建筑裝飾檔案館管理制度總則一、目的為加強(qiáng)建筑裝飾檔案館的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于本公司建筑裝飾項(xiàng)目相關(guān)檔案的管理，包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、驗(yàn)收文件等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：建筑裝飾檔案館實(shí)行統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.完整準(zhǔn)確原則：檔案的收集、整理、保管和利用應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏或篡改。3.安全保密原則：檔案的保管應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案的安全保密，防止檔案的丟失、損壞或泄露。4.便于利用原則：檔案的管理應(yīng)注重方便利用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立建筑裝飾檔案館，負(fù)責(zé)檔案的管理工作。檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，副館長(zhǎng)一名，檔案管理員若干名。2.職責(zé)分工（1）館長(zhǎng)①全面負(fù)責(zé)建筑裝飾檔案館的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。②組織開展檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，確保檔案的安全、完整和有效利用。③協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（2）副館長(zhǎng)①協(xié)助館長(zhǎng)開展檔案管理工作，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作計(jì)劃的制定和實(shí)施。②組織開展檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，指導(dǎo)檔案管理員的業(yè)務(wù)工作。③負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)等工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。（3）檔案管理員①具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，確保檔案的安全、完整和有效利用。②按照檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、立卷和歸檔等工作，建立檔案目錄和索引。③負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和歸還等工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全保密。④定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案的損壞、丟失等問題，確保檔案的安全保管。檔案的收集一、收集范圍1.建筑裝飾項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、變更圖紙等設(shè)計(jì)文件。2.建筑裝飾項(xiàng)目的施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志等施工資料。3.建筑裝飾項(xiàng)目的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等驗(yàn)收文件。4.建筑裝飾項(xiàng)目的材料、設(shè)備采購(gòu)合同、質(zhì)量證明文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料設(shè)備文件。5.建筑裝飾項(xiàng)目的其他相關(guān)文件，如會(huì)議紀(jì)要、往來函件、備忘錄等。二、收集時(shí)間1.設(shè)計(jì)文件：在設(shè)計(jì)單位完成設(shè)計(jì)工作后，及時(shí)收集設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明等設(shè)計(jì)文件。2.施工資料：在施工過程中，按照施工進(jìn)度及時(shí)收集施工日志、施工記錄、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等施工資料。3.驗(yàn)收文件：在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，及時(shí)收集驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等驗(yàn)收文件。4.材料設(shè)備文件：在材料設(shè)備采購(gòu)合同簽訂后，及時(shí)收集質(zhì)量證明文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料設(shè)備文件。5.其他相關(guān)文件：在文件形成后，及時(shí)收集并歸檔。三、收集要求1.齊全完整：檔案的收集應(yīng)確保齊全完整，不得遺漏或缺失任何重要文件。2.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案的收集應(yīng)確保真實(shí)準(zhǔn)確，不得篡改或偽造任何文件。3.規(guī)范有序：檔案的收集應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行，確保檔案的規(guī)范有序。4.及時(shí)有效：檔案的收集應(yīng)及時(shí)有效，不得拖延或積壓任何文件。四、收集方式1.主動(dòng)收集：檔案管理員應(yīng)主動(dòng)與設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)單位聯(lián)系，及時(shí)收集檔案資料。2.被動(dòng)接收：相關(guān)單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案資料移交至建筑裝飾檔案館。3.網(wǎng)絡(luò)傳輸：對(duì)于一些電子檔案，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞竭M(jìn)行收集。檔案的整理一、整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的內(nèi)容和形式，進(jìn)行分類、編號(hào)、立卷和歸檔。3.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。二、分類方法1.按照檔案的內(nèi)容和形式，將檔案分為設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、驗(yàn)收檔案、材料設(shè)備檔案等。2.按照檔案的年度、項(xiàng)目、類別等進(jìn)行分類編號(hào)，確保檔案的唯一性和可檢索性。三、立卷要求1.立卷應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式，將相關(guān)的文件材料組合在一起，形成一個(gè)案卷。2.案卷的封面應(yīng)注明案卷的名稱、編號(hào)、年度、項(xiàng)目等信息，案卷的脊背應(yīng)注明案卷的編號(hào)和名稱。3.案卷內(nèi)的文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如按照時(shí)間順序、重要程度順序等。4.案卷內(nèi)的文件材料應(yīng)裝訂整齊，不得有破損、缺頁(yè)等現(xiàn)象。四、歸檔程序1.檔案管理員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照分類方法和立卷要求進(jìn)行分類、編號(hào)、立卷和歸檔。2.檔案管理員對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范有序。3.檔案管理員將審核通過的檔案移交至檔案館的檔案室進(jìn)行保管。檔案的保管一、保管條件1.建筑裝飾檔案館應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光等保管條件，確保檔案的安全保管。2.檔案館的檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜、檔案架等保管設(shè)施，按照檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行存放。3.檔案館應(yīng)配備必要的檔案管理軟件和設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。二、保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管的責(zé)任人和保管要求，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如備份、異地存放等，確保檔案的安全可靠。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，防止檔案的丟失、損壞或泄露。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)已過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀或移交，確保檔案的價(jià)值和利用效率。三、借閱利用1.檔案的借閱應(yīng)遵循“誰(shuí)借閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，借閱人應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱的檔案名稱、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.借閱檔案的期限一般為10個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得損壞、涂改或丟失檔案，如有損壞、涂改或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.檔案的利用應(yīng)遵循“服務(wù)生產(chǎn)、服務(wù)管理、服務(wù)決策”的原則，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。檔案的移交一、移交范圍1.建筑裝飾項(xiàng)目完成后，將該項(xiàng)目的全部檔案資料移交至公司檔案管理部門。2.公司內(nèi)部部門之間的檔案移交，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行移交。二、移交時(shí)間1.建筑裝飾項(xiàng)目完成后，應(yīng)在30個(gè)工作日內(nèi)將該項(xiàng)目的全部檔案資料移交至公司檔案管理部門。2.公司內(nèi)部部門之間的檔案移交，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成移交手續(xù)。三、移交要求1.齊全完整：移交的檔案應(yīng)確保齊全完整，不得遺漏或缺失任何重要文件。2.真實(shí)準(zhǔn)確：移交的檔案應(yīng)確保真實(shí)準(zhǔn)確，不得篡改