外貿(mào)公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對(duì)外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、運(yùn)輸合同、保險(xiǎn)合同、委托代理合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。2.參與合同的談判、起草、簽訂等工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的前期洽談、意向溝通等工作，收集相關(guān)信息，提出合同簽訂的初步意見。2.負(fù)責(zé)合同的起草、修改、送審等工作，確保合同條款準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)需求。3.負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)合同資料的整理、歸檔等工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與合同的審核，對(duì)合同的付款方式、結(jié)算期限等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查。2.負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督，確保合同款項(xiàng)的收付符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.協(xié)助處理合同糾紛中的財(cái)務(wù)問題。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)合同印章的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定使用合同印章。2.負(fù)責(zé)合同檔案的管理，建立健全合同檔案管理制度。3.協(xié)助其他部門做好合同管理的相關(guān)工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定合同相對(duì)方的主體資格、信譽(yù)狀況等。2.業(yè)務(wù)部門起草合同文本，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。3.法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行審查，提出修改意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)修改意見進(jìn)行修改完善。4.合同文本修改完善后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門與合同相對(duì)方簽訂合同。6.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門備案。（二）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，確保其具有合法的經(jīng)營(yíng)資格和履約能力。2.審查內(nèi)容包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等。3.對(duì)于涉及重大項(xiàng)目或金額較大的合同，應(yīng)要求合同相對(duì)方提供近期的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等資料，以評(píng)估其財(cái)務(wù)狀況和履約能力。（三）合同文本審查1.法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同文本進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.審查內(nèi)容包括：合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.對(duì)于合同中的格式條款，應(yīng)審查其是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形。4.法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查工作，并出具審查意見。（四）合同簽訂審批1.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批，對(duì)于重大合同或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門方可與合同相對(duì)方簽訂合同。（五）合同印章管理1.行政部門負(fù)責(zé)合同印章的管理，設(shè)立專門的合同印章使用登記簿，對(duì)合同印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.合同印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用合同印章。3.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫合同印章使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到行政部門加蓋合同印章。4.行政部門在加蓋合同印章時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同文本與合同印章使用申請(qǐng)表的內(nèi)容是否一致，確保合同印章加蓋在正確的位置上。5.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同印章使用申請(qǐng)表、合同文本等資料交行政部門存檔。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況等信息。3.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出解決方案。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，即業(yè)務(wù)部門起草合同變更協(xié)議，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，雙方簽訂合同變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更協(xié)議副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門備案。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，即業(yè)務(wù)部門起草合同解除協(xié)議，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，雙方簽訂合同解除協(xié)議。3.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同解除協(xié)議副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門備案。4.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，辦理結(jié)算手續(xù)，確保公司的合法權(quán)益不受損失。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定合理的合同條款，避免合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)與合同相對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛升級(jí)。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出初步的解決方案，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的匯報(bào)，組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行研究討論，制定具體的糾紛處理方案。3.糾紛處理方案確定后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照方案要求與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商談判，爭(zhēng)取通過協(xié)商解決糾紛。4.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。5.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)糾紛處理進(jìn)展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）糾紛處理原則1.依法處理原則：合同糾紛的處理必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.公平公正原則：合同糾紛的處理應(yīng)公平公正，不得偏袒任何一方。3.及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免糾紛擴(kuò)大化，給公司造成更大的損失。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、訴訟文書等相關(guān)資料收集整理，并移交行政部門存檔。2.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，對(duì)業(yè)務(wù)部門移交的合同資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.行政部門對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行分類整理，按照合同的類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目、上架，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。（三）檔案保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理制度，對(duì)檔案的借閱、查閱、歸還等進(jìn)行登記，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定和公司的實(shí)際情況確定，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到合同檔案室查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。3.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到合同檔案室查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有公司內(nèi)部人員陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，合同檔案的管理情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的合同管