海爾集團文件管理制度總則目的為加強海爾集團文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進集團各項工作的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于海爾集團總部及各下屬單位，包括但不限于各職能部門、事業(yè)部、子公司等。基本原則1.統(tǒng)一管理原則：集團文件管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責的原則，由集團行政部門負責統(tǒng)籌管理。2.規(guī)范高效原則：文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行，確保文件處理高效、準確。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和集團保密規(guī)定，確保文件信息的安全與保密。文件分類與編號文件分類1.行政文件：包括集團發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示等，用于傳達集團決策、部署工作、溝通情況等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及集團各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)文件，如技術(shù)標準、操作規(guī)程、業(yè)務(wù)流程、合同協(xié)議等。3.人事文件：有關(guān)員工招聘、培訓、考核、晉升、薪酬福利等人事管理方面的文件。4.財務(wù)文件：包括財務(wù)預算、決算、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)管理文件。5.其他文件：不屬于上述分類的其他各類文件。文件編號1.行政文件編號：采用“年份+流水號”的方式，如“2023001”，其中年份為文件發(fā)布年份，流水號為當年文件的順序號。2.業(yè)務(wù)文件編號：根據(jù)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和文件類型進行分類編號，如技術(shù)文件編號為“J年份流水號”，合同協(xié)議編號為“HT年份流水號”等。3.人事文件編號：按照人事管理模塊進行編號，如招聘文件編號為“ZP年份流水號”，績效考核文件編號為“KPI年份流水號”等。4.財務(wù)文件編號：依據(jù)財務(wù)文件類別進行編號，如預算文件編號為“YS年份流水號”，審計報告編號為“SJ年份流水號”等。5.其他文件編號：由行政部門根據(jù)實際情況進行統(tǒng)一編號。文件起草職責分工1.行政文件：由相關(guān)職能部門負責起草，涉及多個部門的由牽頭部門組織起草，必要時可邀請專業(yè)人員或外聘專家參與。2.業(yè)務(wù)文件：由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草，確保文件內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實際和行業(yè)規(guī)范。3.人事文件：由人力資源部門負責起草，涉及具體業(yè)務(wù)部門的，應(yīng)征求相關(guān)部門意見。4.財務(wù)文件：由財務(wù)部門負責起草，重大財務(wù)決策文件需經(jīng)財務(wù)負責人審核把關(guān)。起草要求1.內(nèi)容準確：文件內(nèi)容應(yīng)真實、準確、客觀，符合國家法律法規(guī)和集團政策要求，數(shù)據(jù)準確無誤，表述清晰明確。2.邏輯嚴謹：文件結(jié)構(gòu)合理，層次分明，條理清晰，各部分之間邏輯連貫，避免出現(xiàn)矛盾或重復表述。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，文字簡潔明了，用詞恰當準確，避免使用生僻字、模糊不清或容易引起歧義的詞匯。4.格式統(tǒng)一：按照本制度規(guī)定的文件格式進行起草，包括字體、字號、行距、頁邊距等。文件審核初審1.文件起草完成后，起草部門應(yīng)進行內(nèi)部初審，重點審核文件內(nèi)容的準確性、完整性、規(guī)范性以及與相關(guān)政策法規(guī)和集團制度的一致性。2.初審通過后，起草部門負責人在文件首頁簽署初審意見，并注明日期。復審1.初審后的文件提交至集團行政部門進行復審。行政部門根據(jù)文件性質(zhì)和涉及范圍，組織相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員進行會審。2.復審主要審查文件的必要性、可行性、合規(guī)性以及與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性，對文件內(nèi)容進行進一步完善和優(yōu)化。3.復審通過后，行政部門負責人在文件上簽署復審意見，并注明日期。終審1.重要文件或涉及集團重大決策的文件，需經(jīng)集團領(lǐng)導終審。終審主要從集團整體戰(zhàn)略和發(fā)展方向的角度，對文件進行全面審查和把關(guān)。2.集團領(lǐng)導根據(jù)復審意見和實際情況，對文件作出終審決定，并簽署終審意見。文件印發(fā)印發(fā)流程1.文件經(jīng)終審通過后，由行政部門按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行排版印刷。2.排版印刷完成后，行政部門對文件進行校對，確保文件內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。3.校對無誤的文件，加蓋集團公章或相關(guān)部門印章后，按照文件發(fā)放范圍進行分發(fā)。發(fā)放范圍1.行政文件根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定發(fā)放至集團總部各部門、下屬單位等相關(guān)人員。2.業(yè)務(wù)文件發(fā)放至涉及業(yè)務(wù)操作、執(zhí)行的部門和人員。3.人事文件發(fā)放至人力資源部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門、涉及的員工本人。4.財務(wù)文件發(fā)放至財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門、需要了解財務(wù)信息的人員。發(fā)放記錄行政部門應(yīng)建立文件發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄文件名稱、文號、發(fā)放日期、發(fā)放對象、發(fā)放份數(shù)等信息，以便查詢和追溯。文件歸檔歸檔范圍1.集團發(fā)布的各類正式文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.各部門在工作過程中形成的具有保存價值的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀要、合同協(xié)議等。歸檔要求1.及時歸檔：文件承辦部門或個人應(yīng)在文件辦理完畢后及時將文件整理歸檔，不得拖延積壓。2.分類整理：按照文件分類標準，對歸檔文件進行分類整理，確保文件排列有序，便于查找和利用。3.完整齊全：歸檔文件應(yīng)完整無缺，包括文件正文、附件、簽批意見等相關(guān)材料。4.規(guī)范裝訂：紙質(zhì)文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，保持文件整齊、牢固。歸檔流程1.文件承辦部門或個人將整理好的歸檔文件移交至集團檔案室。2.檔案室對接收的歸檔文件進行核對、清點，檢查文件的完整性和規(guī)范性。3.核對無誤后，檔案室對歸檔文件進行編號、編目、上架存儲，并建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案信息化管理。文件借閱與查閱借閱1.因工作需要借閱文件的，須填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至集團檔案室。3.檔案室根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后辦理文件借閱手續(xù)，借閱人需在《文件借閱登記冊》上簽字確認。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘抄、涂改文件內(nèi)容，確保文件安全與保密。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件。查閱1.集團內(nèi)部人員查閱文件，可直接到檔案室進行查閱。查閱時，檔案室工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。2.查閱人員應(yīng)在檔案室指定區(qū)域內(nèi)查閱文件，不得將文件帶出檔案室。如需復印文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.涉及集團機密或敏感信息的文件，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。文件保密保密措施1.嚴格控制文件知悉范圍，根據(jù)工作需要確定文件的發(fā)放對象和閱讀權(quán)限，對涉及集團機密、商業(yè)秘密等敏感信息的文件進行嚴格保密。2.文件存儲應(yīng)采取安全保密措施，紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子文件應(yīng)設(shè)置加密權(quán)限，防止文件信息泄露。3.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。4.在文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、使用、保管、銷毀等各個環(huán)節(jié)，均應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保文件信息安全。保密責任1.文件管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對所管理的文件信息負有保密責任。如因工作失誤或違反保密規(guī)定導致文件信息泄露，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。2.文件借閱人和查閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對借閱和查閱過程中知悉的文件內(nèi)容予以保密。如發(fā)生泄密事件，應(yīng)及時報告，并配合集團采取相應(yīng)的措施進行處理。文件清理與銷毀文件清理1.集團行政部門定期對文件進行清理，清理范圍包括已過期、已失效、已完成歷史使命且無保存價值的文件。2.清理工作應(yīng)按照文件分類進行，確保清理全面、準確，避免遺漏重要文件。文件銷毀1.對于確定需要銷毀的文件，由行政部門填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)集團領(lǐng)導批準后，行政部門組織專人對文件進行銷毀。3.文件銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應(yīng)進行記