機關(guān)用印登記管理制度一、總則（一）目的為加強公司機關(guān)印章的使用管理，規(guī)范用印行為，維護公司印章使用的嚴肅性、合法性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關(guān)各部門，包括但不限于公司總部、各職能部門、直屬機構(gòu)等。（三）基本原則1.嚴格審批原則：用印必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用印事項合法合規(guī)、真實有效。2.登記備案原則：對每一次用印進行詳細登記，記錄用印時間、用印部門、用印人、用印事項、用印文件名稱及份數(shù)等信息，以備查詢和追溯。3.專人保管原則：指定專人負責印章的保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、被盜用或濫用。4.規(guī)范使用原則：印章使用應嚴格按照規(guī)定的用途、范圍和程序進行，不得擅自擴大用印范圍或違規(guī)用印。二、印章種類及用途（一）公司公章1.用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署。2.代表公司行使法定權(quán)利、履行法定義務的各類文件用印。3.其他需要公司公章確認的事項。（二）公司合同專用章1.專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務合同等。2.在合同文本上加蓋合同專用章，具有法律效力，表明公司對合同內(nèi)容的認可和承擔相應法律責任。（三）公司法定代表人章1.用于公司法定代表人在相關(guān)文件、報表、票據(jù)等上的簽署。2.特定情況下，代表法定代表人行使職權(quán)的用印。（四）公司財務專用章1.用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關(guān)業(yè)務。2.在財務報表、發(fā)票、支票、匯票等財務文件上加蓋，確認財務事項的真實性和合法性。（五）部門印章1.各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準刻制的部門印章。2.主要用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的印發(fā)，以及與部門業(yè)務相關(guān)的特定事項的確認，但不得對外簽訂合同或代表公司行使法定權(quán)利。三、印章的保管（一）保管人員職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，做到“人在章在，人走章鎖”。2.嚴格按照規(guī)定的程序和要求使用印章，對用印申請進行審核，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕。3.做好印章使用登記工作，詳細記錄每次用印的相關(guān)信息，定期將登記情況進行整理歸檔。4.發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜用或損壞等情況，應立即向部門負責人和公司領(lǐng)導報告，并采取相應的應急措施。（二）保管地點1.公司公章、合同專用章、法定代表人章、財務專用章應存放于公司指定的保險柜內(nèi)，保險柜鑰匙由保管人員專人保管，密碼由保管人員掌握。2.部門印章應存放于各部門指定的安全地點，由部門指定專人負責保管。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。2.交接雙方應在公司相關(guān)部門的監(jiān)督下，對印章的數(shù)量、完好情況、使用記錄等進行詳細核對，并填寫印章交接清單，雙方簽字確認。3.交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司存檔一份。四、用印審批流程（一）一般用印審批1.用印申請人填寫《用印申請表》，詳細注明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間等信息，并簽字確認。2.將《用印申請表》提交至本部門負責人審核，部門負責人應認真審查用印事項的真實性、合法性和必要性，簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，將《用印申請表》提交至公司分管領(lǐng)導審批。公司分管領(lǐng)導根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實際情況，對用印申請進行審批，簽署審批意見。4.審批通過后，用印申請人將《用印申請表》連同用印文件一并提交至印章保管人員處，印章保管人員按照審批意見進行用印，并在《用印申請表》上加蓋印章后留存?zhèn)浒?。（二）重要文件用印審批對于涉及公司重大決策、重要合同、大額資金支出等重要文件的用印，除按照一般用印審批流程進行審批外，還需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。（三）特殊情況用印審批1.緊急情況下需用印的，用印申請人可先電話向部門負責人和公司分管領(lǐng)導報告，經(jīng)同意后先行用印，但事后必須及時補辦用印審批手續(xù)。2.因特殊原因無法按照正常審批流程進行用印的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導特批，并在《用印申請表》上注明特殊原因及特批領(lǐng)導意見。五、用印登記（一）登記內(nèi)容印章保管人員在用印時，應按照《用印申請表》的內(nèi)容，詳細登記以下信息：1.用印日期：記錄用印的具體年月日。2.用印部門：填寫申請用印的部門名稱。3.用印人：登記實際使用印章的人員姓名。4.用印事項：簡要說明用印的具體事項。5.用印文件名稱及份數(shù)：注明用印文件的具體名稱和份數(shù)。6.審批意見：記錄部門負責人、公司分管領(lǐng)導等的審批意見。（二）登記方式用印登記采用紙質(zhì)登記和電子登記相結(jié)合的方式。紙質(zhì)登記使用《用印登記簿》，電子登記使用公司指定的印章管理系統(tǒng)。印章保管人員在用印后，應及時在紙質(zhì)《用印登記簿》上進行登記，并同時將相關(guān)信息錄入印章管理系統(tǒng)。（三）登記存檔1.《用印登記簿》應妥善保管，保存期限為[X]年。保存期滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門批準，方可進行銷毀。2.電子登記信息應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)保存期限與紙質(zhì)《用印登記簿》相同。六、印章使用規(guī)范（一）用印位置1.公司公章、合同專用章、法定代表人章、財務專用章應加蓋在文件規(guī)定的用印位置，確保印章清晰、端正，不得壓蓋文件內(nèi)容或其他重要信息。2.部門印章應加蓋在部門內(nèi)部文件規(guī)定的用印位置，不得對外文件上加蓋部門印章代替公司公章或其他重要印章。（二）用印數(shù)量用印數(shù)量應根據(jù)文件內(nèi)容和實際需要確定，不得多蓋或重復加蓋印章。如因特殊原因需要增加用印數(shù)量，必須重新履行審批手續(xù)。（三）用印文件審核印章保管人員在用印前，應對用印文件進行認真審核，確保文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字齊全、審批手續(xù)完備。對不符合要求的文件，有權(quán)拒絕用印。（四）禁止事項1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。2.未經(jīng)公司批準，不得將公司印章攜帶外出使用。如因工作需要確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，同時由專人負責陪同攜帶，確保印章安全。3.不得擅自將公司印章交予他人使用或委托他人保管。4.嚴禁在與公司業(yè)務無關(guān)的文件或事項上加蓋公司印章。七、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責定期對公司機關(guān)印章的使用管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、用印審批流程執(zhí)行情況、用印登記情況、印章使用規(guī)范情況等。2.公司審計部門負責對公司機關(guān)印章的使用管理情況進行不定期審計監(jiān)督，重點檢查印章使用的合法性、合規(guī)性和效益性。3.各部門應積極配合公司辦公室和審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責任人應承擔相應的賠償責任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。3.印章保管人員因保管不善導致印章丟失、被盜用或損壞的，應立即采取措施防止損失擴大，并承擔相應的賠償責任；如因故意或重大過失造成損失的，除承擔賠償責