機關會議簽到管理制度一、總則（一）目的為進一步規(guī)范機關會議管理，嚴肅會議紀律，確保會議的順利召開及會議精神的有效傳達，特制定本簽到管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關組織召開的各類會議，包括但不限于工作部署會、業(yè)務研討會、工作協(xié)調會、專題會議等。（三）基本原則1.嚴肅性原則會議簽到是參會人員履行會議職責、遵守會議紀律的重要體現(xiàn)，全體參會人員應高度重視，嚴格按照規(guī)定簽到。2.準確性原則簽到信息應真實、準確、完整，確保能夠及時、有效地統(tǒng)計參會人員情況，為會議組織和決策提供可靠依據(jù)。3.及時性原則參會人員應在會議規(guī)定的簽到時間內(nèi)完成簽到，不得無故拖延或代簽。二、會議簽到準備工作（一）確定簽到方式根據(jù)會議的規(guī)模、性質和要求，選擇合適的簽到方式，常見的簽到方式包括：1.紙質簽到在會議入口處設置簽到臺，擺放簽到表和筆，參會人員簽到后將簽到表交予工作人員。2.電子簽到利用電子簽到設備，如二維碼簽到、人臉識別簽到等，參會人員通過掃描二維碼或人臉識別完成簽到。3.移動端簽到開發(fā)專門的會議簽到APP或利用企業(yè)微信、釘釘?shù)纫苿愚k公平臺的簽到功能，參會人員在手機上完成簽到。（二）準備簽到材料根據(jù)選定的簽到方式，準備相應的簽到材料，如：1.紙質簽到方式簽到表：設計簽到表時應包含會議名稱、日期、時間、地點、參會人員姓名、部門、職務等信息。簽到筆：準備足夠數(shù)量的簽到筆，確保簽到過程順利進行。2.電子簽到方式電子簽到設備：根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的電子簽到設備，并提前進行調試和測試，確保設備正常運行。二維碼或人臉識別模板：提前生成參會人員的二維碼或錄入人臉識別模板，確保簽到過程快速、準確。3.移動端簽到方式簽到APP或移動辦公平臺：確保參會人員提前下載并安裝相應的簽到APP或在移動辦公平臺上完成注冊和綁定，同時提前設置好會議簽到相關參數(shù)。（三）安排簽到人員根據(jù)會議規(guī)模和簽到方式，安排相應的簽到人員，負責引導參會人員簽到，并解答簽到過程中出現(xiàn)的問題。簽到人員應具備以下條件：1.熟悉簽到流程和簽到材料的使用方法。2.具備良好的溝通能力和服務意識，能夠熱情、耐心地為參會人員提供幫助。3.認真負責，能夠準確記錄參會人員的簽到信息。三、會議簽到流程（一）紙質簽到流程1.參會人員到達會議入口處，在簽到臺前排隊等候簽到。2.簽到人員向參會人員發(fā)放簽到表，并指導其填寫會議名稱、日期、時間、地點、姓名、部門、職務等信息。3.參會人員填寫完畢后，將簽到表交予簽到人員。4.簽到人員核對簽到表信息無誤后，在簽到表上加蓋簽到章或簽字確認，并將簽到表妥善保存。（二）電子簽到流程1.二維碼簽到參會人員到達會議入口處，掃描簽到臺上的二維碼。系統(tǒng)自動識別參會人員身份，并顯示簽到成功信息。簽到人員對簽到情況進行實時監(jiān)控，確保簽到過程順利進行。2.人臉識別簽到參會人員到達會議入口處，面對人臉識別設備。系統(tǒng)自動識別參會人員身份，并顯示簽到成功信息。簽到人員對簽到情況進行實時監(jiān)控，確保簽到過程順利進行。（三）移動端簽到流程1.參會人員打開會議簽到APP或移動辦公平臺，進入簽到頁面。2.參會人員輸入會議名稱、會議密碼等信息，點擊簽到按鈕。3.系統(tǒng)自動記錄參會人員的簽到時間和地點，并顯示簽到成功信息。4.簽到人員通過移動端簽到管理后臺，實時查看參會人員的簽到情況。四、簽到時間規(guī)定（一）常規(guī)會議一般情況下，會議簽到時間為會議開始前30分鐘至會議開始前5分鐘。參會人員應在規(guī)定的簽到時間內(nèi)完成簽到，以便會議組織者及時掌握參會人員情況，確保會議按時召開。（二）重要會議對于重要會議，簽到時間可適當提前，一般為會議開始前60分鐘至會議開始前10分鐘。參會人員應提前到達會議現(xiàn)場，完成簽到手續(xù)，避免因簽到問題影響會議的正常進行。（三）特殊情況如遇特殊情況，參會人員無法在規(guī)定的簽到時間內(nèi)簽到，應提前向會議組織者說明原因，并在會議開始后盡快完成補簽手續(xù)。補簽手續(xù)應注明補簽原因和補簽時間。五、簽到信息管理（一）簽到表保存紙質簽到表應在會議結束后及時整理歸檔，按照會議名稱、日期等分類存放，保存期限為[X]年。電子簽到記錄和移動端簽到數(shù)據(jù)應定期備份，保存期限為[X]年。（二）簽到信息統(tǒng)計會議結束后，簽到人員應及時對簽到信息進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括參會人數(shù)、未參會人數(shù)及未參會原因等。統(tǒng)計結果應形成書面報告，提交給會議組織者。（三）簽到信息查詢?nèi)缧璨樵兒灥叫畔?，應按照公司檔案管理規(guī)定辦理相關手續(xù)。查詢?nèi)藛T應填寫查詢申請表，注明查詢原因、查詢內(nèi)容和查詢時間等信息，經(jīng)相關領導審批后，由檔案管理人員協(xié)助查詢。六、會議簽到紀律（一）按時簽到參會人員應嚴格按照會議通知要求的簽到時間到達會議現(xiàn)場，按時完成簽到手續(xù)。不得無故遲到、早退或缺席會議。（二）如實簽到參會人員應如實填寫簽到信息，不得代簽、漏簽或虛報簽到情況。如有違反，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。（三）遵守秩序在簽到過程中，參會人員應遵守現(xiàn)場秩序，排隊等候簽到，不得擁擠、插隊或大聲喧嘩。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制公司設立會議簽到監(jiān)督小組，負責對會議簽到情況進行不定期檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由公司領導、人力資源部門人員和相關部門負責人組成。（二）考核辦法1.對按時、如實簽到的參會人員，給予通報表揚，并在績效考核中適當加分。2.對遲到、早退或無故缺席會議的參會人員，按照公司考勤制度進行處理，并在績效考核中予以扣分。3.對代簽、漏簽或虛報簽到情況的參會人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等紀律處分，并在績效考核中予以扣分。4.對簽到工作認真負責、表現(xiàn)突出的簽到人員，給予通報表揚，并在績效考核中適當加分。5.對簽到工作敷衍了事、出現(xiàn)重大失誤的簽到人員，視情節(jié)輕重給予警告