機(jī)要文件郵寄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司機(jī)要文件的郵寄管理，確保機(jī)要文件傳遞的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門機(jī)要文件的郵寄工作。（三）定義1.機(jī)要文件：指涉及公司商業(yè)秘密、重要業(yè)務(wù)信息、敏感資料等，需要嚴(yán)格保密和妥善傳遞的文件。2.郵寄方式：包括但不限于郵政特快專遞（EMS）、掛號(hào)信、專人遞送等。二、職責(zé)分工（一）發(fā)件部門1.負(fù)責(zé)機(jī)要文件的起草、審核、批準(zhǔn)，并確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、符合保密要求。2.明確機(jī)要文件的收件人、收件地址、郵寄方式等信息，并填寫《機(jī)要文件郵寄申請(qǐng)表》（見附件1）。3.將機(jī)要文件及《機(jī)要文件郵寄申請(qǐng)表》一并提交給行政部門。（二）行政部門1.負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)件部門提交的《機(jī)要文件郵寄申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否涉密、收件信息是否準(zhǔn)確、郵寄方式是否恰當(dāng)?shù)取?.根據(jù)審核結(jié)果，選擇合適的郵寄服務(wù)商，并負(fù)責(zé)辦理機(jī)要文件的封裝、交寄等手續(xù)。3.對(duì)機(jī)要文件的郵寄過(guò)程進(jìn)行跟蹤查詢，確保文件按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)收件人，并及時(shí)將郵寄結(jié)果反饋給發(fā)件部門。4.負(fù)責(zé)建立機(jī)要文件郵寄臺(tái)賬（見附件2），詳細(xì)記錄機(jī)要文件的郵寄日期、發(fā)件部門、收件人、收件地址、郵寄方式、單號(hào)等信息，以備查詢和追溯。（三）收件部門1.收件人收到機(jī)要文件后，應(yīng)及時(shí)在《機(jī)要文件簽收登記表》（見附件3）上簽字確認(rèn)，并注明收到日期。2.收件部門負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行妥善保管，按照公司保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露文件內(nèi)容。三、機(jī)要文件的確定與保密要求（一）機(jī)要文件的確定1.公司各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，結(jié)合文件內(nèi)容的重要性、敏感性等因素，確定是否屬于機(jī)要文件。2.涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、技術(shù)秘密、合同協(xié)議等重要信息的文件，原則上應(yīng)列為機(jī)要文件。（二）保密要求1.所有接觸機(jī)要文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)機(jī)要文件的內(nèi)容予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.在機(jī)要文件的起草、審核、批準(zhǔn)、傳遞、保管等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人傳遞、專柜保管等。3.如發(fā)現(xiàn)機(jī)要文件有泄露風(fēng)險(xiǎn)或已發(fā)生泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。四、郵寄流程（一）申請(qǐng)1.發(fā)件部門填寫《機(jī)要文件郵寄申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明機(jī)要文件的名稱、文號(hào)、密級(jí)、內(nèi)容摘要、收件人姓名、收件地址、聯(lián)系電話、郵寄方式等信息。2.《機(jī)要文件郵寄申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給行政部門。（二）審核1.行政部門收到《機(jī)要文件郵寄申請(qǐng)表》后，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)是否屬于機(jī)要文件以及是否符合保密要求。2.審核收件信息的準(zhǔn)確性，如收件人姓名、地址、電話等，確保文件能夠準(zhǔn)確送達(dá)。3.根據(jù)機(jī)要文件的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的郵寄方式，如EMS、掛號(hào)信等。對(duì)于特別緊急的機(jī)要文件，可考慮專人遞送。（三）封裝1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行封裝，確保文件在郵寄過(guò)程中不被損壞、丟失或泄露。2.封裝時(shí)應(yīng)使用專用的信封或包裝材料，并在封口處加蓋密封章或粘貼密封條。3.在封裝的機(jī)要文件上，應(yīng)注明文件的密級(jí)、編號(hào)、收件人等信息。（四）交寄1.行政部門將封裝好的機(jī)要文件及《機(jī)要文件郵寄申請(qǐng)表》一并提交給選定的郵寄服務(wù)商，辦理交寄手續(xù)。2.交寄時(shí)應(yīng)要求郵寄服務(wù)商提供詳細(xì)的郵寄憑證，包括單號(hào)、寄件日期、收件人信息等，并妥善保存。（五）跟蹤查詢1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)要文件的郵寄過(guò)程進(jìn)行跟蹤查詢，及時(shí)掌握文件的運(yùn)輸狀態(tài)。2.通過(guò)郵寄服務(wù)商提供的查詢渠道，如網(wǎng)站、客服電話等，查詢機(jī)要文件的物流信息，確保文件按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)收件人。3.如發(fā)現(xiàn)機(jī)要文件在郵寄過(guò)程中出現(xiàn)延誤、丟失等異常情況，應(yīng)及時(shí)與郵寄服務(wù)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向發(fā)件部門反饋。（六）簽收1.收件人收到機(jī)要文件后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件的名稱、數(shù)量、外觀等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《機(jī)要文件簽收登記表》上簽字確認(rèn)，并注明收到日期。2.收件人如發(fā)現(xiàn)機(jī)要文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即與發(fā)件部門和郵寄服務(wù)商聯(lián)系，并在《機(jī)要文件簽收登記表》上注明相關(guān)情況。五、郵寄方式選擇（一）郵政特快專遞（EMS）1.適用于重要、緊急且需要確保安全、快速送達(dá)的機(jī)要文件。2.EMS具有全程跟蹤、限時(shí)送達(dá)、安全可靠等特點(diǎn)，能夠提供較高的服務(wù)保障。（二）掛號(hào)信1.對(duì)于一般性的機(jī)要文件，可選擇掛號(hào)信郵寄方式。2.掛號(hào)信能夠提供郵寄憑證，便于查詢和追溯，但送達(dá)時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。（三）專人遞送1.對(duì)于特別緊急、絕密級(jí)的機(jī)要文件，應(yīng)安排專人遞送。2.專人遞送應(yīng)選擇責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高的人員，并確保在傳遞過(guò)程中文件的安全。六、保密措施（一）人員管理1.對(duì)涉及機(jī)要文件郵寄工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，確保其具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在機(jī)要文件郵寄過(guò)程中的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）環(huán)境安全1.在機(jī)要文件的起草、審核、批準(zhǔn)、封裝等場(chǎng)所，應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)機(jī)要文件的存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行定期檢查，確保環(huán)境安全，防止文件被盜、被篡改或丟失。（三）技術(shù)手段1.采用加密技術(shù)對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，確保文件內(nèi)容在電子介質(zhì)中的保密性。2.在機(jī)要文件的封裝過(guò)程中，可使用加密信封、密封條等技術(shù)手段，增強(qiáng)文件的保密性。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對(duì)機(jī)要文件郵寄臺(tái)賬進(jìn)行檢查，核實(shí)機(jī)要文件的郵寄情況是否與臺(tái)賬記錄一致。2.檢查機(jī)要文件的郵寄過(guò)程是否符合本制度的規(guī)定，包括申請(qǐng)、審核、封裝、交寄、跟蹤查詢、簽收等環(huán)節(jié)。（二）不定期抽查1.公司相關(guān)部門不定期對(duì)機(jī)要文件的郵寄工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查機(jī)要文件的保密措施是否落實(shí)到位。2.對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致機(jī)要文件泄露、丟失、延誤等情