公司內(nèi)勤日常管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)勤工作流程，提高內(nèi)勤工作效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體內(nèi)勤人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。2.準(zhǔn)確原則：確保各項(xiàng)工作信息準(zhǔn)確無誤，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致的工作失誤。3.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證工作的規(guī)范性和一致性。4.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，為公司各部門和員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）文件管理1.負(fù)責(zé)公司各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。2.定期對文件進(jìn)行整理和分類，確保文件存放有序，便于查找和使用。3.按照規(guī)定的期限對文件進(jìn)行歸檔和銷毀，防止文件丟失或泄露。（二）辦公用品管理1.制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)庫存情況及時(shí)補(bǔ)充辦公用品。2.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收、入庫、發(fā)放和保管工作。3.建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（三）會議組織1.負(fù)責(zé)公司各類會議的組織、安排和記錄工作。2.提前通知參會人員會議時(shí)間、地點(diǎn)和議程，準(zhǔn)備好會議所需的資料和設(shè)備。3.會議結(jié)束后，及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并傳達(dá)給相關(guān)人員。（四）接待工作1.負(fù)責(zé)公司來訪客人的接待工作，包括安排接待人員、準(zhǔn)備接待場所、提供飲品等。2.了解客人來訪目的，及時(shí)通知相關(guān)部門和人員做好接待準(zhǔn)備。3.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)做好重要客人的接待工作，確保接待工作的順利進(jìn)行。（五）電話接聽與轉(zhuǎn)接1.負(fù)責(zé)公司電話的接聽和轉(zhuǎn)接工作，禮貌、熱情地回答來電咨詢。2.記錄重要電話內(nèi)容，及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。3.定期對電話記錄進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。（六）印章管理1.負(fù)責(zé)公司印章的保管和使用登記工作。2.嚴(yán)格按照印章使用規(guī)定，審核用印申請，確保用印安全。3.在用印過程中，要認(rèn)真核對用印文件內(nèi)容，防止錯(cuò)用、濫用印章。（七）證照管理1.負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理、年檢、換證和保管工作。2.建立證照管理臺賬，記錄證照的辦理時(shí)間、有效期等信息。3.按照規(guī)定的期限提醒相關(guān)人員辦理證照年檢和換證手續(xù)，確保證照的有效性。（八）檔案管理1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.建立檔案管理目錄，便于檔案的查找和利用。3.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編號和裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（九）其他工作1.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。2.協(xié)助其他部門做好相關(guān)工作，提供必要的支持和幫助。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收發(fā)人員收到外部文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期等信息。將文件附上“文件傳閱單”，按照文件的緊急程度和涉及部門，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。2.發(fā)文各部門起草的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交內(nèi)勤人員進(jìn)行編號、排版和校對。內(nèi)勤人員校對無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，內(nèi)勤人員按照規(guī)定的格式進(jìn)行打印，并加蓋公司印章。將文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。3.文件傳閱內(nèi)勤人員根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍和順序。將文件附上“文件傳閱單”，依次呈送相關(guān)人員傳閱，并要求傳閱人在傳閱單上簽字確認(rèn)。及時(shí)跟蹤文件的傳閱情況，確保文件在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳閱完畢。4.文件歸檔文件傳閱完畢后，內(nèi)勤人員應(yīng)及時(shí)將文件收回，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號和裝訂。將歸檔文件存入檔案柜，并建立檔案目錄，便于查找和利用。5.文件銷毀對于已過保管期限或不需要保存的文件，內(nèi)勤人員應(yīng)填寫“文件銷毀申請表”，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，內(nèi)勤人員按照規(guī)定的方式對文件進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（二）辦公用品管理流程1.采購計(jì)劃制定內(nèi)勤人員每月末根據(jù)辦公用品的庫存情況和各部門的使用需求，制定下月辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，內(nèi)勤人員選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，要與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。對采購的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，確保質(zhì)量符合要求。3.入庫驗(yàn)收合格的辦公用品，內(nèi)勤人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫“辦公用品入庫單”，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。將辦公用品按照類別和存放地點(diǎn)進(jìn)行擺放，并建立庫存臺賬。4.發(fā)放各部門需要領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫“辦公用品領(lǐng)用申請表”，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交內(nèi)勤人員審核。內(nèi)勤人員根據(jù)庫存情況和審批意見，發(fā)放辦公用品，并在“辦公用品領(lǐng)用申請表”上簽字確認(rèn)。同時(shí)，在庫存臺賬上記錄辦公用品的發(fā)放情況，及時(shí)更新庫存信息。5.盤點(diǎn)內(nèi)勤人員定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制“辦公用品盤點(diǎn)表”，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。對于盤盈或盤虧的辦公用品，要查明原因，及時(shí)調(diào)整庫存臺賬。（三）會議組織流程1.會議計(jì)劃制定根據(jù)公司工作安排和領(lǐng)導(dǎo)要求，內(nèi)勤人員提前制定會議計(jì)劃，明確會議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程和主題等信息。會議計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議準(zhǔn)備根據(jù)會議計(jì)劃，內(nèi)勤人員準(zhǔn)備會議所需的資料和設(shè)備，如會議文件、投影儀、音響設(shè)備等。提前通知參會人員會議時(shí)間、地點(diǎn)和議程，確保參會人員按時(shí)參加會議。布置會議場所，擺放桌椅、茶杯等物品，營造良好的會議環(huán)境。3.會議記錄會議期間，內(nèi)勤人員要認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，便于會后整理和傳達(dá)。4.會議紀(jì)要整理會議結(jié)束后，內(nèi)勤人員應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、會議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)和責(zé)任分工等內(nèi)容。會議紀(jì)要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.會議傳達(dá)內(nèi)勤人員將審批后的會議紀(jì)要及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，并要求相關(guān)人員按照會議決議事項(xiàng)認(rèn)真落實(shí)工作。對會議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，確保會議精神得到有效貫徹。（四）接待工作流程1.接待申請公司各部門需要接待來訪客人時(shí)，應(yīng)提前填寫“接待申請表”，注明客人的基本信息、來訪目的、接待時(shí)間和接待標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容?！敖哟暾埍怼苯?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.接待準(zhǔn)備根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，內(nèi)勤人員安排接待人員，明確接待任務(wù)和職責(zé)。準(zhǔn)備接待場所，按照接待標(biāo)準(zhǔn)擺放鮮花、水果、飲品等物品。了解客人來訪目的，通知相關(guān)部門和人員做好接待準(zhǔn)備。3.接待實(shí)施接待人員在約定時(shí)間到達(dá)接待地點(diǎn)，迎接來訪客人。引導(dǎo)客人進(jìn)入接待場所，安排客人就座，并提供飲品。介紹公司基本情況和接待人員，與客人進(jìn)行溝通交流。根據(jù)客人來訪目的，安排相關(guān)部門和人員與客人進(jìn)行會談或參觀。4.接待總結(jié)接待工作結(jié)束后，內(nèi)勤人員及時(shí)與接待人員和相關(guān)部門溝通，了解接待情況和客人反饋意見。對接待工作進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題和不足之處，提出改進(jìn)措施和建議。將接待工作總結(jié)報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（五）電話接聽與轉(zhuǎn)接流程1.電話接聽內(nèi)勤人員在電話鈴響三聲內(nèi)接聽電話，禮貌問候?qū)Ψ?，并自?bào)公司名稱和部門。認(rèn)真傾聽對方講話，記錄重要信息，如來電人姓名、單位、電話號碼、來電事由等。對于能夠直接回答的問題，應(yīng)簡潔明了地給予答復(fù)；對于無法直接回答的問題，應(yīng)告知對方會及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)人員，并請對方留下聯(lián)系方式。2.電話轉(zhuǎn)接根據(jù)來電事由，內(nèi)勤人員及時(shí)將電話轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門或人員。在轉(zhuǎn)接電話前，應(yīng)告知對方轉(zhuǎn)接的部門或人員，并請對方稍候。轉(zhuǎn)接成功后，確認(rèn)雙方是否接通，并做好記錄。3.電話記錄整理電話接聽結(jié)束后，內(nèi)勤人員應(yīng)及時(shí)整理電話記錄，將重要信息錄入電子文檔或紙質(zhì)臺賬。對電話記錄進(jìn)行分類、編號，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。將電話記錄保存一定期限，以備后續(xù)查閱。（六）印章管理流程1.印章保管公司印章由內(nèi)勤人員專人保管，設(shè)立印章保管專柜，確保印章存放安全。印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張或文件上加蓋印章。2.用印申請公司各部門需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫“用印申請表”，注明用印文件名稱、文號、用印內(nèi)容、用印份數(shù)和用印日期等信息?！坝糜∩暾埍怼苯?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印審核內(nèi)勤人員收到“用印申請表”后，應(yīng)認(rèn)真審核用印申請內(nèi)容，確保用印文件符合公司規(guī)定和審批流程。對不符合用印規(guī)定的申請，應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通，說明原因，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。4.用印登記經(jīng)審核同意用印的申請，內(nèi)勤人員應(yīng)在“印章使用登記簿”上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印人等信息。用印人在用印時(shí)，應(yīng)在“印章使用登記簿”上簽字確認(rèn)。5.用印操作內(nèi)勤人員在用印過程中，要認(rèn)真核對用印文件內(nèi)容，確保用印準(zhǔn)確無誤。用印完成后，應(yīng)及時(shí)將印章放回保管專柜，并妥善保管用印文件。6.用印監(jiān)督公司領(lǐng)導(dǎo)或其他指定人員有權(quán)對印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，內(nèi)勤人員應(yīng)積極配合，提供相關(guān)資料和記錄。對于違規(guī)用印行為，要及時(shí)進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（七）證照管理流程1.證照辦理公司各部門需要辦理各類證照時(shí)，應(yīng)填寫“證照辦理申請表”，注明證照名稱、辦理原因、所需材料等信息?！白C照辦理申請表”經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交內(nèi)勤人員匯總。內(nèi)勤人員根據(jù)申請表內(nèi)容，準(zhǔn)備相關(guān)材料，并按照規(guī)定的程序和要求辦理證照。2.證照年檢與換證內(nèi)勤人員應(yīng)提前了解各類證照的年檢和換證時(shí)間，按照規(guī)定的期限提醒相關(guān)部門和人員辦理手續(xù)。協(xié)助相關(guān)部門和人員準(zhǔn)備年檢和換證所需的材料，辦理年檢和換證手續(xù)。3.證照保管內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)公司各類證照的保管工作，建立證照管理臺賬，記錄證照的名稱、編號、有效期、頒發(fā)日期等信息。將證照存放在安全可靠的地方，防止證照丟失或損壞。4.證照使用公司各部門需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫“證照使用申請表”，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息?！白C照使用申請表”經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)勤人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的證照，并做好使用登記。5.證照歸還使用完畢的證照，用印人應(yīng)及時(shí)歸還內(nèi)勤人員，并在“證照使用登記簿”上簽字確認(rèn)。內(nèi)勤人員對歸還的證照進(jìn)行檢查，確保證照完好無損，然后將其放回保管專柜。（八）檔案管理流程1.檔案收集公司各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、報(bào)表等，應(yīng)定期移交內(nèi)勤人員進(jìn)行歸檔。內(nèi)勤人員對移交的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。2.檔案整理內(nèi)勤人員按照檔案管理規(guī)定，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。建立檔案目錄，將檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息錄入電子文檔或紙質(zhì)臺賬，便于查找和利用。3.檔案歸檔整理好的檔案按照類別和保管期限，存入檔案柜或檔案庫房，并在檔案目錄上注明存放位置。定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案存放有序，賬實(shí)相符。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“檔案查閱申請表”，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息?！皺n案查閱申請表”經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)勤人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容。5.檔案借閱因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫“檔案借閱申請表”，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、借閱期限等信息?！皺n案借閱申請表”經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)勤人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，要求借閱人在“檔案借閱登記簿”上簽字確認(rèn)，并收取一定的押金。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。6.檔案保管期限與銷毀根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。對于已過保管期限的檔案，內(nèi)勤人員應(yīng)填寫“檔案銷毀申請表”，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，按照規(guī)定的方式對檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。四、工作紀(jì)律（一）遵守公司規(guī)章制度內(nèi)勤人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺維護(hù)公司的正常工作秩序。（二）保守公司機(jī)密內(nèi)勤人員在工作中接觸到的公司機(jī)密信息，如文件、資料、商業(yè)秘密等，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。（三）按時(shí)完成工作任務(wù)內(nèi)勤人員應(yīng)按照工作要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按時(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，不得拖延或推諉。（四）保持工作環(huán)境整潔內(nèi)勤人員應(yīng)保持工作區(qū)域的整潔衛(wèi)生，辦公用品擺放整齊，文件資料存放有序。（五）文明禮貌待人內(nèi)勤人員在工作中要文明禮貌待人，熱情接待來訪客人，耐心解答問題，樹立良好的公司形象。五、考核與獎懲（一）考核1.公司將定期對內(nèi)勤人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考