內部工作文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司內部工作文件的管理，確保文件的規(guī)范、完整、安全和有效利用，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成、使用、保管和流轉的各類內部工作文件。（三）基本原則1.準確性原則：文件內容應準確反映公司的工作要求、業(yè)務流程和實際情況，避免模糊、歧義或錯誤表述。2.規(guī)范性原則：文件的格式、編號、審批流程等應符合公司規(guī)定的標準和規(guī)范，確保文件的一致性和嚴肅性。3.及時性原則：文件的起草、審核、批準、發(fā)布和歸檔應及時進行，以保證文件能夠及時傳達和執(zhí)行，避免延誤工作。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。5.可追溯性原則：文件的流轉過程應清晰記錄，以便于查詢和追溯，確保文件的完整性和準確性。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀要等，用于規(guī)范公司行政管理和工作流程。2.業(yè)務文件：涉及公司各項業(yè)務活動的文件，如項目計劃、合同協(xié)議、業(yè)務報表、技術文檔等，是公司開展業(yè)務的重要依據(jù)。3.人事文件：關于公司員工的招聘、培訓、考核、薪酬、福利、晉升等人事管理方面的文件。4.財務文件：與公司財務活動相關的文件，如預算報告、財務報表、審計報告、費用報銷憑證等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他內部工作文件，如臨時性工作安排、專項工作文件等。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件：以“XZ”開頭，followedbyafourdigityearnumber,atwodigitmonthnumber,andathreedigitsequentialnumber.Forexample,XZ202305001representsanadministrativedocumentissuedinMay2023,withtheserialnumber1.業(yè)務文件：根據(jù)不同業(yè)務板塊，分別設定編號前綴。例如，項目文件以“XM”開頭，followedbytheprojectcodeandasequentialnumber;contractdocumentsareprefixedwith“HT”andnumberedaccordingly.人事文件：以“RS”開頭，followedbyafourdigityearnumber,atwodigitmonthnumber,andathreedigitsequentialnumber.Forexample,RS202305001representsapersonneldocumentissuedinMay2023,withtheserialnumber1.財務文件：以“CW”開頭，followedbyafourdigityearnumber,atwodigitmonthnumber,andathreedigitsequentialnumber.Forexample,CW202305001representsafinancialdocumentissuedinMay2023,withtheserialnumber1.其他文件：以“QT”開頭，followedbyafourdigityearnumber,atwodigitmonthnumber,andathreedigitsequentialnumber.Forexample,QT202305001representsanotherdocumentissuedinMay2023,withtheserialnumber1.2.編號管理文件編號由公司辦公室統(tǒng)一負責分配和管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。當文件類別發(fā)生變更或文件被廢止時，原編號不再使用，不得重復編號。三、文件起草與審核（一）起草要求1.內容要求文件起草應依據(jù)公司的政策、法規(guī)、制度和實際工作需要，明確文件的主題、目的、范圍、主要內容和執(zhí)行要求。語言表達應簡潔明了、邏輯嚴謹、條理清晰，避免使用生僻詞匯和復雜句式，確保文件易于理解和執(zhí)行。涉及多個部門的文件，起草部門應充分征求相關部門意見，確保文件內容協(xié)調一致，具有可操作性。2.格式要求文件應按照公司規(guī)定的格式進行起草，包括標題、正文、附件、落款等部分。標題應準確概括文件的主要內容，一般由發(fā)文部門、事由和文種組成；正文應分段表述，層次分明；附件應注明名稱和序號，并與正文內容緊密相關；落款應注明發(fā)文部門和發(fā)文日期。（二）審核流程1.部門初審文件起草完成后，起草部門負責人應首先對文件內容進行審核，確保文件符合部門工作實際和公司整體要求。審核通過后，在文件上簽署審核意見并簽字確認。2.相關部門會簽涉及多個部門的文件，需送相關部門會簽。會簽部門應認真審查文件內容，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內反饋給起草部門。起草部門應根據(jù)會簽意見對文件進行修改完善。3.辦公室審核文件經(jīng)部門初審和相關部門會簽后，提交公司辦公室審核。辦公室主要審核文件的格式、編號、審批流程、文字表述等是否符合公司規(guī)定，以及文件內容是否與公司整體政策和制度相沖突。審核通過后，在文件上簽署審核意見并簽字確認。4.領導審批根據(jù)文件的性質和重要程度，按照公司的審批權限，提交公司領導審批。領導審批同意后，在文件上簽署審批意見并簽字確認。文件未經(jīng)領導審批，不得發(fā)布實施。四、文件發(fā)布與歸檔（一）文件發(fā)布1.發(fā)布方式紙質文件：對于需要打印分發(fā)的文件，由辦公室按照審批后的文件內容進行排版、印刷，并根據(jù)文件的發(fā)放范圍進行分發(fā)。分發(fā)時應填寫文件發(fā)放登記表，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息，確保文件發(fā)放的準確性和可追溯性。電子文件：對于通過電子方式發(fā)布的文件，如公司內部網(wǎng)絡平臺、電子郵件等，起草部門應按照規(guī)定的格式和權限要求進行上傳或發(fā)送。發(fā)布時應確保文件的完整性和可讀性，并在文件標題或正文中注明文件編號、發(fā)布日期等信息。2.發(fā)布范圍文件的發(fā)布范圍應根據(jù)文件內容和工作需要確定，確保相關人員能夠及時獲取和了解文件精神。發(fā)布范圍一般包括公司各部門、相關崗位員工等。對于涉及公司機密或敏感信息的文件，應嚴格控制發(fā)布范圍，按照公司保密制度進行發(fā)放和管理。（二）文件歸檔1.歸檔要求文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，確保文件的齊全、完整和準確。歸檔文件應按照文件分類和編號順序進行排列，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。歸檔文件應采用紙質和電子兩種形式保存，確保兩者內容一致。電子文件應按照公司規(guī)定的電子檔案管理系統(tǒng)進行存儲，存儲格式應符合系統(tǒng)要求，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.歸檔時間一般情況下，文件應在次年第一季度內完成歸檔工作。對于重要緊急文件或有明確時間要求的文件，應按照規(guī)定時間及時歸檔。3.歸檔流程承辦部門整理好歸檔文件后，填寫文件歸檔移交清單，將紙質文件和電子文件一并移交公司檔案室。檔案室接收后，對歸檔文件進行核對、清點，確認無誤后在移交清單上簽字蓋章，并將歸檔文件妥善保管。五、文件使用與借閱（一）文件使用1.使用權限公司員工應根據(jù)工作需要，在規(guī)定的權限范圍內使用文件。文件使用權限一般根據(jù)文件的密級和工作崗位確定，確保文件的安全和有效利用。對于涉及公司機密或敏感信息的文件，未經(jīng)授權不得擅自查閱、復印、傳播或用于其他目的。2.使用規(guī)范員工在使用文件時，應妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應及時向文件管理部門報告，并采取相應的補救措施。文件使用完畢后，應及時歸還文件管理部門，不得長期占用。如需留存文件復印件，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)，并注明復印件的用途和有效期。（二）文件借閱1.借閱申請因工作需要借閱文件的員工，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交文件管理部門審批。2.借閱審批文件管理部門根據(jù)文件的密級和借閱申請情況進行審批。對于涉及公司機密或重要文件的借閱申請，需經(jīng)公司領導批準后方可借閱。3.借閱期限文件借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向文件管理部門申請并說明原因，經(jīng)批準后方可延長。4.借閱歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還所借文件，不得逾期不還。歸還時，文件管理部門應對借閱文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或涂改等情況，應追究借閱人的責任。六、文件保密與銷毀（一）文件保密1.保密措施公司應加強對文件的保密管理，采取必要的保密措施，如設置保密標識、限制訪問權限、加密存儲等，防止文件信息泄露。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要文件，應嚴格按照公司保密制度進行保管和使用，明確知悉范圍，對知悉人員進行保密教育和監(jiān)督。2.保密責任公司員工應嚴格遵守文件保密制度，對工作中接觸到的文件信息負有保密責任。如因工作需要知悉公司機密文件，應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。如發(fā)現(xiàn)文件信息泄露或可能泄露的情況，應立即采取措施進行補救，并及時向公司報告。公司將對泄露事件進行調查處理，追究相關人員的責任。（二）文件銷毀1.銷毀范圍文件在保管期限屆滿或因其他原因失去保存價值后，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀范圍包括已廢止的文件、過期的文件、重復的文件、無保存意義的文件等。2.銷毀審批文件銷毀前，承辦部門應填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交文件管理部門審核。文件管理部門審核通過后，報公司領導批準。3.銷毀方式文件銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。對于涉及公司機密或敏感信息的文件，應確保銷毀過程中信息無法恢復。4.銷毀記錄文件銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。銷毀記錄應保存一定期限，以備查詢。七、文件管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責定期對各部門的文件管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔、使用、借閱、保密等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查一般每季度進行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進行。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，辦公室應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.公司將文件管理工作納入部門和員工的績效考核體系，作為評價部門工作業(yè)績和員工工作表現(xiàn)的重要依據(jù)之一。2.考核評價內容主要包括文件管理工作的規(guī)范性、準確性、及時性、保密性等方面?？己酥?/p>