電算化管理管理制度一、總則（一）目的為了加強公司電算化管理，規(guī)范電算化操作流程，提高工作效率，確保會計信息的準確性、及時性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及電算化操作的部門和人員，包括但不限于財務(wù)部門、信息部門等。（三）基本原則1.合法性原則：電算化管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)制度的要求。2.安全性原則：確保電算化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。3.準確性原則：保證會計信息的錄入、處理和輸出準確無誤。4.及時性原則：及時處理電算化業(yè)務(wù)，提高工作效率。5.保密性原則：對電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和信息嚴格保密。二、電算化系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，選擇合適的電算化軟件，并進行系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和初始化設(shè)置。2.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循軟件工程的規(guī)范，確保系統(tǒng)的可靠性、可擴展性和易用性。3.對電算化系統(tǒng)的功能進行測試，確保系統(tǒng)滿足公司業(yè)務(wù)處理的需要。（二）系統(tǒng)維護1.定期對電算化系統(tǒng)進行維護，包括軟件升級、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)優(yōu)化等。2.建立系統(tǒng)維護日志，記錄維護時間、內(nèi)容、維護人員等信息。3.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的故障和問題，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）系統(tǒng)安全1.建立健全電算化系統(tǒng)安全管理制度，采取必要的安全措施，如防火墻、加密技術(shù)、用戶認證等，防止外部非法入侵和內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露。2.對電算化系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和崗位需求，分配相應(yīng)的操作權(quán)限，嚴禁越權(quán)操作。3.定期對電算化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。三、電算化操作管理（一）操作流程1.用戶登錄電算化系統(tǒng)，輸入用戶名和密碼，經(jīng)系統(tǒng)驗證通過后進入操作界面。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇相應(yīng)的功能模塊，進行數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改、刪除等操作。3.在操作過程中，應(yīng)嚴格按照系統(tǒng)提示和操作規(guī)范進行，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.操作完成后，及時保存數(shù)據(jù)，并退出電算化系統(tǒng)。（二）數(shù)據(jù)錄入1.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)認真核對原始憑證，確保錄入數(shù)據(jù)與原始憑證一致。2.按照規(guī)定的格式和要求錄入數(shù)據(jù)，不得隨意修改數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容。3.對錄入的數(shù)據(jù)進行初步審核，確保數(shù)據(jù)的準確性。（三）數(shù)據(jù)處理1.電算化系統(tǒng)自動對錄入的數(shù)據(jù)進行處理，生成相應(yīng)的報表和賬簿。2.在數(shù)據(jù)處理過程中，如發(fā)現(xiàn)錯誤或異常情況，應(yīng)及時進行排查和處理。3.定期對數(shù)據(jù)處理結(jié)果進行審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。（四）數(shù)據(jù)輸出1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，按照規(guī)定的格式和要求輸出電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，如報表、賬簿等。2.對輸出的數(shù)據(jù)進行審核和簽字確認，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.妥善保管輸出的數(shù)據(jù)，按照檔案管理的要求進行歸檔。四、電算化檔案管理（一）檔案范圍電算化檔案包括存儲在計算機硬盤、軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和打印輸出的紙質(zhì)會計憑證、賬簿、報表等。（二）檔案存儲1.定期對電算化檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。2.對存儲電算化檔案的介質(zhì)進行標識和管理，確保檔案的可識別性和安全性。3.建立電算化檔案存儲目錄，記錄檔案的名稱、存儲介質(zhì)、存儲位置、備份時間等信息。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱電算化檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.查閱電算化檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自復(fù)制、修改或刪除檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（四）檔案保管期限電算化檔案的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)制度的要求執(zhí)行，一般會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務(wù)報表保管期限為10年等。（五）檔案銷毀1.電算化檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。2.銷毀電算化檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查閱。五、人員管理（一）人員配備1.根據(jù)公司電算化管理的需要，配備相應(yīng)的電算化管理人員，包括系統(tǒng)管理員、操作員、審核員等。2.電算化管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉電算化系統(tǒng)的操作和管理。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織電算化管理人員參加培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括電算化系統(tǒng)的操作使用、系統(tǒng)維護、安全管理等方面。3.鼓勵電算化管理人員參加相關(guān)的職業(yè)資格考試，取得相應(yīng)的證書。（三）人員考核1.建立電算化管理人員考核制度，定期對其工作表現(xiàn)進行考核。2.考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進行表彰和獎勵，對不稱職的人員進行批評教育或調(diào)整崗位。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對電算化管理情況進行審計，檢查電算化系統(tǒng)的運行情況、操作流程的執(zhí)行情況、檔案管理情況等。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查1.電算化管理部門定期對電算化系統(tǒng)進行日常檢查，包括系統(tǒng)運行情況、數(shù)據(jù)備份情況、用戶操作情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行處理，并記錄在檢查日志中。（三）專項檢查1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，適時開展電算化管理專項檢查，如系統(tǒng)安全檢查、數(shù)據(jù)準確性檢查等。2.專項檢