機(jī)械銷售合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司機(jī)械銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有機(jī)械銷售合同的管理，包括合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督、歸檔等環(huán)節(jié)。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合國(guó)家政策要求。平等互利原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，確保雙方的合法權(quán)益。協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)雙方充分協(xié)商，達(dá)成一致意見，避免合同糾紛。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等進(jìn)行審查，確保對(duì)方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。審查內(nèi)容包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。對(duì)于新客戶或資信狀況不明的客戶，應(yīng)要求對(duì)方提供有效的擔(dān)?；蝾A(yù)付款項(xiàng)，以降低合同風(fēng)險(xiǎn)。2.合同條款起草業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同條款的起草工作，合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。合同主要條款應(yīng)包括但不限于雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式；標(biāo)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、金額；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式；付款方式、結(jié)算期限；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。在起草合同條款時(shí)，應(yīng)充分考慮公司利益和風(fēng)險(xiǎn)防范，對(duì)于可能影響公司權(quán)益的條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查和協(xié)商。3.合同審核合同起草完成后，應(yīng)提交公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等，各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工對(duì)合同條款進(jìn)行審查。法務(wù)部門主要審查合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免合同糾紛。財(cái)務(wù)部門主要審查合同的付款方式、結(jié)算期限、價(jià)格條款等，確保合同的財(cái)務(wù)條款合理、可行，避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)部門主要審查合同的技術(shù)條款，確保合同標(biāo)的的技術(shù)要求明確、合理，公司能夠滿足技術(shù)要求。審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商修改，確保合同條款符合要求。4.合同簽訂經(jīng)審核通過(guò)的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂時(shí)，應(yīng)確保簽字人具有合法的授權(quán)，簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，不得涂改。合同一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、客戶等留存，各部門應(yīng)妥善保管合同原件，以備查閱。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同執(zhí)行情況。2.交貨管理生產(chǎn)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。產(chǎn)品交付前，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。產(chǎn)品交付時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶辦理交接手續(xù)，填寫交貨清單，由客戶簽字確認(rèn)。3.付款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算期限，及時(shí)與客戶溝通收款事宜，確保款項(xiàng)按時(shí)足額到賬。對(duì)于逾期未付款的客戶，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門采取催款措施。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門的收款工作，及時(shí)向客戶了解付款情況，協(xié)調(diào)解決付款過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.售后服務(wù)管理售后服務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)為客戶提供售后服務(wù)，包括產(chǎn)品安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)、技術(shù)支持等。售后服務(wù)部門應(yīng)建立客戶檔案，記錄客戶反饋的問(wèn)題及處理情況，定期對(duì)客戶進(jìn)行回訪，提高客戶滿意度。對(duì)于客戶提出的質(zhì)量問(wèn)題或其他投訴，售后服務(wù)部門應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，采取有效措施解決問(wèn)題，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給客戶。四、合同變更與解除管理1.合同變更在合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、客戶需求變更等原因需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核通過(guò)后簽訂。合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更情況，并按照變更后的合同履行各自的職責(zé)。2.合同解除在合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、對(duì)方違約等原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核通過(guò)后簽訂。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，停止履行合同義務(wù)，并按照合同解除協(xié)議的約定處理善后事宜。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與客戶的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解客戶需求，妥善處理客戶反饋的問(wèn)題，避免合同糾紛的發(fā)生。法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行審查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，并提出防范措施。公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，避免因員工的不當(dāng)行為引發(fā)合同糾紛。2.糾紛處理流程當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與法務(wù)部門溝通，共同制定糾紛處理方案。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況，收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛的性質(zhì)和法律責(zé)任，提出法律意見和解決方案。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的意見和解決方案，決定是否通過(guò)協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息，確保糾紛得到妥善解決。3.糾紛處理結(jié)果跟蹤糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保對(duì)方按照協(xié)議履行義務(wù)。法務(wù)部門應(yīng)總結(jié)糾紛處理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，完善公司合同管理制度。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管檔案管理部門應(yīng)妥善保管合同檔案，建立檔案保管制度，明確檔案保管期限、保管地點(diǎn)、保管要求等。合同檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案損壞、丟失或泄露。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相關(guān)合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、銷毀合同檔案，如需復(fù)印或拍照，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同銷毀。檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司應(yīng)建立合同管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括但不限于合同簽訂的合法性、合規(guī)性；合同履行情況；合同變更與解除的程序；合同糾紛處理情況；合同檔案管理情況等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評(píng)價(jià)公司應(yīng)建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括但不限于合同簽訂的準(zhǔn)確性、及時(shí)性；合同履行的質(zhì)量、效率