機關資料文件管理制度一、總則（一）目的為加強機關資料文件管理，確保資料文件的完整性、準確性、安全性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員在工作中形成、使用和保管的各類資料文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：機關資料文件實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負責。2.分類管理原則：按照資料文件的類別、性質、來源等進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保資料文件的安全，防止泄露、丟失和損壞，嚴格遵守保密規(guī)定。4.規(guī)范高效原則：建立規(guī)范的管理流程，提高資料文件管理的效率和質量。二、資料文件的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括上級機關下發(fā)的文件、機關發(fā)布的行政公文、會議紀要等。2.業(yè)務文件：與機關業(yè)務工作相關的文件，如工作計劃、報告、方案、合同等。3.人事文件：涉及人員招聘、培訓、考核、任免、獎懲等方面的文件。4.財務文件：財務預算、決算、報銷憑證、審計報告等文件。5.檔案資料：機關歷史檔案、重要資料、統(tǒng)計報表等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件資料。（二）編號1.對每一類資料文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式可采用“年份+類別代碼+順序號”，如“2023XZ001”表示2023年行政文件第1號。3.在資料文件的首頁或封面顯著位置標注編號。三、資料文件的形成與收集（一）形成1.各部門及工作人員在工作過程中應及時形成各類資料文件，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件起草應符合國家法律法規(guī)和機關內部規(guī)定，語言規(guī)范、邏輯清晰。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責起草，征求相關部門意見后，報領導審批。（二）收集1.各部門指定專人負責收集本部門形成的資料文件，定期整理后移交至資料文件管理部門。2.對于上級機關下發(fā)的文件，由資料文件管理部門統(tǒng)一接收，并及時分發(fā)給相關部門。3.在會議、活動等結束后，主辦部門應及時將會議文件、活動資料等收集整理，移交至資料文件管理部門。四、資料文件的審核與審批（一）審核1.資料文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內容的準確性、完整性、規(guī)范性等。2.涉及重要事項、政策法規(guī)等文件，應提交相關業(yè)務部門或專家進行審核。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時反饋給起草人員進行修改完善。（二）審批1.經(jīng)審核后的資料文件，按照機關內部審批流程報領導審批。2.領導審批應明確簽署意見，如同意、不同意或提出修改意見等。3.文件審批通過后，方可正式印發(fā)或存檔。五、資料文件的印發(fā)與發(fā)放（一）印發(fā)1.資料文件審批通過后，由資料文件管理部門負責印發(fā)。2.印發(fā)文件應確保格式規(guī)范、排版整齊，使用統(tǒng)一的紙張和印刷設備。3.對于需要大量印發(fā)的文件，應提前做好印刷計劃，確保及時供應。（二）發(fā)放1.資料文件印發(fā)后，由資料文件管理部門按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。2.發(fā)放文件時應做好登記，記錄文件名稱、編號、發(fā)放對象、發(fā)放時間等信息。3.對于重要文件或機密文件，應采取專人送達、簽收等方式，確保文件安全。六、資料文件的傳閱與借閱（一）傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，由資料文件管理部門負責組織傳閱。2.傳閱文件應按照規(guī)定的順序進行，確保文件及時傳遞，避免積壓。3.傳閱人員應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應及時報告。（二）借閱1.因工作需要借閱資料文件的，應填寫借閱申請表，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報資料文件管理部門審批。3.資料文件管理部門批準后，借閱人方可借閱文件，并在規(guī)定時間內歸還。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借、復印、涂改或遺失，如因保管不善造成文件損壞或丟失，應承擔相應責任。七、資料文件的保管與存儲（一）保管1.資料文件管理部門應設立專門的檔案室或文件柜，對資料文件進行分類存放。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。3.定期對資料文件進行整理、清點，確保文件存放有序，數(shù)量準確。（二）存儲1.資料文件應采用紙質和電子兩種方式存儲。2.紙質文件應按照分類編號順序裝訂成冊，裝入檔案盒或文件柜保存。3.電子文件應按照分類建立文件夾，存儲在服務器或移動存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子文件的命名應規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和識別。八、資料文件的保密管理（一）保密制度1.建立健全資料文件保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。3.加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，防止泄密事件發(fā)生。（二）保密措施1.對保密文件實行專人專管，限制接觸范圍。2.在文件存儲、傳輸、處理等過程中，采取加密、備份等安全措施。3.嚴禁在非保密場所談論、傳閱保密文件，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡傳輸保密文件。4.對保密文件的銷毀應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保信息徹底銷毀。九、資料文件的清理與銷毀（一）清理1.定期對資料文件進行清理，清理范圍包括過期文件、無用文件、重復文件等。2.清理工作由資料文件管理部門負責組織，各部門配合。3.清理過程中應認真核對文件內容，確保清理準確無誤。（二）銷毀1.對清理后的資料文件，按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀文件應填寫銷毀清單，注明文件名稱、編號、數(shù)量等信息。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。4.銷毀過程應有專人監(jiān)督，銷毀清單應存檔備查。十、資料文件的利用與統(tǒng)計（一）利用1.鼓勵各部門及工作人員充分利用資料文件，為工作提供參考和依據(jù)。2.資料文件管理部門應建立文件查詢系統(tǒng)，方便用戶查找和使用文件。3.對于重要文件或常用文件，可根據(jù)需要制作副本或摘要，供相關人員使用。（二）統(tǒng)計1.資料文件管理部門應定期對資料文件的形成、收集、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內容包括文件數(shù)量、類別、來源、去向、利用頻率等。3.通過統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)資料文件管理中存在的問題，采取改進措施，提高管理水平。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.機關內部設立資料文件管理監(jiān)督小組，負責對資料文件管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門資料文件管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查1.資料