行非法操作，防止設備受到病毒、黑客等攻擊。3.行政部門應定期對辦公設備進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改，確保設備的安全運行。二、數(shù)據(jù)安全1.設備使用人員應嚴格遵守數(shù)據(jù)安全規(guī)定，不得將涉密數(shù)據(jù)存儲在辦公設備上，防止數(shù)據(jù)泄露。2.行政部門應定期對辦公設備的數(shù)據(jù)進行備份，防止因設備故障或人為