活動(dòng)策劃合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)策劃合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及活動(dòng)策劃的合同，包括但不限于商業(yè)活動(dòng)、文化活動(dòng)、營銷活動(dòng)等各類活動(dòng)的策劃、執(zhí)行及相關(guān)服務(wù)合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，明確權(quán)利義務(wù)。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.活動(dòng)策劃需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出活動(dòng)策劃項(xiàng)目申請(qǐng)，詳細(xì)說明活動(dòng)的目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算等基本信息。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保項(xiàng)目的必要性和可行性。審核通過后，提交至公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略和資源情況對(duì)項(xiàng)目申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過后，項(xiàng)目正式立項(xiàng)。（二）合同起草1.立項(xiàng)后，由活動(dòng)策劃需求部門指定專人負(fù)責(zé)合同起草工作。合同起草人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，參考公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板及以往類似合同，擬定合同條款。2.合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、活動(dòng)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付方式、違約責(zé)任等主要內(nèi)容。確保條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性表述。3.合同起草完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞，是否與項(xiàng)目實(shí)際情況相符。審核無誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（三）合同審核1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)要求，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)，費(fèi)用支付方式是否合理等。審核通過后，提交至法務(wù)部門審核。2.法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律審核，審查合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同格式是否符合要求等。法務(wù)部門應(yīng)出具書面審核意見，對(duì)合同存在的問題提出修改建議。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，合同起草人員對(duì)合同進(jìn)行修改完善。修改后的合同再次提交至部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門審核，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審核通過的版本一致，雙方簽字蓋章齊全。2.合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，以便跟蹤合同履行情況。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.活動(dòng)策劃需求部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行工作，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等要求組織實(shí)施活動(dòng)。2.合同執(zhí)行過程中，需求部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)活動(dòng)進(jìn)展情況，及時(shí)反饋活動(dòng)中出現(xiàn)的問題及解決方案。3.公司管理層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，確?；顒?dòng)按照合同約定順利進(jìn)行。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控1.公司應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，對(duì)活動(dòng)策劃服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期或不定期檢查。2.檢查內(nèi)容包括活動(dòng)策劃方案的執(zhí)行情況、服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的組織管理、客戶滿意度等方面。3.對(duì)于服務(wù)質(zhì)量不符合合同約定的，應(yīng)及時(shí)要求服務(wù)提供商進(jìn)行整改；整改后仍不符合要求的，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（三）費(fèi)用支付管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同費(fèi)用支付的審核與管理工作。應(yīng)根據(jù)合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)費(fèi)用支付申請(qǐng)進(jìn)行審核。2.費(fèi)用支付申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理費(fèi)用支付手續(xù)。3.如因特殊情況需要變更費(fèi)用支付方式或時(shí)間的，應(yīng)經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。四、合同變更與解除（一）變更條件1.在合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，確保變更后的合同合法有效。（二）變更流程1.合同變更申請(qǐng)由活動(dòng)策劃需求部門提出，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，提交至法務(wù)部門審核。3.法務(wù)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行法律審核，審查變更內(nèi)容是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門應(yīng)出具書面審核意見，對(duì)變更申請(qǐng)?zhí)岢鼋ㄗh。4.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，合同雙方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修訂，并重新編號(hào)、歸檔。（三）解除條件1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)的，一方可以解除合同。3.一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的，另一方可以解除合同。4.一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的，另一方可以解除合同。5.一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的，另一方可以解除合同。（四）解除流程1.合同解除申請(qǐng)由活動(dòng)策劃需求部門提出，詳細(xì)說明解除合同的原因、依據(jù)及對(duì)公司的影響。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)解除申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，提交至法務(wù)部門審核。3.法務(wù)部門對(duì)解除申請(qǐng)進(jìn)行法律審核，審查解除合同的原因是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門應(yīng)出具書面審核意見，對(duì)解除申請(qǐng)?zhí)岢鼋ㄗh。4.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，合同雙方協(xié)商簽訂解除協(xié)議。解除協(xié)議簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行終止處理，并將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注合同條款的合法性、完整性、可操作性，對(duì)方當(dāng)事人的信用狀況、履約能力等方面。3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于識(shí)別出的合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。2.對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可采取常規(guī)管理措施，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督檢查。3.對(duì)于中等風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)對(duì)方案，采取風(fēng)險(xiǎn)控制措施，如增加擔(dān)保條款、加強(qiáng)合同審核等。4.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，必要時(shí)可終止合同談判或采取其他風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控應(yīng)關(guān)注合同執(zhí)行情況、對(duì)方當(dāng)事人的履約能力變化、法律法規(guī)政策調(diào)整等因素，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，通知相關(guān)部門和人員采取應(yīng)對(duì)措施，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)收集合同文本、相關(guān)附件、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、變更協(xié)議、解除協(xié)議等與合同有關(guān)的資料。2.收集的資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，能夠準(zhǔn)確反映合同的簽訂、履行、變更、解除等全過程。（二）檔案整理1.合同管理人員應(yīng)對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、合同類型等進(jìn)行分類歸檔。2.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，注明每份資料的名稱、編號(hào)、日期、存放位置等信息，便于查詢和使用。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。對(duì)于損壞、丟失的檔案，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限