醫(yī)院項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為醫(yī)院項目建設、運營及管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院所有新建、改建、擴建項目以及重大專項項目從項目策劃、立項、實施到竣工驗收全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院項目檔案由專門的檔案管理部門或指定的專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則項目檔案應如實反映項目建設和管理過程中的實際情況，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集項目建設各階段形成的各類文件資料，確保檔案涵蓋項目的各個方面，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔和保管應遵循國家及行業(yè)相關標準和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。5.有效利用原則建立健全檔案利用機制，方便醫(yī)院內(nèi)部各部門及相關人員查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價值。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善醫(yī)院項目檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督項目建設部門及相關人員做好項目文件資料的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院項目檔案，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類、編號、存儲和保管。4.負責辦理項目檔案的查閱、借閱、復制等手續(xù)，確保檔案的安全和保密。5.定期對項目檔案進行整理、鑒定和統(tǒng)計，對已超過保管期限的檔案提出處置意見。6.參與項目竣工驗收，對項目檔案的完整性、準確性進行審查，并出具檔案驗收意見。（二）項目建設部門職責1.負責本部門在項目建設過程中形成的文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門項目文件資料的收集范圍、整理標準和歸檔要求，確保文件資料的真實、完整和規(guī)范。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收、查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.在項目建設過程中，及時將重要文件資料的形成情況告知檔案管理部門，以便進行跟蹤和指導。（三）項目負責人職責1.對項目檔案工作負總責，將檔案管理工作納入項目建設管理的全過程，與項目建設任務同步部署、同步實施、同步檢查。2.協(xié)調(diào)項目建設各部門之間的關系，督促相關人員做好文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案的按時、高質(zhì)量完成。3.審核項目檔案的整理質(zhì)量和歸檔范圍，對不符合要求的檔案提出整改意見，督促整改落實。4.負責組織項目檔案的驗收工作，確保項目檔案符合驗收標準。（四）其他部門職責1.醫(yī)院其他相關部門應按照各自職責，配合做好項目檔案管理工作，及時提供與項目相關的文件資料。2.在項目建設過程中，涉及多個部門共同形成的文件資料，由主辦部門負責收集、整理和歸檔，其他相關部門應予以協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復、土地使用證、規(guī)劃許可證等。2.設計文件初步設計、施工圖設計文件、設計變更通知、技術(shù)交底記錄等。3.項目管理文件項目建設計劃、項目招投標文件、合同協(xié)議、工程監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)督文件、安全管理文件等。4.施工文件施工組織設計、施工方案、施工日志、工程測量記錄、材料設備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。5.竣工文件竣工圖、工程竣工驗收報告、工程竣工結(jié)算文件、工程質(zhì)量保修書等。6.其他文件與項目建設相關的會議紀要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.項目建設部門及相關人員應按照檔案收集范圍，及時收集各自工作中形成的文件資料，并確保文件資料的齊全、完整。2.對收集到的文件資料，應進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確，簽字蓋章齊全。3.對于重要文件資料，應進行備份，以防丟失或損壞。4.項目建設過程中形成的電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照項目建設階段分類，可分為項目前期、設計、項目管理、施工、竣工等階段。2.按照文件資料的性質(zhì)分類，可分為基建文件、設備文件、科研文件、財務文件等。3.按照載體形式分類，可分為紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（三）整理方法1.紙質(zhì)文件對收集到的紙質(zhì)文件進行分類、排序，去除重復、無效的文件。按照分類標準進行組卷，每卷厚度一般不超過20mm，特殊情況除外。編寫卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等。填寫卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。裝訂卷內(nèi)文件，采用三孔一線或膠裝等方式，確保文件牢固、整齊。編制案卷封面，內(nèi)容包括項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等。2.電子文件按照電子文件的類別和形成時間進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進行命名，文件名應準確反映文件內(nèi)容，便于查找和識別。建立電子文件索引目錄，記錄文件的名稱、存儲位置、日期等信息。對電子文件進行備份，采用異地備份或多種存儲介質(zhì)備份等方式，確保電子文件的安全性。3.聲像文件對照片、錄像等聲像文件進行分類整理，按照拍攝時間或事件順序排列。編寫聲像文件說明，內(nèi)容包括拍攝時間、地點、人物、事件等信息。將聲像文件存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，并進行標識和編號。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.項目建設過程中形成的文件資料，應在每個階段結(jié)束后及時歸檔。2.項目竣工驗收后，項目建設部門應在[X]個工作日內(nèi)將全部項目檔案移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.項目建設部門在文件資料整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。4.檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定進行分類、編號、存儲和保管。六、檔案保管（一）保管期限1.醫(yī)院項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院項目建設基本情況、具有長遠利用價值的檔案，如項目立項批復、可行性研究報告、竣工圖等，應永久保管。長期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要包括項目建設過程中形成的重要文件資料，如設計變更通知、工程質(zhì)量驗收記錄等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，一般為項目建設過程中形成的一般性文件資料，如施工日志、材料設備清單等。2.檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家及行業(yè)相關規(guī)定，并結(jié)合醫(yī)院實際情況進行綜合考慮。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對不同保管期限、不同載體形式的檔案應進行分類存放，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。七、檔案利用（一）利用范圍醫(yī)院內(nèi)部各部門及相關人員因工作需要，可查閱、借閱項目檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱項目檔案的，須經(jīng)醫(yī)院相關領導批準。（二）利用程序1.查閱檔案查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.借閱檔案借閱人應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，報醫(yī)院相關領導審批。經(jīng)批準后，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，注明借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應按照約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應處理。借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。（三）利用限制1.涉及醫(yī)院商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、患者隱私等敏感信息的項目檔案，未經(jīng)醫(yī)院相關領導批準，不得對外提供查閱、借閱。2.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及國家機密或其他不宜公開的信息，應立即停止利用，并按照國家有關保密規(guī)定進行處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設部門負責人、相關專業(yè)技術(shù)人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對清單中的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準提出存毀意見。3.對