煤礦配件跟蹤管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦配件管理，確保配件供應及時、質(zhì)量可靠，保障煤礦生產(chǎn)的正常運行，特制定本跟蹤管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與煤礦配件采購、庫存、使用等相關的部門和人員。（三）基本原則1.準確性原則：確保對煤礦配件的采購、運輸、庫存、使用等環(huán)節(jié)的信息跟蹤準確無誤。2.及時性原則：及時反饋配件的各類信息，以便及時處理問題，不影響生產(chǎn)進度。3.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關人員的責任，做到責任到人。二、采購環(huán)節(jié)跟蹤管理（一）需求提報1.煤礦各生產(chǎn)部門應根據(jù)生產(chǎn)計劃和設備運行狀況，提前[X]個工作日填寫《煤礦配件需求申請表》，詳細注明配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.需求申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至物資采購部門。（二）采購訂單下達1.物資采購部門接到需求申請表后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。對于合理的需求，及時與合格供應商聯(lián)系，下達采購訂單。2.采購訂單應明確配件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息，并經(jīng)采購部門負責人審核簽字。（三）采購進度跟蹤1.采購人員應定期與供應商溝通，了解配件的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況。對于預計不能按時交貨的，應及時與供應商協(xié)商解決方案，并向物資采購部門負責人匯報。2.物資采購部門應建立采購進度跟蹤臺賬，詳細記錄采購訂單的執(zhí)行情況，包括訂單號、供應商名稱、配件名稱、規(guī)格型號、下單時間、預計交貨時間、實際交貨時間等信息。（四）到貨驗收1.配件到貨前，物資采購部門應通知質(zhì)量檢驗部門和使用部門做好驗收準備。2.到貨時，質(zhì)量檢驗部門應按照相關標準和合同要求對配件的質(zhì)量進行檢驗，使用部門對配件的規(guī)格型號、數(shù)量等進行核對。3.驗收合格的配件，由質(zhì)量檢驗部門出具《配件驗收合格報告》；驗收不合格的配件，應及時與供應商聯(lián)系退換貨事宜，并做好記錄。三、運輸環(huán)節(jié)跟蹤管理（一）運輸方式選擇1.根據(jù)配件的性質(zhì)、數(shù)量、交貨時間等因素，物資采購部門選擇合適的運輸方式。對于緊急需求的配件，優(yōu)先選擇快速運輸方式。2.運輸方式確定后，應與運輸單位簽訂運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務。（二）運輸過程跟蹤1.物資采購部門應要求運輸單位提供運輸單號或其他運輸憑證，以便跟蹤運輸進度。2.通過運輸單位的官方網(wǎng)站、客服電話等渠道，實時查詢配件的運輸狀態(tài)，包括出發(fā)時間、預計到達時間、當前位置等信息。3.如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、損壞等，應及時與運輸單位聯(lián)系，了解原因并協(xié)調(diào)解決。同時，將情況向物資采購部門負責人匯報。（三）貨物交接1.配件到達目的地后，運輸單位應與收貨方進行貨物交接。收貨方應仔細核對配件的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等是否與運輸憑證一致。2.對于貨物交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如數(shù)量短缺、損壞等，收貨方應及時與運輸單位協(xié)商解決，并做好記錄。四、庫存環(huán)節(jié)跟蹤管理（一）庫存臺賬建立1.倉庫管理部門應建立詳細的煤礦配件庫存臺賬，記錄配件的入庫時間、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放位置等信息。2.庫存臺賬應定期更新，確保賬實相符。（二）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期進行庫存盤點，每月至少進行[X]次全面盤點，每季度進行一次賬實核對。2.盤點過程中，應認真核對配件的實際數(shù)量、規(guī)格型號等與庫存臺賬是否一致。對于盤盈、盤虧的情況，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點報告》。3.根據(jù)庫存盤點結(jié)果，對庫存管理中存在的問題進行分析和總結(jié)，提出改進措施，確保庫存管理的準確性和規(guī)范性。（三）庫存預警1.倉庫管理部門應根據(jù)配件的安全庫存、采購周期等因素，設定庫存預警指標。當庫存數(shù)量低于預警值時，及時發(fā)出庫存預警通知。2.庫存預警通知應發(fā)送至物資采購部門和相關使用部門，提醒及時采購或調(diào)整使用計劃。五、使用環(huán)節(jié)跟蹤管理（一）領用管理1.使用部門如需領用煤礦配件，應填寫《配件領用申請表》，注明配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用用途等信息。2.《配件領用申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，到倉庫管理部門辦理領用手續(xù)。3.倉庫管理部門根據(jù)領用申請表發(fā)放配件，并在庫存臺賬上記錄領用情況。（二）使用跟蹤1.使用部門應建立配件使用記錄臺賬，詳細記錄配件的領用時間、使用設備、使用過程中的運行狀況等信息。2.定期對使用的配件進行質(zhì)量跟蹤，了解配件的使用壽命、性能表現(xiàn)等情況。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的配件，及時反饋至物資采購部門和質(zhì)量檢驗部門。（三）報廢管理1.對于損壞無法修復或已達到報廢標準的煤礦配件，使用部門應填寫《配件報廢申請表》，注明配件名稱、規(guī)格型號、報廢原因等信息。2.《配件報廢申請表》需經(jīng)部門負責人、設備管理部門和財務部門審核簽字后，報公司領導審批。3.經(jīng)批準報廢的配件，由倉庫管理部門進行集中處理，并在庫存臺賬上核銷。六、信息溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通機制1.建立定期的煤礦配件跟蹤管理工作會議制度，由物資采購部門牽頭，組織質(zhì)量檢驗部門、倉庫管理部門、使用部門等相關人員參加，匯報各環(huán)節(jié)的工作進展情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。2.各部門之間應保持密切的信息溝通，對于配件采購、運輸、庫存、使用等過程中出現(xiàn)的問題，應及時相互通報，并共同協(xié)商解決方案。3.利用公司內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)配件信息的實時共享。各部門可以通過系統(tǒng)查詢配件的采購進度、庫存情況、使用記錄等信息，提高工作效率和信息準確性。（二）與供應商溝通協(xié)調(diào)1.物資采購部門應與供應商建立良好的合作關系，定期溝通配件的質(zhì)量、價格、交貨期等方面的情況。2.對于供應商提供的配件出現(xiàn)質(zhì)量問題或交貨延遲等情況，物資采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并要求供應商采取改進措施，確保后續(xù)供應的穩(wěn)定性和可靠性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立專門的監(jiān)督檢查小組，定期對煤礦配件跟蹤管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購環(huán)節(jié)的合規(guī)性、運輸環(huán)節(jié)的安全性、庫存環(huán)節(jié)的準確性、使用環(huán)節(jié)的規(guī)范性等方面。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核機制1.建立煤礦配件跟蹤管理工作考核制度，對各相關部門和人員的工作進行量化考核。2.考核指標包括配件采購及時率、到貨驗收合格率、庫存準確率、使用記錄完整性等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對未完成工作任務