機(jī)關(guān)用印登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)關(guān)印章的使用管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司印章使用的嚴(yán)肅性、合法性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)關(guān)各部門(mén)，包括但不限于公司總部、各職能部門(mén)、直屬機(jī)構(gòu)等。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：用印必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)、真實(shí)有效。2.登記備案原則：對(duì)每一次用印進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印時(shí)間、用印部門(mén)、用印人、用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)等信息，以備查詢和追溯。3.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、被盜用或?yàn)E用。4.規(guī)范使用原則：印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途、范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大用印范圍或違規(guī)用印。二、印章種類及用途（一）公司公章1.用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署。2.代表公司行使法定權(quán)利、履行法定義務(wù)的各類文件用印。3.其他需要公司公章確認(rèn)的事項(xiàng)。（二）公司合同專用章1.專門(mén)用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等。2.在合同文本上加蓋合同專用章，具有法律效力，表明公司對(duì)合同內(nèi)容的認(rèn)可和承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。（三）公司法定代表人章1.用于公司法定代表人在相關(guān)文件、報(bào)表、票據(jù)等上的簽署。2.特定情況下，代表法定代表人行使職權(quán)的用印。（四）公司財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.在財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、支票、匯票等財(cái)務(wù)文件上加蓋，確認(rèn)財(cái)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性和合法性。（五）部門(mén)印章1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的部門(mén)印章。2.主要用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的印發(fā)，以及與部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的特定事項(xiàng)的確認(rèn)，但不得對(duì)外簽訂合同或代表公司行使法定權(quán)利。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，做到“人在章在，人走章鎖”。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求使用印章，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕。3.做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄每次用印的相關(guān)信息，定期將登記情況進(jìn)行整理歸檔。4.發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜用或損壞等情況，應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。（二）保管地點(diǎn)1.公司公章、合同專用章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章應(yīng)存放于公司指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人員專人保管，密碼由保管人員掌握。2.部門(mén)印章應(yīng)存放于各部門(mén)指定的安全地點(diǎn)，由部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在公司相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、完好情況、使用記錄等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，并填寫(xiě)印章交接清單，雙方簽字確認(rèn)。3.交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司存檔一份。四、用印審批流程（一）一般用印審批1.用印申請(qǐng)人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《用印申請(qǐng)表》提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，簽署審核意見(jiàn)。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將《用印申請(qǐng)表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。4.審批通過(guò)后，用印申請(qǐng)人將《用印申請(qǐng)表》連同用印文件一并提交至印章保管人員處，印章保管人員按照審批意見(jiàn)進(jìn)行用印，并在《用印申請(qǐng)表》上加蓋印章后留存?zhèn)浒?。（二）重要文件用印審批?duì)于涉及公司重大決策、重要合同、大額資金支出等重要文件的用印，除按照一般用印審批流程進(jìn)行審批外，還需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。（三）特殊情況用印審批1.緊急情況下需用印的，用印申請(qǐng)人可先電話向部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦用印審批手續(xù)。2.因特殊原因無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行用印的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)特批，并在《用印申請(qǐng)表》上注明特殊原因及特批領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)。五、用印登記（一）登記內(nèi)容印章保管人員在用印時(shí)，應(yīng)按照《用印申請(qǐng)表》的內(nèi)容，詳細(xì)登記以下信息：1.用印日期：記錄用印的具體年月日。2.用印部門(mén)：填寫(xiě)申請(qǐng)用印的部門(mén)名稱。3.用印人：登記實(shí)際使用印章的人員姓名。4.用印事項(xiàng)：簡(jiǎn)要說(shuō)明用印的具體事項(xiàng)。5.用印文件名稱及份數(shù)：注明用印文件的具體名稱和份數(shù)。6.審批意見(jiàn)：記錄部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)等的審批意見(jiàn)。（二）登記方式用印登記采用紙質(zhì)登記和電子登記相結(jié)合的方式。紙質(zhì)登記使用《用印登記簿》，電子登記使用公司指定的印章管理系統(tǒng)。印章保管人員在用印后，應(yīng)及時(shí)在紙質(zhì)《用印登記簿》上進(jìn)行登記，并同時(shí)將相關(guān)信息錄入印章管理系統(tǒng)。（三）登記存檔1.《用印登記簿》應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。保存期滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。2.電子登記信息應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)保存期限與紙質(zhì)《用印登記簿》相同。六、印章使用規(guī)范（一）用印位置1.公司公章、合同專用章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的用印位置，確保印章清晰、端正，不得壓蓋文件內(nèi)容或其他重要信息。2.部門(mén)印章應(yīng)加蓋在部門(mén)內(nèi)部文件規(guī)定的用印位置，不得對(duì)外文件上加蓋部門(mén)印章代替公司公章或其他重要印章。（二）用印數(shù)量用印數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際需要確定，不得多蓋或重復(fù)加蓋印章。如因特殊原因需要增加用印數(shù)量，必須重新履行審批手續(xù)。（三）用印文件審核印章保管人員在用印前，應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字齊全、審批手續(xù)完備。對(duì)不符合要求的文件，有權(quán)拒絕用印。（四）禁止事項(xiàng)1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將公司印章攜帶外出使用。如因工作需要確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，同時(shí)由專人負(fù)責(zé)陪同攜帶，確保印章安全。3.不得擅自將公司印章交予他人使用或委托他人保管。4.嚴(yán)禁在與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件或事項(xiàng)上加蓋公司印章。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)公司機(jī)關(guān)印章的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、用印審批流程執(zhí)行情況、用印登記情況、印章使用規(guī)范情況等。2.公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司機(jī)關(guān)印章的使用管理情況進(jìn)行不定期審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查印章使用的合法性、合規(guī)性和效益性。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合公司辦公室和審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.印章保管人員因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用或損壞的，應(yīng)立即采取措施防止損失擴(kuò)大，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；如因故意或重大過(guò)失造成損失的，除承擔(dān)賠償責(zé)