掛靠公司印章管理制度一、總則（一）目的為加強掛靠公司印章管理，維護公司合法權益，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于掛靠公司各部門及所有涉及使用公司印章的人員。（三）印章種類及定義1.公章：公司對外行使權力、承擔責任的正式印章，具有最高法律效力。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。3.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等財務相關業(yè)務的印章。4.法人章：代表公司法定代表人身份的印章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的，用于部門內部業(yè)務往來的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司實際需求填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經公司法定代表人批準。2.行政部門選擇具有合法資質的印章制作單位進行刻制，確保印章質量和安全性。3.新印章刻制完成后，行政部門應及時將印章樣本留存歸檔，并通知相關部門和人員。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應在公司內部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章啟用日期、使用范圍、管理規(guī)定等內容。2.印章啟用時，行政部門應將印章交接給指定的印章保管人，并辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，雙方簽字確認。3.印章保管人應在收到印章后，立即在《印章保管登記表》上登記印章的領取日期、保管人姓名等信息。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，每枚印章必須指定一名責任心強、具備一定法律意識的人員負責保管。2.印章保管人應妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.嚴禁將印章隨意放置或交由他人代管，如因特殊情況需要臨時交接印章，必須經部門負責人批準，并辦理交接手續(xù)。（二）保管地點1.公章、合同專用章、財務專用章、法人章應統(tǒng)一存放在公司保險柜內，保險柜鑰匙由保管人自行保管，密碼由公司指定專人掌握。2.部門章可根據(jù)實際情況存放在部門負責人辦公室抽屜或專門的文件柜內，但必須確保存放安全。（三）保管人的職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，隨時檢查印章的使用情況。2.嚴格按照印章使用流程審核用印申請，對不符合規(guī)定的用印申請有權拒絕蓋章。3.在印章使用后，及時將印章歸位保管，并在《印章使用登記表》上記錄用印情況。4.發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞時，應立即向部門負責人報告，并采取相應的措施，如掛失、補辦等。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等；代表公司簽署的各類法律文件；公司內部重要事項的審批文件等。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經濟合同、業(yè)務合同等。3.財務專用章：用于公司財務票據(jù)、報表、憑證、銀行結算等財務相關業(yè)務。4.法人章：用于公司法定代表人授權的經濟業(yè)務、文件簽署等。5.部門章：用于部門內部的文件往來、通知發(fā)布、業(yè)務聯(lián)系等，但不得對外簽訂合同或出具具有法律效力的文件。（二）使用流程1.申請：用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認。2.審核：涉及公司重大事項、重要合同、對外投資等用印申請，需經公司法定代表人或授權代表人審批。一般業(yè)務用印申請，由部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。部門章使用申請，由部門負責人審批。3.蓋章：印章保管人根據(jù)審核通過的《印章使用申請表》，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印時間、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人姓名等信息。4.登記：用印完畢后，用印申請人和印章保管人應在《印章使用登記表》上簽字確認，確保用印記錄完整、準確。（三）特殊情況用印1.緊急情況下（如突發(fā)事件處理、合同簽訂時間緊迫等），無法按照正常流程進行審批的，用印申請人應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印時，用印申請人應將用印文件通過傳真、掃描等方式發(fā)送給印章保管人，經審核批準后，由印章保管人委托當?shù)乜煽咳藛T代為用印，并做好相關記錄。（四）禁止使用印章的情況1.未經公司法定代表人或授權代表人批準，擅自使用印章。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。3.用印內容與申請事由不符。4.其他違反公司規(guī)定或法律法規(guī)的用印行為。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構變更、名稱變更、業(yè)務調整等原因，需要停用部分印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，經公司法定代表人批準后，發(fā)布《印章停用通知》。2.印章停用后，保管人應立即將印章交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的印章，行政部門應組織專人進行銷毀。2.銷毀印章時，應填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由行政部門負責人、財務部門負責人、審計部門負責人等相關人員簽字確認。3.印章銷毀可采用粉碎、熔化等方式進行，確保印章無法恢復使用。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人、財務部門負責人、審計部門負責人等組成，負責對印章使用情況進行定期檢查和不定期抽查。2.審計部門有權對印章使用情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并向公司管理層報告。（二）檢查內容1.印章保管是否安全，是否存在被盜用、丟失或損壞的情況。2.印章使用流程是否規(guī)范，是否存在未經審批擅自用印、超范圍用印等問題。3.用印記錄是否完整、準確，是否與《印章使用申請表》一致。4.印章停用與銷毀是否按照規(guī)定程序進行。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因印章使用不當給公司造成經濟損失或法律糾紛的，相關責任人應承擔