公司印刷制品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷制品的管理，規(guī)范印刷制品的制作、使用、存儲及報(bào)廢等流程，確保印刷制品的質(zhì)量和使用安全，有效控制成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有印刷制品的管理，包括但不限于宣傳資料、文件、表單、名片、辦公用品標(biāo)識等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)印刷制品需求的匯總、審核與申請。統(tǒng)一與外部印刷供應(yīng)商進(jìn)行溝通、洽談、簽訂合同，并監(jiān)督合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)印刷制品的驗(yàn)收、入庫、保管及發(fā)放工作。定期對庫存印刷制品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.使用部門根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交印刷制品需求申請，明確規(guī)格、數(shù)量、用途等要求。負(fù)責(zé)對領(lǐng)用的印刷制品進(jìn)行合理使用和管理，不得隨意浪費(fèi)或挪作他用。配合行政部門做好印刷制品的驗(yàn)收工作，對不符合要求的印刷制品及時反饋。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核印刷制品費(fèi)用預(yù)算及報(bào)銷申請，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。對印刷制品采購費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督。二、印刷制品的需求管理（一）需求申請1.使用部門如需印刷制品，應(yīng)提前填寫《印刷制品需求申請表》，詳細(xì)注明印刷制品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、顏色、用途、預(yù)計(jì)使用日期等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）需求審核1.行政部門收到《印刷制品需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核印刷制品的用途是否符合公司業(yè)務(wù)需求，是否存在重復(fù)印刷的情況。檢查規(guī)格、數(shù)量等信息是否準(zhǔn)確，是否與實(shí)際工作需要相符。2.對于涉及公司形象、重要業(yè)務(wù)宣傳等關(guān)鍵印刷制品，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、符合公司品牌形象和宣傳策略。（三）需求調(diào)整1.若在印刷制品制作過程中，因業(yè)務(wù)變化等原因需要對需求進(jìn)行調(diào)整，使用部門應(yīng)及時填寫《印刷制品需求變更申請表》，說明變更的內(nèi)容及原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門審核通過后，及時與印刷供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保變更后的印刷制品能夠按時、按質(zhì)完成。三、印刷供應(yīng)商的選擇與管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門通過多種渠道收集印刷供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、設(shè)備狀況、質(zhì)量控制體系、價格水平、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)等。3.根據(jù)評估結(jié)果，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商作為候選對象，并邀請其提供印刷樣品及報(bào)價。4.行政部門組織相關(guān)人員對候選供應(yīng)商的樣品質(zhì)量、價格、交貨期等進(jìn)行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議。（二）合同簽訂1.與選定的印刷供應(yīng)商簽訂印刷合作合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括印刷制品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂后，行政部門應(yīng)將合同副本存檔，并及時將合同主要內(nèi)容告知財(cái)務(wù)部門。（三）供應(yīng)商管理1.定期對印刷供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括印刷質(zhì)量、交貨期、價格合理性、售后服務(wù)等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對存在問題的供應(yīng)商提出整改要求，如多次整改仍不符合要求，可考慮終止合作。3.與印刷供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解市場動態(tài)和行業(yè)信息，要求供應(yīng)商提供最新的印刷工藝和材料信息，為公司印刷制品的質(zhì)量提升和成本控制提供參考。四、印刷制品的制作管理（一）制作要求1.行政部門根據(jù)審核通過的《印刷制品需求申請表》，向印刷供應(yīng)商提供詳細(xì)的制作要求，包括文字內(nèi)容、圖片要求、排版格式、顏色標(biāo)準(zhǔn)等。2.對于重要的印刷制品，行政部門應(yīng)提供電子文檔模板，并要求供應(yīng)商按照模板進(jìn)行制作。在制作過程中，行政部門可安排專人與供應(yīng)商溝通，確保制作進(jìn)度和質(zhì)量。3.印刷供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照公司要求進(jìn)行制作，確保印刷制品的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、排版規(guī)范、印刷清晰、色彩鮮艷、質(zhì)量符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）打樣審核1.對于首次制作或要求較高的印刷制品，印刷供應(yīng)商應(yīng)在正式印刷前提供打樣稿。2.行政部門組織使用部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等對打樣稿進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文字、圖片、排版、顏色等是否符合要求。3.如打樣稿存在問題，行政部門應(yīng)及時反饋給印刷供應(yīng)商，要求其進(jìn)行修改，直至打樣稿審核通過后方可進(jìn)行正式印刷。（三）印刷過程監(jiān)控1.在印刷過程中，行政部門可根據(jù)實(shí)際情況安排人員到印刷供應(yīng)商處進(jìn)行實(shí)地監(jiān)控，了解印刷進(jìn)度和質(zhì)量狀況。2.如發(fā)現(xiàn)印刷過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題或進(jìn)度延誤等情況，行政部門應(yīng)及時與印刷供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，確保印刷制品按時、按質(zhì)完成。五、印刷制品的驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.印刷制品的驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，主要驗(yàn)收內(nèi)容包括印刷質(zhì)量、規(guī)格尺寸、數(shù)量、顏色、文字內(nèi)容、裝訂等方面。2.印刷質(zhì)量要求文字清晰、圖案完整、色彩均勻、無重影、無模糊、無掉色、無破損等現(xiàn)象。3.規(guī)格尺寸應(yīng)符合合同要求，誤差控制在允許范圍內(nèi)。4.數(shù)量應(yīng)與合同約定一致，如有短缺，應(yīng)要求印刷供應(yīng)商補(bǔ)足。5.顏色應(yīng)符合公司提供的色樣標(biāo)準(zhǔn)，無明顯色差。6.文字內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，無錯別字、語病等問題。7.裝訂應(yīng)牢固、整齊，無散頁、掉頁、錯頁等現(xiàn)象。（二）驗(yàn)收流程1.印刷制品到貨后，行政部門通知使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對印刷制品進(jìn)行逐一檢查，填寫《印刷制品驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在《印刷制品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，行政部門安排入庫保管。4.如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在《印刷制品驗(yàn)收單》上注明不合格原因，并及時反饋給印刷供應(yīng)商，要求其限期整改或重新制作。整改或重新制作完成后，再次進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。六、印刷制品的存儲管理（一）存儲環(huán)境1.行政部門應(yīng)設(shè)置專門的印刷制品倉庫，確保倉庫環(huán)境干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，防止印刷制品受潮、發(fā)霉、變形等。2.倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保存儲安全。（二）存儲方式1.印刷制品應(yīng)按照類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對于有特殊存儲要求的印刷制品，如防潮、防蟲、防光等，應(yīng)采取相應(yīng)的存儲措施，確保印刷制品質(zhì)量不受影響。（三）庫存盤點(diǎn)1.行政部門定期對庫存印刷制品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年。2.盤點(diǎn)時，應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和實(shí)物調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《印刷制品庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，總結(jié)庫存情況，提出改進(jìn)建議。七、印刷制品的發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《印刷制品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用的印刷制品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核，如庫存充足，予以發(fā)放，并在《印刷制品領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)；如庫存不足，應(yīng)及時通知使用部門，并說明情況。3.行政部門按照《印刷制品領(lǐng)用申請表》的要求，發(fā)放相應(yīng)的印刷制品給使用部門，并做好發(fā)放記錄。（二）發(fā)放記錄1.行政部門應(yīng)建立印刷制品發(fā)放臺賬，詳細(xì)記錄印刷制品的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、印刷制品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和核對。八、印刷制品的使用管理（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照印刷制品的用途合理使用，不得隨意更改其用途或用于其他無關(guān)事項(xiàng)。2.在使用印刷制品過程中，應(yīng)注意保護(hù)印刷制品的完整性和清潔度，避免損壞、丟失或污染。3.對于有保密要求的印刷制品，使用部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管，防止信息泄露。（二）使用監(jiān)督1.行政部門定期對印刷制品的使用情況進(jìn)行檢查，了解使用部門是否按照規(guī)定使用印刷制品。2.如發(fā)現(xiàn)使用部門存在違規(guī)使用印刷制品的情況，行政部門應(yīng)及時制止，并要求其改正。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。九、印刷制品的報(bào)廢管理（一）報(bào)廢原因1.印刷制品因使用年限過長、損壞嚴(yán)重、內(nèi)容過期、不再使用等原因，無法繼續(xù)使用的，可申請報(bào)廢。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、印刷工藝改進(jìn)等原因，導(dǎo)致原印刷制品不再適用的，也可申請報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請1.使用部門如需報(bào)廢印刷制品，應(yīng)填寫《印刷制品報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、印刷制品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對報(bào)廢申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)組織對報(bào)廢印刷制品進(jìn)行處理。處理方式包括但不限于銷毀、出售等。2.對于涉