材料銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有材料銷售合同的管理，包括但不限于原材料、半成品、成品等的銷售合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同對方的主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件的原件或復(fù)印件，并核實(shí)其真實(shí)性、有效性和合法性。2.對于首次合作的客戶，應(yīng)要求其提供法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，確保簽訂合同的代表具有合法的代理權(quán)。（二）合同條款審核1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同初稿，合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的付款方式、結(jié)算期限等財(cái)務(wù)條款，確保公司的資金安全和利益。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評估，并提出修改意見。4.各部門審核通過后的合同初稿，交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（三）合同簽訂程序1.經(jīng)審批后的合同，由業(yè)務(wù)部門與合同對方進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，雙方簽字（蓋章）確認(rèn)。2.合同簽訂時(shí)，應(yīng)確保合同文本一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等留存歸檔。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送達(dá)相關(guān)部門，以便各部門做好合同履行的準(zhǔn)備工作。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況。（二）交貨管理1.生產(chǎn)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成交貨任務(wù)。2.倉庫管理部門應(yīng)做好貨物的出入庫管理工作，確保貨物的安全、完整，并及時(shí)辦理貨物的交付手續(xù)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶保持密切溝通，及時(shí)了解客戶對貨物的驗(yàn)收情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算期限，及時(shí)與客戶進(jìn)行溝通，催收貨款。2.對于逾期未付款的客戶，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門反饋信息，業(yè)務(wù)部門應(yīng)采取相應(yīng)的催款措施，如發(fā)函催款、上門催款等。3.如客戶出現(xiàn)重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或信用問題，可能影響公司貨款回收的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并按照合同簽訂程序進(jìn)行備案。（五）合同解除管理1.在合同履行過程中，如因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括已履行部分的結(jié)算、未履行部分的處理等內(nèi)容。3.合同解除協(xié)議應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并按照合同簽訂程序進(jìn)行備案。四、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票等。2.合同檔案應(yīng)在合同履行完畢后及時(shí)收集整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）合同檔案的整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。2.合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間順序進(jìn)行排列，并按照年度、類別等進(jìn)行編號。（三）合同檔案的保管1.合同檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號進(jìn)行存放，便于查找和使用。3.檔案保管人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清理，對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和更換。（四）合同檔案的查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還檔案保管部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由檔案保管部門提出銷毀申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。2.合同檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案資料的徹底銷毀。3.合同檔案銷毀后，應(yīng)及時(shí)在檔案目錄中注明銷毀日期和銷毀原因，并將銷毀記錄存檔。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司的合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，明確風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任人和風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.對于市場風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)了解市場動(dòng)態(tài)，合理調(diào)整合同價(jià)格和交貨時(shí)間，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對公司的影響。2.對于信用風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估和跟蹤，采取適當(dāng)?shù)男庞谜撸缫罂蛻籼峁?dān)保、增加預(yù)付款比例等，降低信用風(fēng)險(xiǎn)。3.對于法律風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同審核，確保合同條款的合法性和合規(guī)性，及時(shí)為公司提供法律咨詢和法律支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.各部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的順利履行。2.法務(wù)部門應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，提醒公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。六、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方進(jìn)行溝通協(xié)商，了解糾紛原因，尋求解決方案。2.在協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，尊重對方的意見和訴求，避免情緒化的表達(dá)和行為。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進(jìn)行調(diào)解，如行業(yè)協(xié)會、仲裁機(jī)構(gòu)、人民法院等。2.在調(diào)解過程中，應(yīng)積極配合調(diào)解機(jī)構(gòu)的工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，如實(shí)陳述糾紛情況，爭取達(dá)成調(diào)解協(xié)議。（三）糾紛仲裁或訴訟1.如調(diào)解不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見，決定是否通過仲裁或訴訟方式解決糾紛。2.在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)委托專業(yè)的律師或法律機(jī)構(gòu)代理，提供充分的證據(jù)和資料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，合同檔案管理是否規(guī)范。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價(jià)1.公司將合同管理工作納入各部門和員工的績效考核體