機(jī)關(guān)信件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范機(jī)關(guān)信件收發(fā)工作流程，確保信件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門(mén)及全體工作人員。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則對(duì)各類(lèi)信件進(jìn)行及時(shí)處理，確保不積壓、不延誤，快速準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)人員。2.準(zhǔn)確無(wú)誤原則在信件收發(fā)、登記、分發(fā)、傳遞等環(huán)節(jié)，要認(rèn)真核對(duì)信息，確保信件內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)給收件人。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信件內(nèi)容不泄露，保障機(jī)關(guān)信息安全。二、信件分類(lèi)（一）內(nèi)部信件1.部門(mén)之間的工作溝通信件，包括工作安排、進(jìn)展匯報(bào)、問(wèn)題反饋等。2.員工個(gè)人與部門(mén)內(nèi)部的工作交流信件，如請(qǐng)假申請(qǐng)、工作請(qǐng)示等。（二）外部信件1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括各類(lèi)通知、指示、批復(fù)等。2.平行單位來(lái)函，涉及業(yè)務(wù)合作、信息交流等方面。3.下級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告等。4.其他外部單位或個(gè)人的來(lái)信，如業(yè)務(wù)咨詢(xún)、投訴建議等。三、收發(fā)流程（一）收信1.信件接收人員在收到信件后，應(yīng)立即進(jìn)行初步檢查，查看信件是否有破損、缺失等情況。2.對(duì)于外部信件，要仔細(xì)核對(duì)信封上的收件地址、單位名稱(chēng)、郵編等信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。3.將收到的信件按照內(nèi)部信件和外部信件進(jìn)行分類(lèi)整理。（二）登記1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的信件收發(fā)登記簿，對(duì)每一封信件進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括信件日期、來(lái)文（信）單位、發(fā)件人、信件主題、信件編號(hào)、收信人、簽收時(shí)間等。3.對(duì)于重要信件，可在登記簿上標(biāo)注“重要”字樣，并記錄相關(guān)特殊情況。（三）分發(fā)1.內(nèi)部信件根據(jù)內(nèi)容涉及的部門(mén)或人員，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)收件人。2.外部信件按照以下原則進(jìn)行分發(fā)：上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，直接呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。平行單位來(lái)函，根據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)性分發(fā)給對(duì)口部門(mén)處理。下級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告等，由辦公室統(tǒng)一登記后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示分發(fā)給相關(guān)部門(mén)閱處。其他外部單位或個(gè)人的來(lái)信，根據(jù)信件內(nèi)容歸口到相應(yīng)部門(mén)處理。（四）簽收1.收件人收到分發(fā)的信件后，應(yīng)在信件收發(fā)登記簿上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要信件，收件人應(yīng)及時(shí)閱讀，并根據(jù)信件內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)處理。（五）回復(fù)1.根據(jù)信件要求和工作需要，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)對(duì)來(lái)信進(jìn)行回復(fù)。2.回復(fù)信件應(yīng)按照公文格式撰寫(xiě)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、禮貌。3.回復(fù)信件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，交辦公室統(tǒng)一郵寄或送達(dá)。四、特殊信件處理（一）機(jī)密信件1.對(duì)于涉及機(jī)關(guān)機(jī)密的信件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。2.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)密信件存放區(qū)域，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。3.收件人在領(lǐng)取機(jī)密信件時(shí)，需進(jìn)行身份驗(yàn)證，并在專(zhuān)門(mén)的登記簿上簽字。4.機(jī)密信件的傳遞應(yīng)采用專(zhuān)人送達(dá)或加密郵寄等方式，確保安全。（二）緊急信件1.對(duì)于標(biāo)注“緊急”字樣的信件，收信人員應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并優(yōu)先處理。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)信件內(nèi)容及時(shí)做出批示，相關(guān)人員按照批示迅速辦理。3.在緊急信件處理過(guò)程中，要保持信息暢通，及時(shí)反饋處理進(jìn)展情況。五、責(zé)任追究（一）因工作失誤導(dǎo)致信件延誤、丟失或內(nèi)容泄露的，視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）對(duì)違反保密規(guī)定，私自拆閱、傳播機(jī)密信件內(nèi)容的，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。六、監(jiān)督與檢查（一）辦公室定期對(duì)信件收發(fā)工作進(jìn)行檢查，確保制度執(zhí)行到位。（二）檢查內(nèi)容包括信件收發(fā)登記情況、分發(fā)及時(shí)性、簽收情況、回復(fù)質(zhì)量等。（三）對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。七、培訓(xùn)與宣傳（一）定期組織信件收發(fā)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其工作能力和責(zé)任意識(shí)。（二）培訓(xùn)內(nèi)容包括信件分類(lèi)、收發(fā)流程、保密規(guī)定、公文寫(xiě)作等方面。（三）通過(guò)內(nèi)部宣傳、會(huì)議等形式，向全體工作人員