工程公司商務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范工程公司商務(wù)活動(dòng)，加強(qiáng)商務(wù)管理，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，確保公司各項(xiàng)商務(wù)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程公司及所屬各部門、項(xiàng)目部涉及的商務(wù)活動(dòng)，包括但不限于項(xiàng)目投標(biāo)、合同簽訂、合同執(zhí)行、商務(wù)談判、商務(wù)結(jié)算等。（三）基本原則1.合法性原則：商務(wù)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.誠(chéng)信原則：秉持誠(chéng)實(shí)守信的態(tài)度，履行合同義務(wù)，維護(hù)公司信譽(yù)。3.效益原則：以提高公司經(jīng)濟(jì)效益為核心，優(yōu)化商務(wù)決策，降低商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.統(tǒng)一管理原則：商務(wù)活動(dòng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保公司商務(wù)工作的協(xié)調(diào)一致。二、商務(wù)組織與職責(zé)（一）商務(wù)管理部門1.設(shè)立專門的商務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)公司商務(wù)管理制度的制定、修訂和解釋。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司商務(wù)活動(dòng)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、項(xiàng)目部的商務(wù)工作。3.參與重大項(xiàng)目的商務(wù)策劃、投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同談判等工作。4.負(fù)責(zé)商務(wù)合同的評(píng)審、簽訂、執(zhí)行跟蹤及結(jié)算工作。5.收集、分析市場(chǎng)商務(wù)信息，為公司決策提供依據(jù)。（二）項(xiàng)目經(jīng)理1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目商務(wù)工作的具體實(shí)施，確保項(xiàng)目商務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2.組織項(xiàng)目商務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同談判等工作。3.協(xié)調(diào)項(xiàng)目?jī)?nèi)部各部門之間的商務(wù)關(guān)系，解決商務(wù)工作中的問題。4.監(jiān)督項(xiàng)目商務(wù)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同變更、索賠等事項(xiàng)。（三）商務(wù)人員1.協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目商務(wù)工作，包括商務(wù)文件編制、報(bào)價(jià)核算等。2.參與商務(wù)談判，記錄談判內(nèi)容，整理談判成果。3.負(fù)責(zé)商務(wù)合同的起草、審核、簽訂及歸檔工作。4.跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，辦理結(jié)算手續(xù)。三、項(xiàng)目投標(biāo)管理（一）投標(biāo)信息收集1.商務(wù)管理部門定期收集各類工程項(xiàng)目招標(biāo)信息，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件等。2.關(guān)注行業(yè)網(wǎng)站、政府招標(biāo)平臺(tái)、專業(yè)媒體等渠道，及時(shí)獲取有價(jià)值的投標(biāo)信息。3.鼓勵(lì)公司員工提供投標(biāo)信息線索，對(duì)提供有效信息的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）投標(biāo)資格審查1.商務(wù)管理部門對(duì)收集到的投標(biāo)信息進(jìn)行初步篩選，確定符合公司資質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍的項(xiàng)目。2.組織相關(guān)部門對(duì)擬投標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括公司資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員配備、設(shè)備情況等。3.對(duì)于不符合資格要求的項(xiàng)目，及時(shí)放棄投標(biāo)，避免無效勞動(dòng)。（三）投標(biāo)文件編制1.商務(wù)管理部門牽頭組織相關(guān)部門成立投標(biāo)文件編制小組，明確各成員的職責(zé)分工。2.投標(biāo)文件編制小組根據(jù)招標(biāo)文件要求，認(rèn)真研究招標(biāo)文件條款，制定投標(biāo)策略。3.商務(wù)文件編制應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，包括公司簡(jiǎn)介、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)案例、報(bào)價(jià)清單、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。4.技術(shù)文件編制應(yīng)符合項(xiàng)目技術(shù)要求，詳細(xì)闡述項(xiàng)目實(shí)施方案、技術(shù)措施、質(zhì)量保證等內(nèi)容。5.投標(biāo)文件編制完成后，由商務(wù)管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保投標(biāo)文件質(zhì)量。（四）投標(biāo)報(bào)價(jià)1.商務(wù)管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解同類項(xiàng)目的市場(chǎng)價(jià)格水平。2.根據(jù)項(xiàng)目成本預(yù)算、市場(chǎng)價(jià)格、公司利潤(rùn)目標(biāo)等因素，制定合理的投標(biāo)報(bào)價(jià)。3.投標(biāo)報(bào)價(jià)應(yīng)充分考慮項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素，預(yù)留一定的利潤(rùn)空間，確保公司利益最大化。4.在投標(biāo)報(bào)價(jià)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的價(jià)格管理制度，不得擅自低價(jià)投標(biāo)或惡意競(jìng)爭(zhēng)。（五）投標(biāo)文件遞交與開標(biāo)1.商務(wù)管理部門負(fù)責(zé)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，將投標(biāo)文件密封送達(dá)指定地點(diǎn)。2.開標(biāo)過程中，商務(wù)管理部門應(yīng)安排專人參加，密切關(guān)注開標(biāo)情況，記錄開標(biāo)結(jié)果。3.如對(duì)開標(biāo)結(jié)果有異議，應(yīng)及時(shí)向招標(biāo)方提出質(zhì)疑，并按照相關(guān)程序進(jìn)行處理。四、合同管理（一）合同評(píng)審1.商務(wù)管理部門收到合同草案后，組織相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行評(píng)審。2.合同評(píng)審內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款合法性、合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、合同價(jià)格合理性、合同執(zhí)行條款等。3.各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工，對(duì)合同草案提出評(píng)審意見，商務(wù)管理部門匯總整理后形成合同評(píng)審報(bào)告。4.合同評(píng)審報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為合同簽訂的依據(jù)。（二）合同簽訂1.商務(wù)管理部門根據(jù)合同評(píng)審報(bào)告，與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同談判，協(xié)商合同條款。2.合同談判應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)信的原則，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.合同談判達(dá)成一致后，由商務(wù)管理部門起草合同文本，經(jīng)公司法律顧問審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同文本經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。5.合同簽訂后，商務(wù)管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并做好合同歸檔工作。（三）合同執(zhí)行1.項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照合同約定履行合同義務(wù)，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。2.商務(wù)管理部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，定期與合同對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如遇合同變更、索賠等事項(xiàng)，商務(wù)管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析評(píng)估，按照合同約定和相關(guān)程序辦理變更、索賠手續(xù)。4.合同執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守合同保密條款，保護(hù)公司商業(yè)秘密。（四）合同結(jié)算1.項(xiàng)目完成后，商務(wù)管理部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同結(jié)算工作。2.合同結(jié)算應(yīng)依據(jù)合同約定、實(shí)際完成工作量、工程變更記錄等資料進(jìn)行。3.商務(wù)管理部門編制合同結(jié)算報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同結(jié)算報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，商務(wù)管理部門按照合同約定辦理結(jié)算手續(xù)，收取合同款項(xiàng)。5.合同結(jié)算完成后，商務(wù)管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行合同款項(xiàng)的賬務(wù)處理，并做好合同結(jié)算資料的歸檔工作。五、商務(wù)談判管理（一）談判準(zhǔn)備1.商務(wù)管理部門根據(jù)商務(wù)活動(dòng)需要，確定談判項(xiàng)目和談判人員。2.談判人員應(yīng)收集與談判項(xiàng)目相關(guān)的信息資料，包括市場(chǎng)情況、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、對(duì)方公司情況等。3.制定談判方案，明確談判目標(biāo)、談判策略、談判底線等內(nèi)容。4.組織談判人員進(jìn)行談判技巧培訓(xùn)，提高談判能力。（二）談判過程1.談判人員應(yīng)按照談判方案進(jìn)行談判，保持冷靜、理智，充分表達(dá)公司觀點(diǎn)和訴求。2.認(rèn)真傾聽對(duì)方意見，分析對(duì)方需求和底線，尋找雙方利益平衡點(diǎn)。3.在談判過程中，應(yīng)靈活調(diào)整談判策略，根據(jù)談判進(jìn)展情況及時(shí)做出決策。4.談判人員應(yīng)做好談判記錄，記錄談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容、達(dá)成共識(shí)等信息。（三）談判結(jié)果1.談判結(jié)束后，談判人員應(yīng)及時(shí)整理談判成果，形成談判報(bào)告。2.談判報(bào)告應(yīng)包括談判過程回顧、談判達(dá)成的共識(shí)、未達(dá)成的共識(shí)及原因分析、下一步工作建議等內(nèi)容。3.談判報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為后續(xù)商務(wù)活動(dòng)的依據(jù)。4.如談判未能達(dá)成一致意見，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的談判工作提供參考。六、商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.商務(wù)管理部門定期組織相關(guān)部門對(duì)公司商務(wù)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別內(nèi)容包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。3.采用問卷調(diào)查、頭腦風(fēng)暴、案例分析等方法，全面、準(zhǔn)確地識(shí)別商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。3.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于高等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)對(duì)方案，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)減輕等措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.對(duì)于中等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)控制措施，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)和預(yù)警，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)策略。3.對(duì)于低等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)保持關(guān)注，定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控狀態(tài)。4.商務(wù)管理部門應(yīng)定期對(duì)公司商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)情況進(jìn)行總結(jié)分析，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度和應(yīng)對(duì)措施。七、商務(wù)信息管理（一）信息收集1.商務(wù)管理部門負(fù)責(zé)收集與公司商務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括市場(chǎng)信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)等。2.建立信息收集渠道，通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)會(huì)議、客戶反饋、合作伙伴交流等方式獲取信息。3.鼓勵(lì)公司員工積極提供商務(wù)信息線索，對(duì)提供有價(jià)值信息的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）信息整理與分析1.商務(wù)管理部門對(duì)收集到的商務(wù)信息進(jìn)行整理分類，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析方法，對(duì)商務(wù)信息進(jìn)行深入分析，提取有價(jià)值的信息和結(jié)論。3.定期撰寫商務(wù)信息分析報(bào)告，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）信息共享與利用1.建立商務(wù)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間的信息共享。2.根據(jù)公司決策需要，及時(shí)將商務(wù)信息分析報(bào)告分發(fā)給相關(guān)部門，為公司決策提供支持。3.鼓勵(lì)各部門充分利用商務(wù)信息，優(yōu)化商務(wù)決策，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。八、商務(wù)檔案管理（一）檔案范圍商務(wù)檔案包括項(xiàng)目投標(biāo)文件、合同文件、商務(wù)談判文件、商務(wù)結(jié)算文件、市場(chǎng)商務(wù)信息資料等。（二）檔案整理1.商務(wù)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)商務(wù)檔案進(jìn)行整理，按照檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號(hào)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)、補(bǔ)充、完善，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.編制檔案目錄，便于檔案查詢和管理。（三）檔案歸檔1.商務(wù)檔案整理完成后，及時(shí)進(jìn)行歸檔，存入公司檔案管理部門指定的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理制度，對(duì)商務(wù)檔案